Прямої вказівки на те, як документально оформити ознайомлення працівника з локальними нормативними актами організації, нормативні акти не містять. Відомо тільки, що факт ознайомлення підтверджується особистим підписом працівника і зазначенням дати. У зв'язку з цим, вам надається повна свобода дій, природно, в рамках закону. Головне, щоб ви змогли довести, що працівник був ознайомлений з локальними нормативними актами саме до підписання трудового договору. Певний досвід вирішення цього питання вироблений на практиці.
Так, наприклад, не буде порушенням, якщо ви заздалегідь заготовите листи ознайомлення із зазначенням назви локального нормативного акту, дати і номера документа, яким він введений в дію, і ці листи прикріпіть до самого локального акту. Листи ознайомлення повинні бути прошиті та пронумеровані разом з самим локальним нормативним актом. Однак цей варіант більше підходить для нечисленних компаній.
Для компаній з великою чисельністю працівників, можна завести журнали ознайомлення по кожному локальному нормативному акту, або один загальний журнал ознайомлення з локальними нормативними актами, де будуть проставлятися підписи працівників і дати ознайомлення. У міру прибуття нових працівників, або прийняття нових локальних нормативних актів, списки будуть доповнюватися. Цей варіант гарний ще й тим, що таким же чином можна знайомити працівників з прийнятими змінами та доповненнями до цих локальних нормативних актів.
У кадровій практиці існує ще один варіант, коли складається індивідуальний перелік документів, з якими конкретний кандидат повинен бути ознайомлений під розпис до підписання трудового договору. У такому переліку заготовлюються місця для оформлення візи ознайомлення - проставлення працівником особистого підпису та дати ознайомлення з документом. Перелік документів, з якими працівник ознайомлений до підписання трудового договору, є додатком до трудового договору і зберігається разом з ним. У тексті самого договору при цьому можна уточнити, що працівник до підписання трудового договору був ознайомлений з усіма необхідними документами під розпис і зробити посилання на додаток.
Цей варіант універсальний, особливо в питанні доведення, що працівник ознайомлений з локальними нормативними актами саме до, а не після підписання трудового договору. Зверніть увагу, що в разі введення доповнень і змін до діючих локальних нормативних актів, або прийняття нових локальних актів, потрібно буде вдатися до першого або другого варіанта ознайомлення вже працюючого співробітника з новими локальними положеннями.