Оформлення доповідної записки необхідно, коли інформацію про виниклу в організації ситуацію, а також прохання або пропозицію потрібно довести до вищого руководства.В цьому особливість доповідної записки і її відмінність від службової: якщо службові ходять «по горизонталі», тобто між працівниками одного рівня ( наприклад, начальниками відділів), то доповідні - «по вертикалі», від підлеглих до начальства.
Такий документ повинен містити:
Давайте розглянемо різні варіанти доповідних записок в залежності від їх цільової спрямованості і змісту.
Спрямованість доповідних записок різна. Це можуть бути внутрішні та зовнішні доповідні записки. Записки внутрішнього характеру складаються всередині компанії, вони не мають виходу за її межі, в той час, як зовнішні доповідні записки пишуться для направлення їх до головного офісу компанії або в підрозділ вищого рангу.
Приїдемо зразок доповідної записки:
ТОВ «Чудовий настрій»
Філія в м Єкатеринбург
Кому: Директору ТОВ «Чудовий настрій» Іванову І.І.
Від: Директора філії ТОВ «Чудовий настрій» в м ЕкатерінбургПетровой М.Н.
Тема: Збільшення кількості робочих місць
Шановний Іване Івановичу!
За підсумками минулого року наша філія ТОВ «Чудовий настрій» в місті Єкатеринбург виконало подвійну норму замовлень у порівнянні з попереднім роком. У зв'язку з таким великим обсягом робіт, нашим співробітникам доводиться працювати понаднормово. Оскільки наше штатний штатного розпису не передбачає розширення штату, прошу вас дати свій дозвіл на це. Таким чином, ми зможемо набрати співробітників, і ще більше збільшити обсяг оброблюваних замовлень.
Прошу дозволити внесення до штатного розпису наступних посад:
- копірайтер, 2 ставки
- дизайнер, 1 ставка
- веб-розробник, 1 ставка
Пропозиція по заробітній платі нових співробітників на 1 л. в 1 прим.
Директор філії ТОВ «Чудовий настрій»
в м Єкатеринбург Петрова Петрова М.Н.
Міністру туризму Калінінградської області
Метою інформаційної записки є донесення по одержувача певних відомостей. Звітна ж записка несе інформацію, наприклад, про успішне закінчення проекту або здачі об'єкта.
Як правильно скласти доповідну записку
Цей документ, незалежно від призначення, оформляється на загальному бланку організації для документів. На бланку повинні бути вказані такі дані:
- найменування підрозділу-упорядника
- найменування документа, в даному випадку, це «доповідна записка»
- найменування одержувача, тобто «кому»
- найменування упорядника, тобто «від кого»
- тема доповідної записки
- вихідний номер і дата складання
Текст такого документа повинен бути чітким, коротким, лаконічним і тільки у справі. Використовується, як завжди, офіційно-діловий стиль викладу.