З метою забезпечення схоронності документів, строки зберігання яких не закінчилися, в освітньому закладі необхідно створити архів.
Які документи поміщати на архівне зберігання?
По-перше, ті документи освітньої організації, за якими здійснене виконання, по-друге, ці документи не потрібні для повсякденної діяльності, по-третє, дані документи можуть знадобитися в майбутньому (наприклад, їх можуть запросити контролюючі органи).
Що потрібно зробити, якщо прийнято рішення про створення архіву?
По-перше, потрібно прийняти локальний акт, в якому визначити порядок передачі документів до архіву освітньої організації та правила зберігання документів. По-друге, необхідно підготувати приміщення, в якому ризик випадкового пошкодження документів був би мінімальний (відсутність вікон, не останній поверх, максимальна віддаленість від систем каналізації та водопостачання, невисокі температура і вологість, наявність вогнегасників, протипожежні двері).
Вибираючи приміщення, потрібно враховувати, що деякі документи будуть зберігатися кілька десятків років (наприклад, документи з особового складу), тому їх потрібно захистити від грибка (цвілі), тобто необхідна примусова вентиляція (кондиціонер) і систематична прибирання.
Що вказати в Положенні про архівний зберіганні документів?
1) порядок проведення експертизи документів (цінність і актуальність, критерії оцінки, відповідальні, періодичність проведення, визначення термінів зберігання);
2) порядок прийому на зберігання документів;
3) порядок знищення документів, строки зберігання яких закінчилися.
У локальному акті бажано вказати терміни проведення операцій з документами (наприклад, експертиза документів - останній тиждень кварталу).
Крім того, в Положенні необхідно враховувати, що частина документів може створюватися в електронній формі - для таких документів потрібно передбачити свої правила зберігання та знищення.
Як класифікувати документи, що зберігаються в архіві освітнього закладу? Оптимальний варіант - за терміном зберігання:
- документи з терміном зберігання 10 років і менше;
- документи з терміном зберігання більше 10 років і з постійним терміном зберігання.
Розділити документи необхідно для того, щоб випадково не знищити документ з постійним терміном зберігання.
Так, більшість договорів (державних (муніципальних) контрактів) повинні зберігатися не менше п'яти років після закінчення терміну дії (наприклад, договір на поставку товарів; договори матеріальної відповідальності; договори оренди транспорту і послуг перевезення; договір про медичне обслуговування (зокрема, про проведення медогляду працівників) та інші договори возмездного надання послуг). Однак деякі договори мають постійний термін зберігання - це в основному договори, спрямовані на відчуження майна (наприклад, бюджетне освітня установа з дозволу засновника продає автобус).
Де зберігати документи?
Найкращий варіант - металеві стелажі з дверима (бажано, щоб двері закривалися на ключ). Якщо велика потреба в систематизації документів, то для зберігання можна використовувати шафи з висувними ящиками.
Інші статті по темі
Навігація по публікаціям
Здрастуйте, Олександре! Зовсім недавно на нашу електронку стали надходити Ваші листи, але вони дуже допомагають у роботі. Багато нового і корисного. Велике дякую.
Олександр! Добрий день.
Велике спасибі Вам за допомогу як дитячим садам, так і школам.
Надалі будемо співпрацювати.
Ще раз дякую.