Інструкція про внесення змін до наказу
У разі необхідності цілком допустимо внесення змін до раніше виданий наказ за умови, що для цього є вагомі підстави, перш за все правові. Про найбільш типових ситуаціях, що тягнуть за собою необхідність внесення змін в раніше видані накази, і способах їх безконфліктного і юридично грамотного дозволу ми і поговоримо в цій статті.
ЧИМ МОЖЕ БУТИ спонукав до створення ВО ВНЕСЕННЯ ЗМІН ДО НАКАЗ
§ зміни в законодавстві, нормативно-правових актах, локальних актах підприємства (в тому числі пов'язані зі зміною структури документа, його перейменуванням та ін.);
§ зміни в особистих обставин (персональних даних) працівників підприємства, щодо яких раніше були видані відповідні накази (пункти наказів) з персоналу;
§ зміни в обставинах часу, місця і т.д. є суттєвими для належного виконання відповідними працівниками доручається ним роботи (трудової функції);
Таким чином, функціональне призначення наказу про внесення змін до раніше виданий наказ по персоналу полягає:
· В документуванні факту внесення обґрунтованих (перш за все в правовому відношенні) змін в відповідне управлінське рішення за допомогою прийняття нового управлінського рішення (в даному випадку - наказу по персоналу);
· Скасування наказу (пункту, пунктів наказу) по персоналу, в змісті яких виявлено якесь невідповідність.
ОСОБЛИВОСТІ ЗМІСТУ І ОФОРМЛЕННЯ НАКАЗУ ПРО ВНЕСЕННЯ ЗМІН
У змісті наказу про внесення змін до раніше виданий наказ (пункт, пункти наказу) по персоналу відображаються відомості:
· Про наказ (пункті, пунктах наказу) по персоналу, що підлягає (підлягають) зміни - його дату, номер, назву (номері або номерах відповідних пунктів наказу);
· Про заснування для внесення до наказу (пункт, пункти наказу) по персоналу відповідної зміни з коротким викладом обставин, що стали причиною для видання наказу про внесення змін;
· Про вказівки, даних посадовим особам (структурним підрозділам) підприємства про дії, які належить виконати в зв'язку з внесенням змін до колишній наказ (пункт, пункти наказу) по персоналу і виданням нового;
· Про наказ (пункті, пунктах наказу) по персоналу, що підлягає скасуванню у зв'язку з набранням законної сили відповідного наказу (пункту, пунктів наказу) по персоналу, що містить зміни - його дату, номер, назву (номері або номерах відповідних пунктів наказу);
· Заходи щодо забезпечення контролю за виконанням наказу (якщо потрібно).
Рекомендовані реквізити документа:
· Назва підприємства;
· Назва структурного підрозділу;
· Дата документа;
· Реєстраційний номер документа;
· Місце складання або видання документа;
· Заголовок до тексту;
· Текст документа;
· Відмітка про виконавця;
· Ідентифікатор електронної копії документа.
Приклади деяких наказів про внесення змін до раніше видані накази (пункт, пункти наказів) з персоналу розглянуті нижче.
Основні ситуації, що зумовлюють необхідність у внесенні змін до наказів по персоналу
Громадянин Осоргин О.О. звернувся до роботодавця із заявою про прийом на роботу в якості водія вантажної автомашини. Перевірка документів Осоргина - в зв'язку з відсутністю штатного начальника відділу кадрів - була проведена співробітником, яка тимчасово його заміщує, неуважно.
З Осоргіна було укладено трудовий договір, і про його прийомі на роботу в якості водія було видано наказ. Безпосередньо після цього (в процесі оформлення особової картки за формою № Т-2) було виявлено відсутність у Осоргина документа, що підтверджує наявність у нього спеціальних знань, необхідних для роботи водієм - посвідчення водія.
Начальник відділу кадрів поставив до відома про це керівника підприємства, попередньо отримавши в письмовому вигляді від Осоргина згоду про прийом на роботу в якості вахтера - на вакантну позицію, виконання якої не вимагає спеціальних знань.
