Однією з найважливіших функцій підсистеми обліку товарів в супермаркеті (Back-Office) є інвентаризація. Саме вона дає можливість визначити ступінь достовірності використовуваної технології ведення кількісного обліку, отже, і ефективність прийнятих рішень щодо закупівлі товарів, правильність розрахунків з постачальниками і т.д. Крім того, її проведення має бути мінімізовано в часі для скорочення витрат через переривання процесу торгівлі. Наш досвід показав, що при правильній організації процесу, переоблік в супермаркетах з асортиментом товарів понад 10 тис. Найменувань можна провести за одну ніч. Відразу обмовлюся, що єдиних рецептів правильного проведення інвентаризації не існує в силу багатьох факторів. Особливу роль тут, звичайно, відіграє наявність якісних терміналів збору даних, використання яких значно збільшує швидкість проведення інвентаризації. Помічено, що на проведення інвентаризації за допомогою терміналів збору даних йде приблизно в 2 рази менше часу. Не можна виключати і такі чинники, як дисциплінованість і організованість персоналу, маркування товарів, ведення обліку товарів за постачання, маркування товарів і багато іншого.
Коротко зупинимося на основних етапах проведення інвентаризації.
Попередньо призначається дата - час проведення інвентаризації і визначається склад комісій по її проведенню. Природно, на момент початку переобліку процес торгівлі зупиняється. Адміністратор бази даних повинен переконатися, що всі документи з руху товарів введені в систему. Далі в термінали збору даних завантажується інформація про товари, згрупована по штрих-кодами або постачання. Зрозуміло, що при проведенні інвентаризації по штрих-кодами сам перерахунок товарів буде здійснюватися швидше. Другий варіант застосовується для товарів, що вимагають жорсткої прив'язки до конкретної поставки, що уповільнює їх підрахунок. На практиці часто обидва варіанти використовуються одночасно. Дуже важливо, щоб термінал збору даних крім хороших технічних характеристик, володів зручним призначеним для користувача інтерфейсом в частині пошуку товарів не тільки по штрих-коду, але і за ціною або найменуванням, а також повідомляв про відсутність штрих-коду в базі даних.
Перед проведенням переобліку супермаркет територіально ділиться на зони, переміщення товару між якими на час переобліку забороняється. Зокрема, так вирішується проблема підрахунку товарів, розосереджених по супермаркету. Переоблік проводиться декількома незалежними комісіями по кожній зоні окремо шляхом сканування штрих-коду товару (або ручного введення коду) і введення його кількості в термінал збору даних. Після завершення обрахунку супермаркету результати інвентаризації з терміналів збору даних вивантажуються в систему оперативного обліку (Back-Office). Причому результати перерахунку зони кожної комісією заносяться в комп'ютер в окремі журнали переобліку для зони і комісії.
Далі процес обробки результатів інвентаризації можна умовно поділити на 3 етапи:
1. Обробка результатів перерахунку зон комісіями.
На цьому етапі дуже важливо узгодити дані, завантажені в систему оперативного обліку з комісіями, які проводили інвентаризацію для виключення подальших розбіжностей.
2. Об'єднання даних по зонам.
Далі дані з журналів переобліку по зоні і комісії передаються в загальний журнал переобліку по зонам з метою подальшого порівняння та виявлення розбіжностей між даними обрахунку різними комісіями. Протокол неузгодженостей виводиться на друк, проводиться повторний перерахунок даних товарів незалежною комісією. Дані контрольного обрахунку вводяться в комп'ютер і порівнюються з результатами обрахунку іншими комісіями. Якщо дані контрольного обрахунку збігаються з даними обрахунку однієї з комісій, приймається рішення про достовірність отриманих даних. В іншому випадку перерахунок за даним товарам повторюється. Процедура повторюється для всіх зон (ділянок) об'єкта. Дуже важливо, щоб після завершення вже другого етапу інвентаризації експлуатована у вас система автоматизації (Back-Office) дозволила супермаркету відновити процес торгівлі.
3. Приведення облікових залишків у відповідність з результатами перерахунку (фактичними залишків).
Із загальної журналу переобліку по зонам дані, визнані достовірними, передаються в підсумковий журнал інвентаризації для звірки з обліковими залишками і прийняття рішення про списання недостач або оприбуткування надлишків для приведення облікових залишків до фактичних. Приведення залишків у відповідність з результатами інвентаризації може виконуватися як вручну по одному товару, так і автоматично по групі. В ручному режимі при наявності декількох поставок на одному штрих-коді користувач сам приймає рішення, як розподілити підсумки інвентаризації по поставкам. При автоматичному режимі користувач також має можливість вибрати спосіб закриття поточних залишків. Один з них - це занесення залишків по інвентаризації на останню поставку, інший розподіл результатів інвентаризації за кількома постачання. При цьому здійснюється перевірка - чи не перевищують дані по інвентаризації прихід на відповідну поставку. Якщо відповідних поставок в облікових залишках, не знайдено, то залишок по інвентаризації записується на останню відповідну поставку.