Дистанційна робота - особливий вид трудових відносин працівника і роботодавця. Уклавши трудовий договір з роботодавцем, дистанційний працівник виконує свої трудові обов'язки поза місцем його знаходження (ч. 1 ст. 312.1 ТК РФ).
Чи можна направити у відрядження дистанційного працівника
Відрядження є елементом трудових відносин (ст. 166 ТК РФ).
Що таке службове відрядження, сказано в статті 166 Трудового кодексу.
Це поїздка працівника за розпорядженням роботодавця на певний термін для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи.
оформлення відрядження
Відрядження дистанційного працівника оформляють за загальними правилами.
Перелік документів
Перед відправленням співробітника у відрядження оформляють:
- наказ (розпорядження) про направлення працівника у відрядження (форма № Т-9);
- посвідчення про відрядження (форма № Т-10);
- службове завдання для направлення у відрядження і звіт про його виконання (форма № Т-10а).
Після повернення з відрядження дистанційний працівник складає авансовий звіт (форма № АТ-1) і докладає до нього документи, що підтверджують витрати (проїзні квитки, рахунки на оплату житла і т. Д.).
Чи вважається поїздка в офіс відрядженням
Місце постійної роботи (знаходження) дистанційного співробітника розташовується поза місцем знаходження роботодавця (ч. 1 ст. 312.1 ТК РФ).
При направленні працівника у відрядження потрібно оформити документи про відрядження (зокрема, наказ, службове завдання і т. Д.).
Особливості оформлення посвідчення про відрядження
Загальні правила. Посвідчення про відрядження підтверджує факт і час перебування працівника у місці відрядження.
Ці правила поширюються і на дистанційних працівників.
Посвідчення про відрядження при одноденної відрядженні
Немає відмітки про прибуття та вибуття. Якщо працівник не має можливості проставити позначки про момент приїзду в місце відрядження і від'їзду з нього, факт перебування у відрядженні можна підтвердити іншими документами. В тому числі:
- наказ (розпорядження) про направлення працівника у відрядження;
- службове завдання для направлення у відрядження і звіт про його виконання;
- проїзні документи, в яких зазначено дати прибуття в місце відрядження і вибуття з нього;
- рахунок готелю, який підтверджує період проживання в місці відрядження.
Чи потрібна оригінальна особистий підпис працівника на відрядження документах
У ряді документів на відрядження необхідна особиста підпис працівника. Наприклад, в наказі про направлення у відрядження, службовому завданні.
Особливий документообіг. Для обміну документами між дистанційним працівником і роботодавцем передбачено електронний документообіг з посиленими кваліфікованими електронними підписами (УКЕП) обох сторін. Це слід:
Компанія зобов'язана направити працівникові поштою тільки два документа в паперовому вигляді:
- трудовий договір (ч. 2 ст. 312.2 ТК РФ);
- копію наказу про розірвання трудового договору (ч. 2 ст. 312.5 ТК РФ).
Де отримати УКЕП. Посилену кваліфіковану електронний підпис можна отримати в засвідчують центрах, які акредитовані державою (ст. 13 Закону № 63-ФЗ).
Перелік засвідчувальних центрів наведено на сайті Мінкомзв'язку Росії в розділі «Акредитація засвідчувальних центрів».
Компенсація витрат на відрядження
Працівникові, направленому у службове відрядження, компанія зобов'язана відшкодувати (ч. 1 ст. 168 ТК РФ):
Порядок і розміри відшкодування витрат на відрядження встановлюються в колективному договорі або локальному нормативному акті організації (ч. 2 ст. 168 ТК РФ).
При цьому роботодавець має право передбачити диференційований підхід до відшкодування витрат на відрядження.
Як видати аванс відрядженому дистанційного працівнику
ПДФО та страхові внески
ПДФО. Від нарахування ПДФО звільнені всі види встановлених чинним законодавством компенсаційних виплат, у тому числі пов'язаних з виконанням платником податків трудових обов'язків (включаючи відшкодування витрат на відрядження). Це передбачено в пункті 3 статті 217 Податкового кодексу.
Страхові внески. Компенсація витрат на відрядження в межах норм не обкладається страховими внесками. Підстава:
Податок на прибуток
Коли і як дистанційного працівнику відзвітувати після відрядження
Направити авансовий звіт і звіт про виконану роботу дистанційний працівник може в електронному вигляді (ч. 5 ст. 312.1 ТК РФ). А ось оригінали документів, що підтверджують витрати у відрядженні, співробітнику слід направити роботодавцю поштою рекомендованим листом з повідомленням.
ТОВ «Морський бриз» (м Орел) уклало трудовий договір про дистанційну роботі з І.І. Вітровим, які проживають в Тюмені.
У Положенні про відрядження ТОВ «Морський бриз» зазначено, що добові за кожен день перебування у відрядженні на території Росії виплачуються в розмірі 700 руб.
Перед відрядженням працівнику було перераховано аванс на банківську карту в сумі 45 000 руб.
У відрядженні працівник витратив:
- на авіаквитки - 10 095,56 руб. (В тому числі ПДВ - 1540 руб.);
- на оплату проживання в готелі 25 304,45 руб. (В тому числі ПДВ - 3860 руб.)
Невитрачені кошти працівник повернув на розрахунковий рахунок організації.
Як відобразити в бухгалтерському обліку організації витрати на відрядження при направленні дистанційного працівника в службове відрядження?
Бухгалтер ТОВ «Морський бриз» зробив такі записи в бухгалтерському обліку:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 51
- 45 000 руб. - перерахований аванс працівникові перед направленням у відрядження;
ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 71
- 7000 руб. (700 руб. × 10 дн.) - враховані в складі витрат добові за 10 днів відрядження;
ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 71
- 30 000,01 руб. [(10 095,56 руб. - 1540 руб.) + (25 304,45 руб. - 3860 руб.)] - враховані в складі витрат витрати на купівлю авіаквитків і оплату проживання в готелі за вирахуванням ПДВ;
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71
- 5400 руб. (1540 руб. + 3860 руб.) - відбитий «вхідний» ПДВ;
ДЕБЕТ 68 субрахунок «Розрахунки по ПДВ» КРЕДИТ 19
- 5400 руб. - Прийнятий до відрахування «вхідний» ПДВ;
ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 71
- 2599,99 руб. [45 000 руб. - (7000 руб. + 30 000,01 руб. + 5400 руб.)] - перерахований працівником невикористаний залишок.
Витрати на відрядження можна врахувати при розрахунку податку на прибуток (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).