Від чого вбереже: від некоректних записів у бухобліку і суперечок з податковими інспекторами.
Якщо ваша компанія на спрощеній системі
Вартість подарунків, придбаних для працівників, які не зменшує базу при обчисленні спрощеного податку.
Якими документами оформити видачу подарунків
Щоб у податківців не було сумнівів в тому, що ви передали ті чи інші речі працівникам безкоштовно і ніякого доходу від цього не отримали, важливо правильно оформити документи. Розглянемо по порядку кожен бланк, який вам буде потрібно.
Складіть письмовий єдиний договір дарування
Взагалі письмовий договір дарування закон вимагає оформляти, якщо вартість презенту складає більше 3000 руб. Так сказано в пункті 2 статті 574 Цивільного кодексу РФ.
Співробітників у вас в компанії занадто багато, і ви вже подумки підраховуєте, скільки часу і паперу доведеться витратити? Не хвилюйтесь. Можна зробити один багатосторонній договір. Тобто дарувальником буде ваша компанія, а обдарованими - все, хто отримає презенти. Їх можна перерахувати по черзі. І так само попросіть всіх підписати документ.
Видайте з керівником наказ і ознайомте з ним співробітників
Про те, щоб закупили подарунки, а також видали їх працівникам, повинен розпорядитися сам директор компанії. Оформіть разом з ним відповідний наказ.
Ще варіант: можна і про видачу, і про закупівлю підписати єдиний наказ у довільній формі. Наприклад, такий, як ми показали нижче. У будь-якому випадку не забудьте докласти до наказу список тих працівників, яким видаватимуть подарунки.
Складіть відомість видачі подарунків
Всі видані подарунки і їх вартість фіксуйте в спеціальній відомості. Цей бланк ви також можете розробити самостійно. Тільки перевірте, щоб там були всі обов'язкові для первинки реквізити. А приблизний зразок такої відомості ви знайдете нижче.
Як грамотно відобразити витрати на подарунки в бухгалтерському обліку
Подарунки, придбані для співробітників, ви врахуєте як матеріально-виробничі запаси. Тобто запишете фактично витрачену суму (без ПДВ) в дебет рахунку 10 або 41 (43).
А потім, коли сувеніри роздадуть, спишете вартість подарунків на рахунок 91 субрахунок «Інші витрати». Така вказівка дано в пункті 4 ПБО 10/99. Наведемо приклад.
Приклад: Як провести в бухобліку придбання і видачу подарунків співробітникам
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
- 17 700 руб. - видані гроші під звіт на покупку подарунків співробітницям.
ДЕБЕТ 41 КРЕДИТ 71
- 15 000 руб. (17 700 - 2700) - подарунки прийняті до обліку в складі товарів;
ДЕБЕТ 19 субрахунок «ПДВ по придбаних цінностях" КРЕДИТ 71
- 2700 руб. - відбито ПДВ по придбаних подарунків;
ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 19 субрахунок «ПДВ по придбаних цінностях"
- 2700 руб. - прийнятий ПДВ до відрахування на підставі рахунку-фактури.
ДЕБЕТ 91 субрахунок «Інші витрати» КРЕДИТ 41
- 15 000 руб. - витрати по подарункам списані до складу інших витрат;
ДЕБЕТ 91 субрахунок «Інші витрати» КРЕДИТ 68
- 2700 руб. (15 000 руб. × 18%) - нарахований ПДВ з вартості безоплатно переданих товарів.
Які податки доведеться обчислити і заплатити
Перейдемо до податків. І відразу скажемо, що без перерахувань до бюджету тут не обійтися. А які саме податки сплачувати і в якому розмірі, ми розповімо далі. Про кожного - окремо.
Перш за все з вартості подарованих цінностей треба сплатити ПДФО. До цього строго зобов'язує пункт 1 статті 210 Податкового кодексу РФ.
Податок на додану вартість
А ось коли мова йде про ПДВ, розраховувати на будь-які неоподатковувані ліміти не доводиться. Адже безоплатна передача цінностей - це завжди не що інше, як реалізація. А значить, і об'єкт оподаткування з ПДВ згідно з підпунктом 1 пункту 1 статті 146 кодексу.
Крім того, при безоплатній передачі товарів доведеться скласти рахунки-фактури. Правда, ніяких особливих правил на цей випадок не передбачено. Хіба що можна оформити один документ відразу на всіх одержувачів подарунків. В іншому ж винятків немає. Складіть рахунок в одному екземплярі і зареєструйте його в книзі продажів.
Ну а сплачену продавцю суму податку ви маєте право прийняти до відрахування. Звичайно, якщо у вас є правильно оформлений рахунок-фактура. А також документи, що підтверджують сплату ПДВ.
Податок на прибуток
Крім того, подарунки до свят не відносяться до виплат стимулюючого характеру, так як вони не пов'язані з трудовими досягненнями працівників. А значить, витрачені з нагоди торжества суми, на жаль, не можна врахувати і як витрати на оплату праці.
Виходить, що вартість подарунків ви визнаєте в витратах в бухгалтерському обліку, але не зможете цього зробити в податковому. І якщо ваше підприємство не відноситься до малих, виникне постійна різниця і, як наслідок, постійне податкове зобов'язання (п. 4, 7 ПБУ 18/02).
Страхові внески
Нараховувати з вартості подарунків страхові внески не доведеться тільки в тому випадку, якщо такі презенти не передбачені трудовими контрактами або цивільно-правовими договорами з працівниками. І крім того, з співробітниками укладені письмові договори дарування.