Вибір оптимальної системи документообігу для холдингу - завдання не з простих. Розглянемо переваги і недоліки варіантів інформаційних систем і різні способи реалізації процесів документообігу холдингових структур, щоб кожна компанія змогла визначити найбільш підходящий для неї варіант
Як організувати холдинговий документообіг
А.А. Кузнєцова,
керівник з розвитку
напрямку документальних систем,
компанія NAUMEN
В наш час, коли процеси злиттів і поглинань особливо поширені і постійно утворюються нові холдинги, питання організації документообігу всередині холдингу турбує багатьох керівників. У цій статті ми висвітлимо питання постановки цілей і способів їх досягнення для вибору оптимальної системи документообігу, розглянемо переваги і недоліки варіантів інформаційних систем і різні способи реалізації процесів документообігу холдингових структур, щоб кожна компанія змогла визначити найбільш підходящий для неї варіант.
Для початку визначимося з термінами: що будемо розуміти під холдингом. Хо2лдінг (від англ. Holding - «володіння») - сукупність материнської компанії та контрольованих нею дочірніх компаній. У контексті нашої теми - організація холдингового документообігу - не так важливо, чи пов'язані всі підприємства холдингу в єдиний виробничий процес (інтегрований холдинг) або кожне підприємство веде власний незалежний бізнес (конгломератний холдинг). В першу чергу нам важливо, що головна компанія холдингу контролює свої дочірні підприємства, а дочірні підприємства, в свою чергу, можуть взаємодіяти як з головною компанією, так і між собою.
Цілі оптимізації документообігу та способи їх досягнення
Отже, ми маємо групу компаній, пов'язаних фінансовими інтересами спільних власників. Давайте послідовно проаналізуємо мети цих компаній, способи їх досягнення, плюси і мінуси кожного способу і оптимально можливі результати. На етапі постановки мети можуть бути задіяні такі суб'єкти:
● керівництво холдингу / керуючої компанії холдингу (рада директорів);
● керівництво дочірніх підприємств холдингу;
● співробітники, відповідальні за діловодство на всіх підприємствах холдингу;
● рядові співробітники-виконавці.
Для ради директорів на першому місці - забезпечення максимальної ефективності роботи всього холдингу в цілому, спрямованої на отримання прибутку.
Для керівництва дочірніх компаній холдингу важливо вчасно дізнаватися коло завдань, що надходять від головної компанії. Можливість відстежувати хід виконання процесів, в яких задіяно відразу кілька компаній холдингу, також необхідна. Завдяки цій можливості менеджмент дочірньої компанії краще розуміє своє коло завдань, а також може оперативно вирішувати перехресні питання з керівниками інших підприємств холдингу.
Крім забезпечення спільних процесів, для керівника важливо налагодити процеси у власній організації, вибудувати ланцюжок виконання для отримання швидкого і якісного результату.
Для співробітників, відповідальних за діловодство, важлива наявність інформаційної системи, що дозволяє, з одного боку, реалізувати в електронному вигляді норми діловодства, з іншого - надати інструменти для швидкого пошуку документів, зручної роботи з ними, а також ефективного контролю виконавської дисципліни.
Для діловодів, які працюють в одній з компаній холдингу, не настільки важливий єдиний холдинговий процес, для них важливо, щоб виконувалися встановлені на їхньому підприємстві норми. Вони завжди повинні мати під рукою шаблони документів, номенклатуру справ, звіти і т. Д.
Рядовим співробітникам важливо отримувати чітко сформульовані завдання, зі зрозумілими термінами виконання та переліком учасників. При роботі по межхолдінговим процесам співробітникам потрібно бачити кінцевих виконавців за всіма ланцюжках доручень навіть в інших компаніях, щоб можна було швидко визначити відповідальну особу з кожного питання і звернутися до нього безпосередньо.
Вибір інформаційної системи для організації холдингового документообігу
У досягненні поставлених цілей організації холдингового документообігу значну роль відіграє вибір інформаційної системи, найбільш підходящою для підприємства з урахуванням його особливостей. За даними порталу www.doc-online.ru, на сьогоднішній день на російському ринку представлено близько 70 систем електронного документообігу. Про спеціалізованому вирішенні для побудови холдингового документообігу в тій чи іншій мірі заявляють 10% виробників СЕД. Які ж можливі варіанти існують? Спробуємо спочатку розглянути всі доступні варіанти, а далі спробуємо визначити плюси і мінуси кожного.
Одним з найбільш поширених варіантів є застосування СЕД з повною або частковою репликацией даних. При виборі цього варіанту на кожному підприємстві холдингу розгортається свій сервер з системою документообігу. Сервери об'єднані через канали зв'язку, і при зміні даних на одному сервері інформація про зміни має на інші сервери. При використанні режиму повної реплікації дані на всіх серверах ідентичні.
При часткової реплікації можливі варіанти, коли між системами передаються тільки облікові картки документів (РКК), а найбільш ресурсномістка частина даних - файли - зберігаються на сервері-джерелі. У цьому випадку кожне регіональне представництво працює з файлами зі своєї мережі, що не перекачуючи великі обсяги даних з центрального сервера.
