Якщо до всього іншого головбух змушений витрачати час на постійні нагадування співробітникам, «розжовувати», перевіряти ще раз або навіть переробляти щось за підлеглими, то його робота перетворюється в постійний стрес і аврал. І якість такої роботи неминуче страждає. У цій статті ми обговоримо, як перетворити своїх підлеглих з викрадачів часу в надійних і відповідальних фахівців.
Що чують співробітники, коли ви пояснюєте їм завдання
Я керую людьми ось уже понад 10 років. І дуже довго я напружувався з приводу того, що начебто і справа проста, і все детально пояснюєш, а завдання все одно виконується не так, як потрібно. І в один прекрасний момент я зрозумів: щоб виправити ситуацію, потрібно докорінно змінювати ставлення співробітників до їх обов'язків.
Для початку наведу один не бухгалтерську приклад. Адже, на жаль, люди неякісно виконують доручення повсюдно. Цей приклад дуже наочно показує, що навіть з самим елементарним завданням працівники можуть не впоратися.
Я довго засмучувався, а потім сформулював для себе наступний закон: якою б талановитий не був співробітник і якою б геніальний не був керівник, ніколи неможливо дати доручення так, щоб бути впевненим на 100 відсотків, що воно буде виконано правильно.
Мені радили дивитися співробітникам в очі, як удав на кролика. Ще краще і в очі дивитися, і за вуха двома руками тримати, щоб відвернутися не зміг, так надійніше! БІС-ПО-ліз-НО! Людина може кивати, піддакувати, в очі дивитися, а сам при цьому витати в хмарах, думати про свої особисті справи. А потім вийти з кабінету і почати згадувати: «Так, а що мені потрібно зробити щось?»
Ще кажуть, що потрібен зворотний зв'язок, щоб переконатися, що підлеглий все зрозумів правильно. Мабуть, кожен раз застосовувати армійський принцип: «Берізка-Берізка, я Сосна. Зайняти висоту 3.0. Як зрозуміли? Прийом ». - «Сосна-Сосна, я Берізка. Вас зрозумів. Зайняти висоту 3.0 ». БІС-ПО-ліз-НО! На практиці працівник автоматично повторює, а потім все одно може зробити неправильно.
Більш того, всі зрозуміти відразу просто неможливо! Адже поки людина виконує завдання, у нього можуть виникнути проблеми, про які керівник навіть і не здогадувався.
Чи варто занадто «розжовувати» доручення
Я, як керівник, не зобов'язаний продумувати всі ці тонкощі і переказувати їх детально співробітнику: «Якщо" Евросеть "закрита, ти йди в" Зв'язковий ". Так, що ще? В "зв'язковим" може бути комісія. Якщо комісія менше 5 відсотків, то плати, якщо більше, не плати. Почекай-почекай, це ще не все. Дізнайся, скільки може йти платіж. Якщо більше години, то не плати. Тоді знайди "Евросеть" у іншій станції метро ... ». Те, що найочевидніше, і те, що відразу згадаю, - скажу. Але не більше того. Для всього іншого у співробітника є голова на плечах. Якщо в чомусь не впевнений, краще подзвони, уточни. Якщо береш на себе відповідальність і робиш на свій розсуд, будь готовий до того, що керівник залишиться незадоволений. Якщо вгадаєш і правильно зробиш, то отримаєш подяку.
Тут є дуже тонка грань. Занадто часті дзвінки - погано, але і занадто рідко дзвонити - теж погано. І взагалі, справа навіть не в кількості дзвінків, а в їх якості. Якщо співробітник замість того, щоб запам'ятовувати, як вести себе в тій чи іншій ситуації, постійно запитує один і той же, це дуже дратує. Якщо ж питання задаються тільки по одному разу, начальник завжди відповість, навіть якщо вони будуть здаватися йому елементарними. Але при цьому будь-який керівник чекає: чим далі, тим більше співробітник буде розуміти, що від нього вимагається в кожному конкретному випадку. В ідеалі підлеглий повинен з часом навчитися розуміти свого начальника з півслова.
Пам'ятайте, як в «Діамантовій руці» спілкувалися один з одним лейтенант міліції і його начальник: «А ось ...» - «Не варто». - «А якщо ...» - «Не треба». - «А ...» - «А ось це спробуйте». Це дійсно ідеальні відносини між керівником і підлеглим. І якщо начальник бачить, що якість уточнюючих запитань і виконаних доручень раз від разу зростає, то, значить, співробітник перспективний. У такого не шкода вкладати час, сили і досвід.
Висновок: на випробувальному терміні потрібно давати новачкам якомога більше доручень і дивитися, чи росте якість їх виконання. Але ні в якому разі не можна привчати співробітників до того, що ви будете розжовувати їм усе і завжди. Якщо керівник стане думати за всіх, то він тільки тим і займатиметься, що контролювати кожен крок підлеглих. Але найголовніше - при такому підході відсоток невиконаних або неправильно виконаних доручень все одно буде дуже високий.
