Підставою для надання навчальної відпустки працівникові є довідка-виклик, видана навчальним закладом, в якому він проходить навчання. У тому випадку, коли ваш співробітник вчиться одночасно в декількох навчальних закладах, а сьогодні таке буває досить часто, ви на законних підставах маєте право відмовити йому в наданні навчальної відпустки, якщо він був уже використаний відповідно до довідки-викликом з іншого навчального закладу.
Коли робоче місце на вашому підприємстві не є основним робочим місцем для цього студента-заочника. Ви не зобов'язані надавати йому навчальну відпустку. Згідно ч. 1 ст. 287 ТК РФ, роботодавець має право не надавати навчальну відпустку співробітнику, яка працює за сумісництвом. При бажанні ви, звичайно, можете таку відпустку надати, оскільки прямої заборони в ТК РФ не міститься.
Всі пільги, належні студента-заочника: оплачувана учбова відпустка, проїзд до місця навчання і ін. Надаються тільки в тому випадку, якщо навчальний заклад, в якому він навчається, має державну акредитацію. Її необхідно підтвердити свідоцтвом про державну акредитацію.
Ще одним приводом для того, щоб не дати навчальну відпустку, стане умова тільки успішного навчання. Точного формулювання ТК РФ не дає, але прийнято вважати, що свідченням успішного навчання є відсутність академічної заборгованості за попередній семестр, виконання всіх робіт (курсові, лабораторні), складання заліків з усіх дисциплін, передбачених навчальним планом, і допуск до чергової сесії.