У разі, коли співробітник компанії допускає дисциплінарні порушення або не виконує певні приписи і правила, керівництво може зажадати з нього пояснювальну записку. У такому документі підлеглий викладає обставини і причини порушень.
Цілі і застосування пояснювальної записки
Це можуть бути затримки виробничих процесів, невиконання поставлених завдань або збої в робочому графіку певного підрозділу (в цьому випадку пояснення вимагають з начальника такого відділу).
У будь-якому випадку, цей документ є офіційним і в більшості випадків підшивається до інших внутрішнім паперів підприємства. У більшості організацій співробітники можуть використовувати встановлений внутрішніми правилами зразок пояснювальній, так як документ повинен бути складений за певними правилами.
Це робиться не стільки для дотримання формальностей, скільки для додання записці певного статусу, в результаті чого її можна офіційно використовувати при судових розглядах і під час розгляду представниками інших організацій.
Наприклад, що спізнився на роботу співробітник може написати пояснювальну, і якщо причина поважна - надати відповідні документальні підтвердження. Це може бути ДТП або якесь інше форс-мажорна обставина, яке може бути документально підтверджено компетентними органами.
Керівництво в свою чергу може покарати співробітника незважаючи на наявність документів, що підтверджують поважну причину. Це є протизаконною дією, і якщо співробітник вирішить оскаржувати рішення начальства в судовому порядку - такий документ буде працювати на користь несправедливо покараного людини.
Але деякі види таких документів (зокрема, пояснювальна в школу від батьків) не обов'язково повинна містити підтвердження факту прогулу або запізнення, так як в цьому випадку відповідальність не настільки серйозна.
Перед тим, як писати пояснювальну, необхідно розібратися з усіма тонкощами її оформлення і складання. Також необхідно пам'ятати, що начальство не завжди може вимагати такий документ від співробітника: наприклад, якщо людина вперше допускає невелике порушення у вигляді куріння в недозволеному місці на території організації - можна обійтися і усним попередженням.
А ось в таких випадках така записка буде доречною:
- якщо працівник без причини запізнився;
- якщо зафіксований факт прогулу;
- при появі на робочому місці в стані сп'яніння;
- у випадках невиконання або часткового виконання обов'язків, а також при вчиненні дій, які можна розцінити як саботаж і шкідництво;
- при підтвердженому факті крадіжки майна організації.
У деяких з цих ситуацій співробітника можна залучити до матеріальної і кримінальної відповідальності, і для того, щоб суд прийняв пояснювальну, її необхідно правильно оформити.
Як писати пояснювальну
Коли складається пояснювальна записка, зразок цього документа бажано мати під рукою, щоб не допустити помилок і правильно дотримати структуру, що включає кілька елементів:
Записка закінчується прізвищем та ініціалами укладача і його підписом.
Так як писати пояснювальну на роботі може бути необхідно в самих різних ситуаціях, кожен співробітник повинен пам'ятати, що складання цього документа відразу ж на вимогу начальства і тим більше в його присутності змусити його не можуть. За законом людина може і зовсім відмовитися писати пояснення, але для того. Щоб звести наслідки свого вчинку до мінімуму, краще від цього не відмовлятися.
На складання записки співробітнику дається дві доби з моменту, коли порушення було зафіксовано. Цього достатньо, щоб правильно і точно описати ситуацію і вивчити приклад пояснювальної записки від іншого співробітника, щоб уникнути помилок.
Часто в такому документі людина намагається зменшити свою провину, замовчуючи про якісь факти або намагаючись збрехати. Якщо порушення серйозне і існує ймовірність того, що з документом «дадуть хід», таких нечесних прийомів слід уникати, так як згодом ці моменти можуть бути розкриті або спростовані.
Важливо розуміти, що такий папір є непрямою захистом, так як співробітник демонструє визнання своєї провини і готовий понести покарання. Більш того - пояснювальна не обов'язково є негативним документом. Якщо до нього докласти підтвердження того факту, що порушення і проступок сталися не з вини упорядника і уникнути таких проблем було неможливо, записка може навіть врятувати людину від покарання і навіть від звільнення.
Зразки пояснювальних записок
Завантажити приклад пояснювальній про відсутність на робочому місці.
Зразок пояснювальної записки про помилку в роботі.