Історичну довідку складає і підписує завідувач архівом. В організаціях з невеликим обсягом справ, що утворюються за рік, історичну довідку можна замінити передмовою до опису справ постійного зберігання.
Історична довідка складається з трьох розділів:
1. історії фондоутворювача;
2. історії фонду;
3. характеристики документів фонду.
Перший розділ - історія фондоутворювача, (в хронологічній послідовності) містить такі відомості:
1. дати, номера і заголовки розпорядчих документів про створення, перетвореннях і ліквідації організації;
2. крайні дати діяльності організації;
3. зміни в назві та діяльності організації;
4. завдання і функції організації і їх зміни;
5. масштаб діяльності організації та її місце в системі державного апарату, галузі;
6. структура організації і її зміни (із зазначенням дат).
Другий розділ-історія фонду, містить такі відомості:
1. Кількість справ у фонді та крайні дати справ фонду;
2. склад документів фонду та крайні дати кожної групи;
3. час надходження фонду в архів організації;
4. ступінь збереження документів;
5. зміни в складі і обсязі документів фонду;
Третій розділ-характеристика документів фонду, містить перерахування видів науково-довідкового апарату до фонду.
У третьому розділі-характеристиці документів фонду, перераховують:
1. основні види документів;
2. вказують на особливості документування в даній організації;
Довідку друкують на загальному бланку організації в 4-х примірниках (3 примірника призначені для державного архіву і передаються разом з описами при прийомі-передачі справ.
2.1 Система науково-довідкового апарату до архівних документів
Система науково-довідкового апарату до архівних документів архіву - це комплекс взаємопов'язаних і взаємодоповнюючих архівних довідників про склад і зміст архівних документів, що створюються на єдиній методичній основі для пошуку архівних документів і архівної інформації з метою ефективного використання.
Глава 3 Класифікація архівної документації
Проблема класифікації архівної документарної інформації - це стрижнева проблема сучасної організації архівного інформаційного простору. Тому в даний час ведеться робота по створенню галузевого класифікатора архівної документарної інформації.
Робота зі створення науково-довідкового апарату до архівних документів представляє вид наукової праці, спрямований на забезпечення організацій і осіб необхідної документної інформацією. Документний інформація - це відомості, різні дані, що містяться в документі.
У практиці інформаційної роботи архівні документи, які є першоджерелами відомостей про предмети об'єктивної дійсності і розумової діяльності людини, отримали назву носіїв первинної документної інформації.
Різні повідомлення про документи, що складаються з описів, спеціальних шифрів і кодів, називаються інформацією про інформацію, або вторинної документної інформацією.
Архівні довідники, що містять вторинну документную інформацію, і самі документи, що несуть первинну документную інформацію, в сукупності складають архівну інформаційне середовище.
Всі архівні довідники, що описують документную інформацію, діляться на обов'язкові та додаткові.
Обов'язкові довідники існують у всіх державних архівах. До них відносяться архівні описи і архівні каталоги, огляди документів та інші архівні довідники.
Принципи побудови системи НСА. Основними принципами побудови системи НСА є:
1) взаємозв'язок і взаємодоповнюваність інформації різних довідників, що описують первинну ретроспективну документную інформацію на різних рівнях;
2) неповторяемость і недублірованность інформації різних видів довідників;
3) спадкоємність НСА відомчих, державних і муніципальних архівів.
Плевен два принципу необхідно дотримуватися для того, щоб зробити пошук більш ефективним і уникати витрат праці архівіста на дублювання інформації.
Якщо опис і каталогізація фонду проведені відповідно до принципу взаємозв'язку і взаємодоповнюваності інформації, дослідник, ознайомившись з описом фонду і виписавши з неї номери одиниць зберігання по цікавить його темі, звертається потім до відповідного розділу каталогу для більш поглибленого пошуку. В каталозі він знаходить не тільки назви одиниць зберігання, а й заголовки документів і більш докладну інформацію із зазначенням на листи одиниці зберігання, на яких цю інформацію можна знайти.
Третій принцип дуже важливий для організації пошукової роботи. Він означає, що до створення всіх типів довідників у відомчих, державних і муніципальних архівах застосовуються єдині вимоги і єдині методи. Так, описи справ складаються ще в діловодстві установ під контролем відомчого архіву. Зведені описи (річні розділи) описів справ постійного зберігання відомчого архіву обов'язково затверджуються ЕПК державного архіву і зберігаються в державному архіві як контрольні екземпляри до передачі справ на постійне зберігання. Такий же контроль повинен здійснюватися за складом відомчих картотек та інших довідників. Всі елементи опису, все допоміжні елементи довідкового апарату до опису повинні знаходитися в суворій відповідності з основними правилами роботи відомчих і державних архівів.
Структура системи НСА. Система НСА структурного підрозділу на вертикальний і горизонтальний рівні. Горизонтальний рівень системи заснований на функціональному відмінності довідників. По функціях довідники системи НСА поділяються:
1. на довідники з обліку;
2. довідники по розкриттю змісту документів (інформаційно-пошукові системи).
Вертикальний рівень системи заснований на ієрархії класів довідників до наступних комплексам архівних документів:
1. АФ РФ в цілому;
5. справі або окремим документом.
Відповідно до такого поділу можна назвати найбільш поширені довідники та довідкові комплекси до архівних документів.