Чому важливо розставити пріоритети, якщо доручень багато
Тепер розповім історії з життя бухгалтерії. Беруть на роботу нового бухгалтера, молоду дівчину, і відразу ж посилають її до податкової інспекції відвезти документи. І паралельно ще п'ять справ навалюють. В кінці дня вона повертається на роботу задоволена. У головного бухгалтера, звичайно ж, перше питання: «Здала документи?» - «Ні, там черга була велика». - "Як ні. А чому тоді така задоволена. »-« Так зате я інші п'ять доручень виконала! »
Хто винен? Головбух? Так у нього навіть думки не виникло, що потрібно нагадувати про важливість подачі документів. За ідеєю, це кожен бухгалтер знає і навіть може образитися: «Я зовсім дурна, чи що? Навіщо ви мені це розжовувати? »При цьому співробітник, зіткнувшись з нестачею часу, зобов'язаний сам з'ясувати у начальника, що робити, як розставити пріоритети.
У цій історії є продовження. Головбух пояснила цій дівчині, що та повинна була зробити в ситуації, що склалася. Через місяць новеньку знову відправили до податкової інспекції. Повертається знову задоволена. «Здала?» - «Здала». - «Ну, добре, молодець, - каже головний бухгалтер, - другий примірник супровідного листа з підписом і печаткою підшити он в ту папку». - «Другий примірник. З підписом. »Здати-то вона здала, а другий примірник не взяла, бо не знала. Але знову-таки, хто винен? Вона повинна була запитати керівника: «Я повинна просто відвезти документи і віддати в вікно?» І тоді отримала б необхідні пояснення.
Інший випадок. Послали бухгалтера відвезти документи в якусь організацію, яка орендує офіс у бізнес-центрі. Повертається - не передала. Чому? Тому що не знайшла. Головний бухгалтер сказала, що вони розташовані в кімнаті 402, а там насправді турагентство. Головбух здзвонилася з цією компанією, і виявилося, що вони дійсно сидять не в кімнаті 402, а в кімнаті 412. Ну помилилася вона, і що? Чому відразу розгорнулася і поїхала? Але ж просто треба було подумати: якщо охоронець в бізнес-центр пропустив, значить, така організація дійсно є і потрібно спробувати її знайти. Або зателефонувати головбухові і розповісти про проблему, поставити уточнююче запитання.
Інструкція № 1 для будь-якого співробітника бухгалтерії
1. Якщо доручення виконано неправильно, то знай: винен співробітник
2. Якщо не впевнений, що зрозумів доручення правильно, краще запитай керівника
4. Повторний питання - гріх. Записуй, що відповів керівник, інакше забудеш
5. Став питання коротко. Разом з ним пропонуй варіант відповіді. А краще декілька
6. Не встигаєш виконати доручення - повідом керівнику якнайшвидше
7. Виконав доручення раніше, не чекай закінчення терміну, а повідом про це
8. Якщо щось в роботі не подобається, не зітхай, а запропонуй, як зробити краще
Хто винен в тому, що доручення виконано неправильно
Важливо не дати підлеглому правильне доручення, а привчити його до відповідальності за неправильне виконання. Співробітник повинен зрозуміти, що винен він сам, а не головний бухгалтер. Тільки тоді людина почне замислюватися і ставити уточнюючі питання.
«А якщо" Евросеть "закрита, то що мені робити? Їхати по інших справах або знайти інший салон зв'язку? »
«Яке з п'яти справ потрібно зробити саме сьогодні, а що можна перенести?»
І так далі. Співробітники виконують доручення, ось хай вони і думають, як зробити все правильно. І задають стільки уточнюючих питань, скільки їм потрібно. А керівник повинен тільки поставити завдання.
Поки головний бухгалтер буде звинувачувати себе в тому, що він співробітникові не все розповів, неточно передав деталі, нічого на краще не зміниться. Підлеглі з задоволенням будуть підтримувати цю точку зору: «Так-так, якби ви мені сказали, що звітність - це головне, я б обов'язково все зробила правильно!»
Єдине, в чому насправді винен керівник - так це в тому, що в принципі не навчив співробітника правильно виконувати розпорядження, тобто ніколи не перекладати відповідальність за свої помилки на начальство.
Що робити з підлеглими, які не хочуть брати на себе відповідальність
Справжньою гарантією якості є щире бажання співробітника брати на себе відповідальність за те, як він виконав доручення. Провал своєї місії людина не повинна пояснювати словами: «мені не сказали», «нічого не пояснили». Він повинен нарікати: «я не уточнив», «не зрозумів».
При цьому помилково думати, що вдасться когось перевиховати. Якщо до двадцяти, а тим більше до тридцяти років чоловік не став відповідальним, то змінити його вже неможливо. Головбух може лише направити підлеглого в потрібне русло. Саме тому, як я вже говорив, дуже важливо на випробувальному терміні головному бухгалтеру перевірити дві речі. Перше - наявність цього самого почуття відповідальності у новачка, і друге - здатність вчитися цю відповідальність правильно застосовувати.
До речі, це корисно і для тих головних бухгалтерів, які приходять на роботу в нову компанію і отримують в своє управління новий колектив. Їм я теж рекомендую відразу встановити для своїх співробітників неформальний випробувальний термін і з'ясувати, на кого можна покластися, а на кого - ні. І з тими, хто показав себе не з кращого боку, можливо, відразу розлучитися. Інакше отримаєте ще один «чемодан без ручки», який і нести важко, і викинути шкода.
Редакція журналу «Головбух»