Прочитавши цю статтю, Ви дізнаєтеся
- У компаніях немає єдиного сховища інформації (контактних даних, документів і опису деталей поточних проектів).
- У компаніях немає формалізованої процедури, по якій йдуть у відпустку співробітники повинні передавати обов'язки колегам, процес пущений на самоплив, керівники сподіваються на особисту відповідальність працівників.
- Тимчасове заміщення пішли у відпустку колег ніяк не заохочується (ні грошима, ні додатковими вихідними).
- Виконання обов'язків колег збільшує обсяг роботи співробітників, а керівники не втручаються: чи не вибудовують пріоритети, не роблять терміни здачі проектів і завершення завдань більш гнучкими, не підтримують підлеглих.
- призначайте виконуючих обов'язки відпускників, причому робіть це офіційно (підписуйте відповідний наказ). Тоді співробітник, який буде заміщати колегу, відчує всю серйозність покладеної на нього відповідальності;
- видайте розпорядження: всі співробітники перед відпусткою повинні налаштувати в поштовій програмі функцію «Авто відповідь», обов'язково вказавши контактні дані тієї людини, до кого клієнт або партнер можуть звернутися;
- доручіть директору по персоналу включити в посадові обов'язки кожного працівника пункт із зазначенням, кого зі співробітників він заміщає в разі потреби;
- вирішите, чи будете Ви заохочувати співробітників, що заміщають колег; якщо так, то яким чином - додатковою оплатою або зайвим вихідним; можливі й інші варіанти - нехай Ваш відділ кадрів проявить фантазію в цьому питанні.
- якщо у відпустку йдіть Ви, призначте того, хто буде виконувати обов'язки керівника компанії. Якщо у Вас є заступник, краще написати про це в його посадовій інструкції - тоді не доведеться кожного разу оформляти документи. Якщо ж заступника немає, Вам потрібно видати наказ про призначення в.о. кого-небудь з Ваших підлеглих. Також не забудьте оформити на нього довіреність. У ній вкажіть, які функції (наприклад, підписання договорів) Ви йому передаєте.
Олена Братушка, Генеральний Директор і власник салону краси «Антик», Санкт-Петербург
Ещеваріант: совместнийнаемперсоналаізрегіоновналетнійперіод. Цю схему ми поки відпрацьовуємо і плануємо застосувати цього літа, але теоретично вона виглядає так: директора спільно знімають для майстрів квартиру (більшість працівників з регіонів не їдуть у великі міста саме через проблеми з житлом). Оренда трикімнатної квартири в Санкт-Петербурзі - близько 30 тис. Руб. в місяць. Якщо заселити в неї шість майстрів (по дві особи в кімнаті, як при стандартному розміщенні в готелі), щомісячні витрати на кожного складуть 5000 руб.
Олена Ковалкіна, Генеральний Директор мережі хімчисток-пралень «Діана», Москва
Графік відпусток ми складаємо заздалегідь, щоб відсутність співробітників не позначалося на роботі підприємства (як приймальних пунктів, так і цехів). Працівникам, які підміняють колег під час відпусток, виплачуємо премії в розмірі 10-15% окладу. Пережити без проблем період літніх відпусток допомагає і перегляд графіка роботи приймальних пунктів: активність населення в містах падає, тому ми можемо пізніше відкривати або раніше закривати ті пункти, штат яких тимчасово зменшився.
- Стратегічне лідерство: 6 якостей, що відрізняють хороших керівників
Вирішити відпускну проблему можна за допомогою електронної пошти та віддаленого доступу
Сергій Ватутін, Генеральний Директор і співвласник мережі туристичних агентств «1001 тур», Москва
Оскільки рівень заробітку менеджерів турагентства залежить від комісії з продажів, очевидно, що вони самі не зацікавлені йти у відпустку влітку. Але, крім продавців, у нас працюють інші співробітники, тому ми продумали ряд рішень відпускної проблеми. Скажімо, на час відсутності співробітника центрального офісу (що підтримує роботу територіальних підрозділів) у нас прийнято налаштовувати в пошті автовідповідач 1. він відповідає на всі вхідні листи, надсилаючи контактні дані осіб, до яких слід звертатися. А що підміняє відпускника співробітник отримує від того вичерпну інформацію по поточних справах і має в своєму розпорядженні усіма даними контрагентів, з якими під час відсутності колеги слід вирішувати ті чи інші питання.
Як правило, йдуть у відпустку співробітники (особливо керівники відділів) залишаються на зв'язку: відповідають на дзвінки, листи, продовжують брати участь в робочих процесах (втім, це пов'язано з їх особистою відповідальністю). Компанія забезпечує технічну можливість віддаленої роботи та в ряді випадків компенсує витрати (оплачує роумінг). І звичайно, керівництво показує приклад: навіть під час моєї відпустки зі мною завжди можна зв'язатися і я продовжую брати активну участь в діяльності компанії.
