Куди ж подівся договір з синьою папки, що стоїть на верхній полиці в правому куті? »Чи готові посперечатися, що вам не раз доводилося задаватися схожим питанням А все тому, що співробітникам бухгалтерії часто доводиться виконувати функції архіваріусів. Позбавити їх від «документальних» турбот може електронна система зберігання документів.
Реальний рух фінансів і ТМЦ найчастіше відбувається саме на підставі паперових оригіналів, які мають беззаперечну перевагу перед «цифровими» копіями. Проте за статистикою 85 відсотків таких документів згодом скануються, щоб інформація не загубилася, а електронні, навпаки, роздруковуються. Через те, що документи зберігаються в різних формах і, як наслідок, в різних місцях, виникає проблема «подвійності» архіву документів. В принципі нічого страшного в цьому немає, але тільки в ті періоди, коли документи «припадають пилом» на полицях і покояться в електронних папках. Справжня карусель починається при здачі звітності при камеральних і виїзних перевірках, реструктуризації компанії і інших значних подіях. Бухгалтерам деколи потрібно розшити комплект паперів, зробити ксерокопію, заново зброшурувати. При цьому у кожного підрозділу, як правило, своє сховище документів. У підсумку, щоб отримати необхідну «первинку», що стосується одного договору або проекту, необхідно звертатися до різних систем і їх архівів.
Погодьтеся, набагато зручніше, коли всі документи зберігаються в єдиному архіві. Існує спеціальне програмне забезпечення яке дозволяє утримувати все бухгалтерські документи в одному місці. При цьому кожен уповноважений співробітник може мати до нього доступ і швидко знайти потрібний екземпляр як в електронному вигляді, так і роздрукувати його паперовий варіант з усіма підписами та печатками.
Правда, відразу варто зауважити, що такий продукт в першу чергу підходить великим компаніям або організаціям, які мають кілька віддалених підрозділів. Логічно, що для фірм, що складаються з декількох чоловік, досить «по-старому» сканувати документи і зберігати їх на загальнодоступному сервері.
успішний досвід
Як же на ділі працює електронний архів? В ході заходу експерти поділилися своїм досвідом впровадження даної системи зберігання. Так, Наталія Журба, менеджер з маркетингу, змалювала проблеми, з якими стикалася компанія до того, як з'явилося єдине сховище документів, і повідала також, що змінилося після впровадження нової системи.
Це територіально розкидана компанія, що має багато філій і дочірніх підприємств. У віддалених бізнес-одиницях щодня формуються сотні документів, які реєструються в системі бухгалтерського обліку. Після закінчення кожного звітного місяця первинні облікові документи, які стосуються відповідних журналів операцій, підбираються в хронологічному порядку і брошуруються.
Компанія велика, а тому досить часто виникає необхідність зібрати папери з віддалених філій, зробити добірку документів для податкової інспекції чи сформувати комплект по якомусь одному проекту. При цьому бухгалтерії доводиться «розшити» папку з «первинкою», зробити ксерокопію потрібного примірника, а потім повернути його на місце і заново зброшурувати. Робота досить трудомістка, оскільки часто виявляються помилки в оформленні: одні екземпляри доводиться переробляти, інші зовсім не знаходяться через те, що менеджери або керівники проектів вчасно не донесли їх до бухгалтерії.
При цьому, наприклад, за запитом інспекції компанія зобов'язана підготувати необхідні документи протягом десяти днів. Як встигнути сформувати підбірку для перевірки і запевнити кожен екземпляр за такий короткий термін? Тут пригадується ситуація, яка сталася з ВАТ «Дальсвязь», коли організації необхідно було представити для перевірки 14 мільйонів документв за п'ять днів (на момент дії колишніх норм НК РФ).
Вкластися у встановлені терміни досить складно, особливо якщо врахувати, що у компанії великі обсяги реалізації і складна система управління. А адже готувати документи доводиться не тільки під час камеральних і виїзних перевірок, а й для відшкодування ПДВ або залучення кредитної лінії в банку
Тому керівництво компанії прийняло рішення про впровадження системи єдиного електронного архіву первинної бухгалтерської документації.
Розберемося, як була збудована робота з новою системою. В першу чергу документи вносяться в єдину базу - вони оцифровуються (скануються). Теоретично організація введення документів в систему може бути як централізованої (в канцелярії, в загальному відділі, створюється реєстраційний ділянку), так і розподіленої по підрозділах (співробітники, що працюють з вхідними / вихідними документами - керівник проекту, бухгалтер, працівник складу, юрист і т. д. самостійно сканують поточні документи і обробляють їх).
Оскільки в компанії має місце географічно розрізнена структура підрозділів, то використовують другий варіант - розподілену систему введення документів. Сканування «первинки» відбувається на складах, терміналах і т. Д. Тобто відразу на місцях. Потім образи документів перевіряє відповідальний бухгалтер і завантажує їх в єдиний електронний архів. В результаті відбувається консолідація документів центрального офісу та всіх територіально розподілених філій в одному місці.
Нове рішення дозволило структурувати документопоток в рамках холдингу і забезпечити співробітникам оперативний доступ до оригіналів документів і швидке формування необхідних добірок.
Що стосується «первинки», то за допомогою сучасного електронного рішення, наприклад, вдалося звести до мінімуму можливості відмови в наданні податкового вирахування з ПДВ через відсутність первинного облікового документа, так як знайти вчасно потрібний рахунок-фактуру тепер швидше і простіше. В електронному архіві зберігається так звана «історія» - крім «працюють» документів, в базі знаходяться і помилкові документи, внесені зміни, правки, помітки та т. Д.
Ручна праця бухгалтерів мінімальний - не треба розшивати, ксерокопіювати, відволікати співробітників інших підрозділів і залучати сторонніх людей. Досить просто сформувати в електронному архіві добірку документів по заданому критерію і роздрукувати образи.
Від приватного - до загального
Хотілося б відзначити, що керівництво компаній часто з розумінням ставиться до створення спеціальних систем і архівів, які полегшували б роботу з документами, тому намагається по можливості автоматизувати деякі процеси. Однак, як правило, кожна впроваджена система передбачає свій архів - як електронний, так і паперовий. Виходить, що у кожного підрозділу індивідуальне сховище. У підсумку, щоб отримати документи, що стосуються одного договору або проекту, необхідно звертатися до різних систем і їх архівів. Звідси з'явився термін - «клаптева» автоматизація. Такі різнорідні системи потім доводиться якось пов'язувати між собою, а це не завжди вдається. Виходить, що «цифрове» рішення, яке покликане спростити роботу співробітників, є, але реального полегшення не приносить.
Впровадження єдиного електронного архіву - процес, звичайно, трудомісткий і займе певний час. Однак він допоможе вибудувати ефективний документообіг і полегшити задачу підбору документів за заданими критеріями.
Дарина Сахарова, експерт журналу "Розрахунок"