Метод або система організації підтримки може як сприяти операціях, так і перешкоджати їм.
Немає системи супроводу. Немає підтримки!
Якщо Ви хочете укладати угоди, у Вас повинен бути організований метод ілісістема супроводу.
Існують різні типи систем супроводу клієнтів. Виберіть ту з них, яка відповідає Вам, Вашій увазі діяльності, розміру та складності угоди і яку Ви зможете використовувати без «натяжок».
3. Сканер візитних карток. Забудьте про зберігання стопок візитних карток - це старо, до того ж займає багато місця на робочому столі або в шафі. Купіть собі сканер візитних карток. Коштує він всього близько 700 гривень і, з огляду на економію часу і простору, цілком виправдовує свою ціну. Сканер робить за Вас всю роботу з введення даних. Ви просто вставляєте в нього візитку, а він копіює її зображення разом з усією міститься на картці інформацією в Вашу особисту базу даних. Копіюються і зображення, і кольору, і дані, так що зберігати оригінал необов'язково. Вся інформація міститься в файл і зберігається на Вашому комп'ютері.
4. Візитниця. Використовується для зберігання відносно невеликої кількості карток. Візитниця корисна, особливо в тому випадку, коли перед укладенням угоди Вам потрібно багато раз зустрітися з клієнтом. Такою системою користуються багато людей, що ведуть конторську роботу. Причини цього залишаються для мене загадкою.
5. Щоденник. Хороший тим, що зазвичай завжди знаходиться під рукою, так що Ви завжди можете зробити замітки і відзначити дату зустрічі. Щоденник або календар - обов'язкове доповнення будь-якої системи, однак і він поступово поступається місцем комп'ютера. Якщо Ви ще не на «ти» з обчислювальною технікою, то краще швидше надолужуйте це упущення.
6. Жовті самоклеючі листки. Невдалий варіант. Листочки губляться, постійно переписуються, взявши не той блокнот, Ви впадаєте в паніку.
7. Листи паперу. Гарантують Вам непрезентабельний вигляд, втрату клієнтів і в кінцевому підсумку зміну професії.
Поради щодо підвищення продуктивності.
• Заведіть в офісі спеціальні бланки формату А4 і користуйтеся ними замість звичайних блокнотів. Напишіть на бланках основні питання і залиште достатньо місця для записів, щоб знати, який тип супроводу потрібно або був наданий і коли. Навіть якщо Ви користуєтеся іншою системою, спеціальні бланки в потрібний момент забезпечують Вас необхідною інформацією.
• Обновляйте будь-яку інформацію в момент її одержання або виникнення.
• Раз на тиждень робіть копії всіх паперових та електронних документів. Зберігайте копії на випадок втрати оригіналів.
Відстеження - критична частина процесу супроводу. Зберігаючи всю інформацію в комп'ютері, Ви звільняєте свій розум для творчості. Це один із секретів ефективної торгівлі.