Також можливі варіанти, коли всі дані надходять з серверів дочірніх компаній на центральний сервер, а в дочірніх оновлюється тільки інформація, що стосується кожного з них. В результаті на центральному сервері доступна повна база даних по всіх компаніях, а на дочірніх серверах - тільки дані по їх організації. З точки зору технічної реалізації, реплікація може виполнятьсяц засобами системи документообігу або засобами СУБД.
Досить екзотичним є варіант пересилки документів в філії за допомогою електронної пошти. У цьому випадку документи, які необхідно довести до відома / виконання певних осіб у філії, пересилаються в вигляді спеціально сформованого поштового повідомлення, що містить сам документ і кнопки, необхідні для виконання дій по завданню.
Ще одним варіантом організації холдингового документообігу можна вважати варіант застосування єдиної системи для всіх підприємств.
Про наявність такого рішення, з деякими обмеженнями, можуть заявити всі виробники СЕД. В цьому випадку всі підприємства підключаються до єдиної системи і працюють в загальному інформаційному просторі.
Якщо все-таки потрібно варіант з розподіленими системами, то іншим поширеним рішенням буде механізм, при якому на кожному підприємстві розгортається своя СЕД від одного і того ж виробника. При виникненні ситуації, що вимагає передачі даних в СЕД іншого підприємства, між системами відбувається автоматизований обмін повідомленнями, що містять інформацію по документам і завданням у внутрішньому форматі СЕД. При такому варіанті зберігається унікальність процесів внутрішнього документообігу компанії, при цьому забезпечується наскрізне виконання процесів, що охоплюють відразу кілька підприємств.
Залежно від способу реалізації можлива автоматизована передача інформації між СЕД прямо або варіант, коли в передачі інформації бере участь оператор, який здійснює маршрутизацію повідомлень, що надходять з СЕД різних підприємств.
Переваги і недоліки варіантів інформаційних систем
Тепер розглянемо переваги і недоліки кожного з варіантів для того, щоб визначитися, який з них підходить для того чи іншого випадку.
Об'єднання цілей учасників процесу документообігу та можливих варіантів їх реалізації
А тепер спробуємо накласти цілі учасників процесу організації холдингового документообігу на можливі варіанти реалізації і подивимося, які цілі досягаються при тому чи іншому рішенні.
Якщо розглядати досвід нашої компанії, то в рамках різних проектів впровадження нашої системи документообігу Naumen DMS були приклади реалізації як розподіленої схеми (через реплікацію або обмін повідомленнями), так і централізованої єдиної СЕД. В якості основного варіанту для великих холдингів ми пропонуємо рішення, побудоване на обміні повідомленнями в нашому внутрішньому форматі. Для реалізації цієї можливості у нас розроблений спеціалізований веб-сервіс, що дозволяє об'єднати всі підприємства холдингу в єдиний наскрізний процес. У цьому варіанті в повній мірі реалізуються всі цілі різних груп учасників холдингового документообігу. За підсумками реалізації проекту кожне підприємство холдингу отримує незалежну повнофункціональну систему, для співробітників підприємства процеси реалізовані таким чином, що їм не важливо, з ким вони взаємодіють - зі співробітником свого або іншого підприємства. У свою чергу, керівництво холдингу отримує повну картину по виконанню запущених їм процесів.
На закінчення хочеться порекомендувати фахівцям, зайнятим зараз підбором СЕД для організації холдингового документообігу, вибирати рішення строго під свої завдання. У ряді випадків краще віддати перевагу більш простому варіанту, але якщо досягнення кінцевої мети вимагає повної прозорості процесів документообігу в холдингу і високого ступеня залученості співробітників різних підприємств, тоді варто орієнтуватися на більш дороге, повнофункціональним рішенням, що дозволяє зберегти вкладені кошти при зміні масштабу і складності завдань .
думка експерта
І.В. Баранова,
керівник секретаріату холдингової компанії
В даний час багатьох керівників хвилює питання організації документообігу як всередині організації, так і в територіально-розподіленому холдингу. Впровадження СЕД обумовлюється необхідністю впорядкування паперового документообігу і введення єдиних базових бізнес-процесів, а також посилення контролю над витратами і фінансовими потоками на підприємстві. За великим рахунком, з установкою системи електронного документообігу змінюється стиль управління бізнесом. З досвіду останнього місця роботи: в міру розширення сфери діяльності холдингу і особливо з появою філій у нас виникла проблема ефективного обміну фінансовими і організаційними документами (наказами, розпорядженнями, бланками і т. Д.); треба було виключити вплив так званого людського фактора і домогтися, щоб проходження паперів займало мінімальний час. Введення системи електронного документообігу спростило процедури оформлення, погодження, затвердження документації.
Спочатку автоматизація проходила тільки на головному підприємстві холдингу, потім поступово була проведена і в філіях. В результаті СЕД об'єднала документообіг між співробітниками головного офісу і додаткових офісів. В результаті при використанні систем електронного документообігу продуктивність праці персоналу, за підрахунками, збільшилася на 25-30%, витрати на зберігання паперових документів зменшилися майже на 50%. На узгодження документів стало йти набагато менше часу: замість декількох днів - кілька годин.
Так, після запуску системи автоматизації фінансового документообігу час проходження платежів скоротилося до одного дня незалежно від територіальної віддаленості філій холдингу.
думка експерта
М.М. Алхутова,
експерт в сфері ДОП та архівної справи
Анонси майбутніх номерів