директор Інституту держзакупівель РАГС, голова Асоціації експертів з держзакупівель
Слово «матеріали» найчастіше асоціюється з виробництвом, однак такі цінності є навіть у тих, хто нічого не створює. Наприклад, папір для принтера або офісні меблі - це ті ж матеріали. У всякому разі, вони є такими з точки зору податкового обліку при УСН. Адже матеріали - це цінності, які не є товарами або основними засобами. Тобто не призначені для продажу, коштують не більше 40 000 руб. або служать не більше року. Перелік матеріальних витрат наведено в пункті 1 статті 254 НК РФ. У даній статті мова піде про так званих загальногосподарських матеріалах - тих, які супроводжують життєдіяльність будь-якого бізнесу. І для обліку їх можуть знадобитися документи, що розробляються самостійно.
Загальний порядок податкового обліку матеріалів при «спрощенці»
Матеріальні витрати вказані в підпункті 5 пункту 1 статті 346.16 НК РФ. Для того щоб їх вартість записати в Книгу обліку доходів і витрат. необхідно виконати три умови. Перше - матеріали оплатити (подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Друге - мати документи, що підтверджують покупку. Ну і третє - придбання матеріалів повинно бути пов'язано з виробничою діяльністю, тобто витрати повинні бути обгрунтованими (п. 2 ст. 346.16 НК РФ і п. 1 ст. 252 НК РФ).
Відповідно відобразити витрати в Книзі обліку доходів і витрат можна після того, як ви цінності оплатили і отримали на них документи. Винятком є неамортізіруемого майно, яке також відноситься до матеріалів, але має довгий термін служби. Його можна списувати на витрати тільки після введення в експлуатацію (подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ). Про це ми розповімо трохи нижче.
Для тих, хто сумнівається і хоче себе підстрахувати, можна порадити наступне. Відпускайте у виробництво тільки ті матеріали, які точно будуть використані до кінця місяця. Тоді в останнє число місяця залишки матеріалів, відпущених, але не використаних у виробництві, будуть дорівнюють нулю. Відповідно не буде і підстав для коригувань, навіть якщо їх хотілося б зробити.
Мило, серветки та інші господарські товари для офісу
Без покупки госптоварів не обійтися ні організації, ні комерсанту. Так, прибиральниці потрібна побутова хімія та пакети для сміття, в їдальні потрібні ганчірки і губки для миття посуду, всі співробітники користуються милом і т. П.
Які документи потрібні бухгалтеру, щоб зробити запис в Книзі обліку доходів і витрат. Перш за все це товарний чек, - накладні або товарні чеки. А також «первинка», яка свідчить про оплату, - платіжні доручення, чеки ККТ або квитанції до прибуткових касових ордерів. Начебто досить, щоб списати витрати в податковому обліку.
Однак якщо ви ведете ще і бухоблік, вам будуть потрібні документи на списання. Це може бути вимога-накладна за формою № М-11. затвердженої наказом Мінстату України від 30.10.97 № 71а. На підставі цього документа матеріали передаються особі, яка використовує їх у своїй роботі. Особливих вимог до періодичності заповнення цього документа немає. Тому можна оформляти вимога-накладну раз на місяць окремо на кожну особу, яка отримала господарчі товари.
Якщо форма № М-11 вас не влаштовує, розробіть свій документ, наприклад, більш компактний для заповнення. Головне, щоб в ньому вказувалися найменування і кількість матеріалів, а також містилися всі необхідні реквізити, які перераховані в пункті 2 статті 9 Федерального закону від 21.11.96 № 129-ФЗ.