Сергій Іноземцев, Директор з персоналу компанії Magenta Technology, Самара
Упевнений, головна проблема заменяемости в період літніх відпусток в тому, що люди не розуміють цілей компанії і не розглядають свою роботу в контексті діяльності компанії в цілому: кожен зосереджений на своїй ділянці і не думає, як його праця може вплинути на загальний результат. Коли ж система функціонування компанії ясна кожному, співробітники знають: головне - щоб все працювало справно.
У нашій компанії робота організована у вигляді проектів і послідовно розбита на етапи: формулювання вимог до системи, складання графіка, власне розробка ПО, тестування. Кожен процес ми вибудовуємо так, щоб забезпечити максимальну ефективність всієї системи. Припустимо, проект переходить в стадію тестування, а один з фахівців у відпустці. Тоді ми просимо когось із програмістів переключитися з написання кодів на тестування. Здавалося б, співробітник може відмовитися. Але він знає: якщо зараз ми не протестуємо швидко все, що необхідно, це ускладнить роботу команди, а його зусилля як програміста лише збільшать навантаження на тестувальників, які не наближаючи кінцевий результат.
Давати влітку відпустку треба співробітникам з високою продуктивністю
Сергій Тихонов, Директор з персоналу компанії «Мегафон Рітейл», Москва
Наша компанія вже півтора року працює з показником кількості невикористаних днів відпустки на одного співробітника. Щомісяця відділ кадрів підраховує, скільки днів усі працівники кожного підрозділи не відгуляли, і ділить число днів на кількість співробітників. Норму для центральних регіонів ми встановили в 10 днів на людину (для районів Крайньої Півночі, де відпустку вдвічі більше, показник вище). Це означає: якщо в поточному місяці показник якогось підрозділу, наприклад, 13, то його співробітники давно не були у відпустці, і це негативно позначається на їх продуктивності. А якщо 7 - то, навпаки, працівники зачастили з відпустками, кого-то з них постійно немає. Окремо фіксуємо результати підрозділів, показники яких відхиляються в сторону від норми більше ніж на 50%. Це допомагає вирішити дві проблеми.
По-перше, тепер ми знаємо, хто систематично не ходить у відпустку, накопичує дні і подає поганий приклад підлеглим і колегам.
Як не втратити клієнта, якщо менеджер з продажу у відпустці
Олександр Меренков, Генеральний Директор і співвласник страхової компанії «Північна скарбниця», Єкатеринбург
Зазвичай у кожного менеджера з продажу є «свої» клієнти, які звикли працювати з ним і не знають, як бути і з ким тримати зв'язок, якщо персонального менеджера немає в офісі. Ця проблема у нас вирішується двома способами.
Способ1. За пару тижнів до виходу у відпустку менеджери з продажу переукладають з клієнтами договори страхування, термін яких закінчується як раз в період відпустки співробітника. При цьому договір датується не поточні числом, а тим, яке повинно бути, якщо не переоформляти контракт заздалегідь. Договір підписується обома сторонами, і ми виставляємо рахунок теж заздалегідь, в момент переоформлення. Оскільки обслуговуванням клієнта по страхових виплатах займаються інші служби компанії, ніяких проблем не виникає.
Способ2. Продавці працюють парами, трійками або п'ятірками, підстраховуючи один одного в період відпусток. Зазвичай труднощів у клієнтів не виникає, тому що менеджери займаються тільки продажами і обов'язки працівників цього підрозділу однакові. Крім того, кожен менеджер, йдучи у відпустку, попереджає клієнтів, до кого з його колег можна звернутися.
Сфера діяльності: індустрія краси
Чисельність персоналу: 15
Річний оборот: 9 млн руб.
Рентабельність: 17% (за власною оцінкою)
Сфера діяльності: послуги хімчистки та пральні
Територія: головний офіс - у Москві; більше 600 приймальних пунктів в Москві, Московській, Володимирській, Вологодської, Іванівської, Калузької, Костромської, Рязанської, Тверській і Ярославській областях
Чисельність персоналу: більше 3000
Сфера діяльності: продаж туристичних путівок, авіа- і залізничних квитків
Територія: головний офіс - у Москві; більше 150 офісів - в містах Росії
Чисельність персоналу: понад 500
Сфера діяльності: розробка і впровадження програмного забезпечення для логістики
Територія: головний офіс - у Лондоні; центр програмних розробок - в Самарі
Чисельність персоналу: 150
Сфера діяльності: послуги стільникового зв'язку (компанія - роздрібний підрозділ оператора стільникового зв'язку «Мегафон»)
Територія: головний офіс - у Москві, більше 1800 роздрібних точок продажів у всіх регіонах Росії
Чисельність персоналу: більше 12 000
Сфера діяльності: страхування
Територія: головний офіс - у Єкатеринбурзі; філії - в Москві, а також в 35 обласних центрах Росії
Чисельність персоналу 1100
Читайте в найближчих номерах журналу "Генеральний Директор"