Друкована версія
Електронний журнал
Павло Меньшиков, експерт з реінжинірингу бухгалтерських служб
Дуже часто доводиться чути від колег, що бухгалтерія - це саме нешановних підрозділ в компанії. Бухгалтерів звинувачують в консервативності, неповороткість, бюрократизм і інших смертних гріхах. І навіть премії за підсумками роботи співробітникам бухгалтерії зазвичай нараховуються в останню чергу, та ще й в мінімальному розмірі.
Головбух - заступник директора з усіма наслідками, що випливають обов'язками
Основна причина не самого позитивного ставлення до бухгалтерії в тому, що головний бухгалтер часто сам відокремлює себе від інших, кажучи: «Моє завдання - здати бухгалтерську і податкову звітність, а все інше - невластиві функції, які бухгалтерія виконувати не повинна». В результаті генеральний директор починає сприймати бухгалтерію як підрозділ, потрібне не для бізнесу компанії, а для чогось іншого.
Щоб змінити ситуацію, має сенс перейти від конфронтації до конструктивної співпраці. У сучасних компаніях поняття «класична бухгалтерія» давно не існує. Тому не варто відмовлятися виконати ту чи іншу доручення керівника з аргументацією - це нетипова для бухгалтерії функція або цього немає в посадових інструкціях. Така поведінка - шлях в нікуди, адже генеральний директор має право в будь-який момент переглянути посадові інструкції. Більш того, в них зазвичай і так міститься пункт про те, що головний бухгалтер зобов'язаний виконувати інші розпорядження керівника.
І ще. Головний бухгалтер по суті є таким же заступником генерального директора, як і всі інші, а бухгалтерія - це таке ж бізнес-підрозділ, як відділ збуту або відділ постачання. Директор має право доручити будь-якому своєму підлеглому будь-яке завдання, якщо вважатиме це за потрібне - на те він і директор. А заступник зобов'язаний її виконати - на те він і заступник.
Терміни, ціна і якість - три аргументи, які допоможуть звільнити бухгалтерію від зайвої роботи
Якщо головбух вважає ту чи іншу функцію зайвої, єдине, що він може зробити, - спробувати переконати генерального директора. Вселити йому, що сусіднє підрозділ впорається з нею краще бухгалтерії, використовуючи три аргументи: терміни, ціна, якість.
Наприклад, постачальників простіше домовитися з постачальниками про своєчасне надходження в компанію накладних або про підписання актів про надання послуг. Бухгалтерії ж на «вибивання» документів будуть потрібні додаткові час і сили, а результат буде свідомо гірше. Співробітники відділу збуту можуть швидше, дешевше і краще боротися з простроченою дебіторською заборгованістю, адже вони і так постійно і дуже щільно спілкуються з менеджерами компаній-боржників.
Іноді доцільно розбити одну велику функцію на кілька підфункцій і розподілити їх між кількома службами. Скажімо, закріпити за бухгалтерією обов'язок регулярно надавати інформацію про величину дебіторської заборгованості в розрізі контрагентів, договорів та термінів тим підрозділам, які, в свою чергу, відповідають за своєчасну оплату відвантаженої продукції або оперативне надходження документів за авансами, виплачених постачальникам.
Компаніям вигідніше знайти універсального бухгалтера, ніж наймати кілька людей
- Багато компаній намагаються знайти універсального співробітника, якому можна платити трохи більше - в будь-якому випадку це вигідніше, ніж наймати двох чоловік, обладнати їм робочі місця, надавати соцпакет і видавати зарплату.
У бухгалтерських вакансії, які розміщуються на hh.ru, значаться, наприклад, такі обов'язки: взаємодія з фінансовим відділом для підготовки управлінських звітів; узгодження договорів і їх оцінка з точки зору податкових наслідків; участь в розробці нових проектів компанії та автоматизації бізнес-процесів. Якщо в резюме бухгалтера значиться тільки зарплатний ділянку, то це може бути скромний оклад. А коли він знає МСФЗ, вміє вести управлінський облік, то труднощів з пошуком роботи у нього виникає менше, і він може розраховувати на зарплату від 80 000 руб.
Разом з тим оптимально не тільки не намагатися відмовитися від додаткових функцій, а, навпаки, постаратися взяти їх на себе. Причин для цього три.
Перша: головному бухгалтеру має сенс отримати досвід в новій для себе області, щоб згодом бути більш затребуваним на ринку праці.
Друга причина - можна збільшити свій вплив і вага в компанії, знайти спільну мову з сусідніми відділами. Наприклад, візуючи нові договори, бухгалтерія повинна мати можливість погоджувати величину авансу в діапазоні від 0 до 60 відсотків. Служби, відповідальні за договори, зацікавлені, щоб розмір авансу був якомога вище, про це їх просять постачальники. І щоб отримати від бухгалтерії добро на 60 відсотків, вони будуть намагатися сумлінно виконувати всі її вимоги. Зокрема, своєчасно і правильно оформляти «первинку».
Однією з функцій, яку кожному головбухові слід взяти на себе, є оптимізація оподаткування. У будь-яких, навіть самих невеликих, компаніях завжди знайдеться спосіб знизити податкові виплати. Головний бухгалтер, як ніхто інший, знає, як цього домогтися - часто досить лише трохи переформулювати предмет договору або умови взаєморозрахунків. А генеральний директор напевно це оцінить.
Однак перед тим, як погодитися виконувати ті чи інші додаткові обов'язки, дуже важливо обговорити з керівником, що він під ними розуміє, які результати очікує отримати. Наприклад, якщо директор доручає бухгалтерії вести управлінський облік, не потрібно відразу засмучуватися і намагатися придумати, як уникнути величезної додаткового навантаження. Можливо, він хоче всього лише отримувати щоденні виписки з розрахункових рахунків, щоб бачити, звідки прийшли гроші і куди вони пішли. Це не вимагає великих трудовитрат, тому відмовлятися і зайвий раз ускладнювати стосунки з керівником немає ніякого сенсу. Навпаки, можна спробувати стати його правою рукою.
Не варто відразу відмовлятися від додаткових функцій - можливо, директор не має на увазі великий обсяг роботи.
Але зовсім інша справа, якщо під управлінським обліком директор має на увазі відмінне від бухгалтерського обліку відображення основних господарських операцій, що вимагає розробки окремої облікової політики, а також формування великого обсягу додаткової звітності. В цьому випадку головному бухгалтеру потрібно оцінити обсяг додаткової роботи в людино-годинах і обговорити з керівником відповідне збільшення штату або попросити додатковий бюджет на доопрацювання інформаційної системи. Якщо ж чисельність бухгалтерії збільшити не вдалося, можна переконати директора передати частину старих функцій в інші підрозділи в обмін на виконання нових.
Є питання? Наші експерти допоможуть за 24 години! Отримати відповідь Нове