Упаковка і целофанові пакети
Наступний вид витрат - упаковка. Нею може бути папір, спеціальні пакети, коробки, стрічки або щось інше. Упаковку набувають фірми, що займаються не тільки виробництвом і торгівлею, а й надають послуги. Чи можна списати на витрати вартість пакувальних матеріалів? Безумовно, так. Вони також згадані в підпункті 2 пункту 1 статті 254 НК РФ. Єдина умова: пакувальні матеріали повинні використовуватися для господарської діяльності, а не для якихось інших цілей, наприклад, щоб загортати подарунки співробітникам. Крім того, не вдасться врахувати в матеріальних витратах вартість упаковки, якщо вона продається як товар, тобто за неї береться окрема плата з покупців або замовників. Адже в такому випадку упаковку потрібно розглядати як товар, пробретенний для продажу. А для його списання оплати і оприбуткування недостатньо. Товари повинні бути ще й реалізовані, лише після цього їх вартість можна віднести на витрати при ССО (подп. 2 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
Що ж стосується документів, на підставі яких вартість упаковки можна відображати в Книзі обліку доходів і витрат. то тут актуально все те, що говорилося про господарські товари. Перш за все потрібні документи на покупку і оплату пакувальних матеріалів. Чи не будуть зайвими також вимоги-накладні або акти, які підтверджують їх передачу для виробничих потреб.
Папір, ручки, олівці та інші канцелярські товари
Канцтовари - це постійний і найбільш поширений тип витрат. Врахувати їх при «спрощенці» можна відразу по двох позиціях закритого переліку витрат. По-перше, канцтовари можна розглядати як матеріали, що використовуються для господарських потреб (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 і подп. 2 п. 1 ст. 254 НК РФ). По-друге, для обліку канцтоварів є «самостійний» підпункт 17 пункту 1 статті 346.16 НК РФ. При цьому ніяких особливостей для списання канцтоварів в пункті 2 статті 346.17 НК РФ не передбачено. Відповідно незалежно від того, який підпункт ви виберете, правила одні й ті ж. Витрати враховуються відразу після оприбуткування та оплати.
У бухгалтерів часто виникають питання з приводу підтверджуючих документів на канцтовари. Особливо якщо покупку робить підзвітну особу в невеликому магазині. І прикладає до авансового звіту лише чек ККТ і товарний чек із зазначенням найменування товару «канцтовари» і загальною вартістю.
Відзначимо, що якщо на канцтовари немає ні накладної, ні товарного чека, але є касовий чек продавця, де перераховано весь асортимент куплених у нього товарів, розшифровку підзвітній особі все одно краще скласти.
Офісні меблі та оргтехніка
Меблі, предмети інтер'єру, недорогі комп'ютери, принтери, ксерокси, звичайно, складно назвати матеріалами. Хоча б тому, що вони служать протягом досить тривалого проміжку часу. Але і до складу основних засобів об'єкти не входять, так як їх вартість не перевищує 40 000 руб. (П. 4 ст. 346.16 та п. 1 ст. 256 НК РФ). Тому вони також відображаються в складі матеріалів і списуються за встановленими по ним правилам.
Однак є і нюанс. Оскільки об'єкти, що не належать до основних засобів лише через малу вартості, є не амортизуються майном (подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ), списувати на витрати їх можна тільки після введення в експлуатацію. Звичайно, при цьому вони повинні бути і оплачені. На які ще моменти потрібно звернути увагу при обліку таких об'єктів? Перший момент: оскільки майно не є основним засобом, в Книзі обліку доходів і витрат його потрібно відображати як матеріали - тільки в розділі 1 Книги. Причому відразу після того, як виконані всі умови для визнання витрат, а не в кінці кварталу.
Другий момент. При ССО враховуються тільки обгрунтовані витрати, тобто здійснені для діяльності, спрямованої на отримання прибутку. Тому відобразити в податковій базі, скажімо, вартість мікрохвильовки, якою користуватимуться співробітники під час обідньої перерви, не вийде. Витрата не буде обґрунтованим. Якщо ж мікрохвильовка куплена для належної організації їдальнею, яка приносить прибуток, то з урахуванням витрат проблем не виникне.
Що стосується документів, то потрібні будуть накладні про придбання, платіжки про сплату, а також документ, який свідчить про введення майна в експлуатацію. Для цього потрібно скласти відповідний акт. Причому краще розробити його форму самостійно, вказавши в ній всі необхідні реквізити.
Є питання? Наші експерти допоможуть за 24 години! Отримати відповідь Нове
Читайте в журналі "Спрощенка"