Згідно з чинним законодавством РФ, особиста справа заводиться не на всіх працівників. Ця вимога обов'язково тільки щодо державних службовців. Тим не менш, у багатьох комерційних організаціях також існує подібна практика, особливо щодо тих працівників, які займають відповідальні посади.
Особиста справа працівника являє собою папку з усіма необхідними документами (заява про прийом на роботу, анкета або особовий листок з обліку кадрів, автобіографія або резюме, копія наказу про зарахування на роботу, накази про заохочення та покарання і т.д.). Тому для його складання зніміть всі необхідні копії і візьміть у співробітника оригінали.
Обкладинка особової справи повинна складатися за формою, встановленою ГОСТом 17914-72. Правда в даний час (особливо, в комерційних організаціях) це дотримується не завжди. Але щоб уникнути непорозумінь і проблем з контролюючими інстанціями, необхідно стежити, щоб на обкладинці особової справи містився необхідний мінімум інформації.
У верхній правій частині обкладинки вкажіть порядковий номер справи (зазвичай - табельний номер). Саме під цим номером особиста справа реєструється в «Книзі (журналі) обліку особистих справ». У цій книзі повинна міститися наступна інформація: порядковий номер, прізвище. ім'я, по батькові працівника, а також дата постановки справи на облік і дата зняття справи з обліку.
У деяких організаціях, крім порядкового (табельного) номера справи в правому верхньому куті обкладинки ще заповнюють графи: «Фонд № ____» і «Опис № ____».
У середній частині обкладинки напишіть повне найменування організації. Наприклад, «Товариство з обмеженою відповідальністю« Схід ». Під ним скорочена назва організації: «ТОВ« Схід », а ще нижче - найменування структурного підрозділу, де трудиться працівник. Наприклад: «відділ постачання». Під цими даними вказується: «Особиста справа № ...» - відповідно до табельною номером, згаданим у верхній правій частині. Відразу слідом за цим напишіть прізвище, ім'я та по батькові співробітника в називному відмінку.
У правому нижньому кутку обкладинки особової справи повинні бути такі записи:
- "Дата початку";
- "Дата закінчення";
- «На _____ аркушах»;
- «Зберігати _______».