Найчастіше інформація, з якої в повсякденній діяльності мають справу фахівці в предметній області, представлена в таких формах, як:
управління файлами (створення, редагування, відкриття і закриття), що зберігають інформацію у вигляді, характерному для цього кошти (текстова, таблична, графічна, математична);
обмін інформацією між різного виду документами.
Крім того, існують загальні можливості, не пов'язані з етапами інформаційних процесів. До них відносяться:
можливість налаштування зовнішнього вигляду інструменту;
можливість мати у своєму розпорядженні кілька відкритих файлів в різних вікнах однієї програми;
можливість отримувати довідкову інформацію по інструментального засобу і завдання, що вирішуються їм.
Ці можливості знаходять своє відображення в елементах користувальницького інтерфейсу, перш за все в меню і панелі інструментальних кнопок (рис. 8).
Мал. 8. Відображення загальних функціональних можливостей в інтерфейсі інструментальних засобів
Команди меню і кнопки панелі інструментів багато в чому дублюють один одного. Меню становить найбільший інтерес для початківців, оскільки воно містить повний набір команд, що реалізують можливості інструментального кошти.
Спільними для головного меню всіх додатків є пункти.
Файл (File), Правка (Edit), Вид (View), Сервіс (Tools), Вікно (Window) іСправка? (Help).
Пункти Файл іПравка пов'язані з фазами зберігання, отримання та передачі інформації. Інші пункти забезпечують налаштування інструментального кошти.
Необхідно відзначити, що практично всі програми Windows для операцій відкриття і закриття файлів використовують стандартні вікна діалогів самої операційної системи. Тому зовнішній вигляд цих діалогів однаковий для будь-якої програми Windows.
Для відкриття існуючого файлу необхідно виконати пункт меню Файл / Відкрити. В результаті відкриється вікно діалогаОткритіе документа, з його допомогою потрібно відшукати і відкрити необхідний файл. Для збереження змін, зроблених у файлі, виконують пункт меню Файл / Зберегти.
Якщо потрібно створити і зберегти файл вперше, то спочатку виконується команда меню Файл / Створити. а після завершення роботи -Файл / Зберегти як ... При цьому відкривається вікно діалогаСохраненіе документа. З його допомогою вводиться ім'я файлу і вказується папка, в якій слід помістити створений файл.
Виправлення - все команди редагування, в тому числі команди обміну даними через буфер обміну (Вирізати, Копіювати і Вставити), команди скасування і повторення операцій, а також команди контекстного пошуку і заміни.
Вид і Сервіс містять команди, що дозволяють управляти зовнішнім виглядом самого інструментального кошти і видом документів, створюваних ним.
Вікно - всі команди роботи з дочірніми (підлеглими вікнами), у тому числі можливість переходу в будь-який відкритий дочірнє вікно програми.
Довідка побудована таким чином, що в будь-який момент часу можна отримати інформацію як з будь-якого розділу використовуваного інструменту, так і по його поточному робочого стану.
Панелі інструментів містять кнопки, які полегшують доступ до деяких команд меню і іншим командам, що не входять в нього. Натиснувши відповідну кнопку, можна запустити на виконання таку команду. Більш детально зі структурою головного меню і панелі інструментів можна познайомитися, запустивши відповідне інструментальне засіб.