У зв'язку з цим керівник підприємства відповідно до п. 5 ст. 65 ТК РФ видав наказ про внесення змін в раніше виданий наказ про прийом Осоргина О.О. на роботу. Приклад цього наказу наведено в додатку 1.
Наказ з невірною формулюванням був оголошений працівнику, при цьому підстави встановлення тривалості відпустки в 10 днів представником відділу кадрів Російському належним чином роз'яснено були. Відразу після вибуття працівника у відпустку безпосередній начальник Російського в процесі ведення документації з обліку праці звернув увагу на те, що його підлеглому була надана відпустка меншою, ніж це передбачено трудовим законодавством РФ, тривалості і звернувся за роз'ясненнями до начальника відділу кадрів.
Начальник відділу кадрів, оцінивши обстановку, звернувся до керівника підприємства з мотивованим клопотанням про внесення змін до раніше виданий наказ. На підставі викладеного в доповідній записці начальника відділу кадрів керівник підприємства, керуючись ч. 2 ст. 173 ТК РФ. видав наказ про внесення змін в раніше виданий наказ - про надання Російському А.А. відпустки без збереження заробітної плати тривалістю 15 календарних днів, поставивши в обов'язок начальнику відділу кадрів оперативно проінформувати про це працівника. Приклад такого наказу наведено в додатку 2.
Касир Невзорова М.М. - працююча пенсіонерка за віком - звернулася до роботодавця із заявою про надання їй відпустки без збереження заробітної плати. Її заява була задоволена, а керівником підприємства був виданий відповідний наказ.
Безпосередньо після цього Невзорова в зв'язку з обставинами особистого характеру звернулася до роботодавця із заявою про зміну періоду відпустки без збереження заробітної плати, з тим щоб відразу після його закінчення використовувати належний їй відповідно до графіка відпусток щорічна оплачувана відпустка за поточний робочий рік.
У зв'язку з цим керівник підприємства відповідно до п. 2 ч. 2 ст. 128 ТК РФ видав наказ про внесення змін в раніше виданий наказ про надання Невзорова М.М. відпустки без збереження заробітної плати. Приклад цього наказу наведено в додатку 3.
Головний енергетик Михайлівський М.М. відповідно до плану відряджень повинен був відбути в Іркутськ на міжрегіональний семінар з обміну досвідом, про що керівником підприємства був виданий відповідний наказ. Безпосередньо після цього підприємство було поінформовано приймаючою стороною про те, що місце проведення семінару змінено і семінар буде проведено в ті ж терміни, але в м Новосибірську, на базі іншої організації.
У зв'язку з цим керівник підприємства відповідно до ст. 166 ТК РФ видав наказ про внесення змін в раніше виданий наказ про направлення Михайлівського М.М. у відрядження. Приклад цього наказу наведено в додатку 4.
Заступник начальника виробничого відділу Рябов А.П. скоїв прогул, в зв'язку з чим керівник підприємства повідомив працівника про рішення звільнити його по подп. «А» п. 6 ст. 81 ТК РФ. Про це було видано відповідний наказ. Однак Рябов звернувся до роботодавця із заявою про розірвання трудового договору за власною ініціативою.
Беручи до уваги бездоганну (до вчинення проступку) роботу Рябова, керівник підприємства вирішив задовольнити заяву працівника і видав наказ про внесення змін в раніше виданий наказ про його звільнення. Приклад цього наказу наведено в додатку 5.
Товариство з обмеженою відповідальністю «Вега»
Про внесення змін до п. 4
3. Начальнику відділу кадрів Шоріною О.В. забезпечити оперативне інформування Російського А.А. про зміну тривалості наданого йому відпустки без збереження заробітної плати, а також внесення змін до особової картки Російського А.А. іншу облікову документацію по персоналу.
4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на в.о. заступника генерального директора з управління персоналом Карпова Л.М.
В.о. генерального директора Ердман Ф.Х. Ердман
Ознайомлений: Русский А.А. ______________ «___» ________ 200__р.
Шоріна О.В. ______________ «___» ________ 200__р.
Карпов Л.М. ______________ «___» ________ 200__р.
Зам. начальника юридичного відділу
Дергачова Е.Е. Дергачова