Ухваленню групового рішення передує групова дискусія. Вона може виникати спонтанно, розвиватися стихійно або бути організованою. Ініціатором обговорення може стати керівник, який здійснює, координує та спрямовує процес. Як організувати і провести дискусію? Методи організації обговорення різноманітні. Залежно від цілей, завдань і ресурсів керівник вибирає спосіб проведення обговорення. Якщо ви вирішили організувати дискусію, зверніть увагу на ці рекомендації.
активний обмін думками між учасниками;
розгляд проблеми з різних позицій;
пошук нового рішення, думки, способу дій і т.д.
Як організувати і провести групову дискусію?
Якщо ви вирішили організувати дискусію, зверніть свою увагу на наступні рекомендації.
На підготовчому етапі:
1. Подбайте про просторі. в якому буде проходити дискусія. Це повинно бути досить просторе приміщення, що дозволяє учасникам розташуватися так, щоб бачити один одного. Найбільш придатними для організації дискусії формами розміщення меблів є «буква П», «прямокутник», «коло», «дискусійний клуб». У перших двох формах дещо ускладнений контакт між учасниками, які сидять на одній лінії. Остання форма може використовуватися, якщо керівник планує організувати роботу в підгрупах. Якщо кількість учасників буде більше 15, рекомендується використовувати саме цей варіант роботи.
«Прийом акваріума» передбачає утворення учасниками внутрішнього і зовнішнього кіл. Якщо хтось не хоче брати участь в обговоренні, не готовий, погано себе почуває і т.д. йому пропонується зайняти місце в зовнішньому колі і просто поспостерігати за процесом. Активна робота ведеться у внутрішньому колі - в акваріумі. Звідси і назва цього прийому розміщення учасників.
Добре, якщо в приміщенні є демонстраційна дошка, на якій можна вивісити плакати, графіки, а також фіксувати проміжні результати обговорення і висунуті пропозиції. Для цього можна використовувати великі аркуші паперу і маркери. Доручіть одному зі співробітників роль реєстратора.
Якщо співробітникам в процесі обговорення належить робити записи, запропонуйте їм розташуватися за столами. Але пам'ятайте, що меблі можуть створювати відчуття бар'єрів між учасниками дискусії. Відсутність же столів може викликати зворотний ефект і стати джерелом почуття незахищеності, відкритості, дискомфорту.
Бажано, щоб меблі була зручною, а загальний інтер'єр досить гармонійним. Учасники обговорення повинні відчувати себе в ньому комфортно і фізично і психологічно.
Плануючи розміщення учасників, постарайтеся врахувати ступінь їх активності, структуру неформальних відносин в групі і т.д.
3. Визначте тему дискусії. сформулюйте цілі. підготуйте питання або затвердження для спільного обговорення. Тема повинна бути цікавою і актуальною для учасників дискусії. Якщо ви хочете зібрати інформацію, дізнатися думки співробітників, їх аргументи, визначте її досить широко. Вузька формулювання теми потрібно в тому випадку, якщо підсумком дискусії має стати прийняття рішення з конкретного питання.
Метою дискусії може бути:
з'ясування думок з приводу того чи іншого питання;
аналіз проблемної ситуації;
пошук нового варіанту рішення;
4. Визначте стратегію ведення дискусії. Найскладнішою в реалізації є стратегія вільного ведення дискусії, коли ведучий не має чіткого плану роботи і виявляє пасивність в управлінні процесом обговорення. Його головне завдання - визначити тему дискусії і стимулювати комунікацію.
Стратегія програмованого ведення дискусії вимагає ретельного опрацювання плану роботи, підготовки переліку питань, жорсткості і директивности ведучого в управлінні процесом обговорення.
Компромісний варіант вимагає гнучкості в управлінні групою, суміщення директивного і пасивного стилів ведення обговорення. Тут важливого значення набуває вміння ведучого розуміти динаміку групової роботи, чуйно реагувати на зміни і бути готовим на час віддати право ведення дискусії іншим учасникам.
На етапі проведення дискусії:
1. Будь ласка, повідомте членам групи тему і мета дискусії. Розкрийте актуальність заявлених питань, постарайтеся зацікавити всіх учасників. Переконайтеся, що тема і мета розуміється всіма однаково.
2. При необхідності розподіліть ролі між учасниками: реєстратор, координатор, спостерігач, експерт, критик і ін.
3. Визначте норми роботи в групі. Отримайте згоду від членів групи щодо їх дотримання.
Нормами роботи в групі можуть стати наступні правила:
не перебивати і вислуховувати виступаючих до кінця;
чітко аргументувати свою позицію;
не переходити в обговоренні на особистості;
активно брати участь в обговоренні кожного члена групи;
довіру і відкритість; та інші.
5. Поставте перед учасниками питання для обговорення. Це основний засіб організації змістовного етапу роботи. Питання повинні бути дискусійними, грати роль «іскри», що розпалює дискусію і провокує співробітників висловлюватися.
6. Слідкуйте за суворим дотриманням прийнятих групою норм, регламенту, інакше обговорення може затягнутися, перейти в порожню балаканину з приводу і без оного:
Особливу увагу приділіть сором'язливим і пасивним учасникам дискусії. Попросіть висловитися всіх, наприклад, по колу. Наполягайте на тому, що для вас важлива думка кожного.
Тактовно переривайте учасників, що відхиляються від теми. Використовуючи питання, направляйте їх на обговорення проблеми.
Якщо виступ затягується, зверніть увагу людини на регламент, попросіть зупинитися тільки на ключових ідеях, підвести підсумок і завершити свій виступ.
Задавайте уточнюючі, що провокують, навідні і інші питання.
Якщо в процесі обговорення виникла пауза, постарайтеся терпляче перечекати деякий час. Такі перерви в обговоренні стимулюють активність учасників і часто набагато корисніші, ніж постійні заклики ведучого бути активними.
Слідкуйте за тим, щоб розбіжність точок зору не перетворилося в конфлікт між учасниками, не перейшло на особистості.
7. Підведіть проміжні підсумки обговорення.
На заключному етапі:
1. Підведіть підсумки дискусії. Запропонуйте виступити учасникам, спостерігачам, експертам.
2. Подякуйте співробітників за участь в дискусії.
Методи організації дискусії різноманітні. Залежно від цілей і завдань, а також просторово-часових і грошових ресурсів керівник вибирає спосіб проведення обговорення.
Борис Майстрів,
кандидат психологічних наук, керівник програми Інституту професійного зростання, експерт Інституту Відкритого суспільства.