Що таке графік відпусток по трудовому кодексу
Цей розклад, за яким працівники йдуть до щорічних відпусток (ст. 123, ч. 1, ТК РФ). Графік складається в обов'язковому порядку, готується до початку року. Забезпечує право трудящих на відпочинок, яке гарантується працівникові Конституцією РФ (ст. 37, п. 5).
Завдяки позначеної черговості відпусток, співробітник може заздалегідь спланувати свій час на відпочинок і провести його з максимальною користю. Роботодавець контролює укомплектованість штату і не шукає заміну співробітнику в останній момент.
Відсутність графіка на підприємстві неприпустимо. Перевірити наявність цього документа може трудова інспекція або податкова.
Як скласти графік відпусток: основні правила
Як заповнити розклад відпусток на рік, зразок
Графік складається кадровою службою та керівництвом організації спільно. Упорядником може бути посадова особа, яка виконує функцію кадровика. Наприклад, помічник керівника в дрібній організації.
Черговість складається з урахуванням побажань співробітників. Враховуються вимоги робочого процесу: розподіл має не порушувати функціонування бізнесу і бути рівномірним.
Використовується встановлений бланк форми Т-7:
- Графи 1-4. Відомості про працівника: підрозділ, посаду, табельний номер і повне ім'я.
- Графа 6. Дата початку відпочинку за узгодженим розкладом.
- Графа 7. Фактичний початок відпустки.
- Графи 8 і 9. Відомості про перенесення терміну: дата, підстава.
- Графа 10. Додаткові відомості.
На основі форми № Т-7 нараховуються відпускні працівникам. Суворе дотримання правил заповнення графіка необхідно для правильного здійснення фінансових розрахунків.
Наказ про затвердження, оформлення
Закон не зобов'язує організації видавати наказ про затвердження розкладу відпусток, але і не забороняє цього. Керівник складає документ на свій розсуд в довільній формі. В наказ можна включити такі реквізити:
- Назва підприємства.
- Дата документа і номер.
- Текст, де викладена суть розпорядження.
- Підписи керівника і виконавців.
Порядок ознайомлення співробітників
Роботодавець зобов'язаний своєчасно повідомити співробітників про затвердженому графіку. Документально зафіксувати ознайомлення співробітників з розкладом можна двома способами:
- У документі з графіком відпусток виділити окремий 11 пункт «Примітка» або «Ознайомлений», де кожен з працівників ставить свій підпис і дату.
- Створити окремий документ - лист ознайомлення, де трудящі на підприємстві розписуються.
Більшість організацій складають окремий лист для ознайомлення співробітників. Кожен з працівників ставить підпис, що означає підтвердження факту вивчення черговості відпусток. Форма документа може складатися на розсуд керівництва. Найчастіше має вигляд таблиці. Важливо включити в документ наступні реквізити:
- Дати відпусток в порядку черги.
- П. І. Б. працівника, посада і підрозділ.
- Місце для дати і підпису.
Внесення змін
Протягом року можуть виникнути обставини, через які черговість відпусток порушується:
- У зв'язку з виробничою необхідністю (ініціатива виходить від роботодавця).
- З ініціативи працюючого (через поважних життєвих обставин трудящого).
- У зв'язку з вагітністю, необхідністю догляду за немовлям.
- При збігу святкових днів і щорічного відпочинку.
Співробітника викликають з відпустки достроково або його відпочинок переноситься на інший час. Розклад також змінюють, якщо в штаті з'явилися нові працівники. Новоприбулі кадри включаються до розкладу після 6 місяців роботи.
Процедура зміни дати відпочинку наступна:
- Співробітник пише заяву з проханням про перенесення щорічного відпочинку. Якщо ініціатор - роботодавець, то від керівництва співробітнику надсилають повідомлення з обґрунтуванням причин перенесення. Документ підписується обома сторонами.
- Керівник підписує наказ про перенесення дати відпочинку.
- Кадрова служба коригує графік та інші документи з обліку робочого часу.
Змінити дату виходу співробітника у відпустку можна шляхом коригування черговості. Кадровик робить позначку в графік відпусток про перенесення дати:
- Графа 8. Документ, який прийнятий як підстава для перенесення відпочинку. Наприклад, заява співробітника.
- Графа 9. Дата передбачуваного відпочинку.
- Графа 10. Примітка. Тут кадровик може зробити додаткові записи. Наприклад, записати реквізити лікарняного листа, якщо перенесення відпочинку стався через хворобу.
Зміна розкладу за бажанням роботодавця можливо, якщо співробітник згоден на нові умови. Перенесення неробочих днів під час свят проводиться автоматично.
Помилки при складанні черговості відпусток
Якщо в графіку надання відпусток є помилка, може порушитися діяльність підприємства. Це перешкоджає коректному нарахування відпускних, затягує пошук працівника для заміни. Важливо дотримуватися правил складання документа і враховувати думку сторін.
Типові помилки при складанні розкладу відпусток:
Всі зміни, які затверджуються протягом року, обов'язково фіксуються в графіку.
Який термін зберігання документа в організації
Терміни зберігання кадрової документації регламентуються нормативними актами. Правила є обов'язковими для дотримання організаціями.
Відповідальність роботодавця за недотримання графіка
Якщо розклад надання відпусток відсутня або цього графіка не дотримуються в організації, роботодавцю загрожує адміністративна відповідальність. Покарання виражається в штрафі і / або припинення діяльності до 3 років.
Згідно КоАП (ст. 5.27, ч.1), розміри штрафів наступні:
- Від 1000 р. до 5000 р. для роботодавців-ІП.
- Від 1000 р. до 5000 р. для осіб, які виконують посадові обов'язки на підприємстві.
- Від 30000 р. до 50000 р. для організацій-порушників трудових прав працівників.
Графік відпусток забезпечує право працюючого на щорічну оплачувану відпочинок. Заздалегідь сплановане розклад позбавить від несподіваних збігів, порушення робочого процесу.