Успішний розвиток бізнесу в нашій країні неможливо без обміну досвідом між партнерами і вивчення нових технологій розвитку.
Природно, туди ж можна віднести і стратегії розвитку компаній, і їх бюджетування. Конференція - дуже зручний спосіб об'єднання великої кількості людей для обміну досвідом на будь-якому рівні. Щоб цей захід пройшов успішно, потрібно врахувати ряд нюансів і тоді це стане яскравою подією як для організаторів, так і для відвідувачів такої конференції.
Дата проведення. Погоджувати її потрібно в двосторонньому порядку, ретельно враховуючи особливості і традиції загальної кількості людей. Особливо це стосується іноземців, так як їх підвалини можуть разюче відрізнятися від наших.
2. Місце проведення. Приміщення повинно відповідати кількості людей і бути вільним на момент проведення вашого зборів. Зручне місце розташування з хорошим під'їздом і стоянкою для автомобілів має бути також обладнано для таких цілей необхідними меблями, технічними приладами і хорошим освітленням. Бажано, щоб приміщення для недовгих кава-пауз було окремим і розташовувалося неподалік.
Розміщення і харчування гостей. Для іногородніх та іноземців заздалегідь потрібно замовити готель і упевнитися в належних умовах проживання і наявності необхідної кількості місць на дату проведення. Проживання бажано організовувати поруч з місцем проведення. Крім кава-брейків, необхідно провести ланч, обід або вечерю для гостей, якщо конференція затягується на кілька днів. Можливо, знадобиться розробити культурно-розважальну програму або організувати пост-тури або екскурсії для приїжджих.
Перевезення. Основними за значимістю є перевезення від місця прибуття гостей (літаком або поїздом) до місця проживання і проведення конференції. Транспортом можуть служити автомобілі, мікроавтобуси або автобуси. Важливо врахувати те, щоб транспорт був в достатній мірі комфортабельним. Можливо, від вас знадобиться покупка квитків для учасників з інших міст.
Головне пам'ятати, що добре проведена конференція здатна в деяких випадках збільшити річний дохід від вашого бізнесу на 25%, а це є дуже і дуже важливим стимулом для її організації.