Як написати службову записку

кроки Правити

Частина 1 з 3: Підготовка до написання службової записки Правити

Якщо вам потрібно повідомити кільком людям про щось важливе (по роботі), то відправте їм службову записку. Ви навіть можете відправити її одній людині, якщо факт передачі вами інформації повинен бути задокументований.

• Проте, в деяких випадках краще просто поговорити з потрібними вам людьми.
• Крім того, деяку інформацію не можна передавати в письмовому вигляді. [2]

Не використовуйте неформальний мову. Мова службової записки повинен бути простим, але офіційним. [6]

• Не пишіть таку записку: «Привіт! Нарешті пятница! Я хочу розповісти вам про одну важливу справу ».
• Замість цього напишіть так: «Ця записка проінформує вас про хід роботи над проектом 319».

У службовій записці дотримуйтеся нейтрального тону - не варто бути занадто емоційним і суб'єктивним. Робіть все можливе, щоб спиратися на факти і докази при висловлюванні претензій. [7]

• Наприклад, не треба писати так: «Я думаю, що ми все будемо набагато щасливіше, якщо по п'ятницях будемо приходити на роботу, в чим захочемо».
• Замість цього проведіть дослідження, чи всі співробітники хочуть одягатися по п'ятницях в повсякденний одяг і як це відіб'ється на корпоративну етику.

Використовуйте сигнальні фрази. Коли ви збираєтеся привести докази або послатися на джерело, не забудьте використовувати відповідні фрази.

• Наприклад: «За нашими даними. »Або« Проведені дослідження свідчать, що. ». [8]

Виберіть відповідний шрифт і його розмір. Службова записка повинна бути легко читається, тому уникайте використання надмірно дрібного шрифту; 11 або 12 - це стандартний розмір шрифту.

• Ви також повинні вибрати простий стиль шрифту, такий як Times New Roman. Не пишіть записку смішним або химерним шрифтом, наприклад, Comic Sans (над вами посміються, якщо ви зробите це!). [9]

Службові записки пишуться з одинарним міжрядковим інтервалом. Між абзацами і розділами залишайте порожній рядок. [11]

• В абзацах робити відступ годі було. [12]

Озаглавьте записку. Загальноприйнята практика в діловому листуванні - озаглавлювати документи.

• Наприклад, у верхній частині сторінки напишіть «Записка» або «Службова записка». [13]
• Назву можна помістити по центру або притиснути його до лівого краю сторінки. Найкраще подивитися службові записки, отримані вами раніше, і скопіювати їх формат.

У списку одержувачів записки вказуйте повні імена і посади. Навіть якщо ви на короткій нозі з вашим начальником, в діловому листуванні краще дотримуватися формального тони. Наприклад, ви можете назвати його «Володимир», коли заходите до нього в кабінет, але в службовій записці звертайтеся до нього як «пан Дмитрієв» або «Володимир Миколайович».

• Майте це на увазі, коли складаєте список одержувачів записки - вказуйте повне ім'я та посаду.

Якщо ви відправляєте записку людині з іншої компанії, дуже важливо визначити правильну форму звернення до нього. Витратьте час, щоб знайти інформацію про цю людину; швидше за все, це можна зробити на сайті його компанії.

• Наприклад, якщо людина має докторську ступінь, обов'язково вкажіть це.
• Також обов'язково знайдіть посаду, яку займає цією людиною, і вкажіть її в вашій записці.

У службових записках, як правило, вітання не пишуться. Але, якщо хочете, можете почати текст записки з «Шановний пане Дмитрієв» або «Шановні колеги». [17]

• Записка повинна бути короткою і інформативною, тому вітання можна опустити.

Напишіть вступний розділ записки. У ньому чітко викладіть цілі написання і відправки службової записки.

• Наприклад, «Я пишу, щоб. ». [18] Вступна частина записки повинна містити короткий огляд викладається в ній інформації. [19]

Вступний розділ повинен бути коротким. Немає необхідності викладати в ньому деталі та інші подробиці.

• Вступний розділ складіть з декількох коротких пропозицій (короткого абзацу). [20]

Визначтеся зі стилем викладу основної інформації. Вона повинна бути укладена в 2-4 абзацах. Стиль викладу буде залежати від самої інформації.

• Наприклад, ви можете подавати інформацію в порядку її значущості або згідно процесам, на які розбитий ваш проект. [21]

Службову записку необхідно розділити на розділи (параграфи), щоб її читачі могли з легкістю засвоювати інформацію; крім того, розділи допоможуть їм визначити важливі моменти в записці. [22]

Озаглавьте кожен розділ; назва параграфа має чітко вказувати на що міститься в ньому інформацію.

• Наприклад, ви могли б розбити записку про майбутній переїзд офісу на наступні розділи: «Нове місце розташування офісу», «Вказівки для упаковки обладнання та документів», «Графік переїзду». [23]

Перше речення кожного розділу має розповідати читачам, про що піде мова в даному параграфі. [24]

• Окремі абзаци або розділи вашої записки повинні бути сфокусовані на якомусь певному моменті даної теми. [25]

Для виділення важливих моментів створіть їх перелік або список. Це допоможе читачам зосередитися на ключових моментах і швидше прочитати і засвоїти інформацію. [26]

Розмір службової записки не повинен перевищувати 1-2 сторінок.

• Це стандартний розмір службової записки з одинарним міжрядковим інтервалом і символом нового рядка між абзацами.

Якщо хочете, в кінці записки поставте ваше ім'я або підпис (але робити це не обов'язково). В цьому випадку подивіться на службові записки, отримані вами від інших співробітників.

• Якщо вони підписують записки (наприклад, «З повагою, Іванов А.А.), зробіть так само.
• Якщо ви не хочете підписувати записку, ви можете поставити ваші ініціали в кінці документа. [29]

Зробіть нагадування про будь-яких додатках, якщо до записки додаються таблиці, графіки або звіти. Для цього в кінці документа напишіть, наприклад, «Додаток: Таблиця 1». [30]

• Додатки обов'язково повинні бути згадані в основному тексті записки. [31]
• Наприклад, якщо ви пишете про майбутній переїзд до нового офісу, ви можете написати щось на кшталт: «Ми маємо намір завершити переїзд до кінця кварталу. Дивіться прикладену таблицю 1 з докладним графіком переїзду ».