Багато користувачів Microsoft Office використовують в повсякденній роботі таблиці. При цьому деякі в процесі складання певних документів за краще не відкривати відразу кілька програм, а відразу робити таблиці безпосередньо в програмі Word. Однак після того, як буде потрібно використання будь-яких додаткових функцій, доступних тільки в програмі Excel, можуть виникнути деякі складності, так як не всі вміють правильно переносити таблиці між цими утилітами.
Якщо потрібно перемістити інформацію з таблиці в програмі Microsoft Word в Excel, зовсім не обов'язково повністю переписувати ці дані повторно, а просто перекопіювати потрібну інформацію. В процесі копіювання даних інформація, яка зберігається в кожній окремій клітинці, буде розміщуватися в окремій клітинці і в програмі Excel, після чого ви зможете здійснювати вже додаткове форматування і внесення будь-яких коригувань.
При цьому відразу варто сказати про те, що після вставки даних іноді потрібно провести в них невелику чистку для того, щоб отримати можливість використання спеціальних функцій обчислення в програмі Excel. Таким чином, наприклад, осередки можуть зберігати в собі непотрібні пропуски, числа можуть вставлятися у вигляді тексту замість числових значень, які можуть бути використані в процесі виконання певних обчислень, або ж дати можуть некоректно відображатися.
Щоб скопіювати таблицю з однієї програму в іншу, потрібно виконати простий перелік процедур:
- Виділіть в документі Word всі стовпці і рядки тієї таблиці, яка буде копіюватися в нову програму.
- Натисніть комбінацію Ctrl + С. щоб зберегти таблицю в буфері обміну.
- У програмі Excel виділіть найлівішу осередок в верхньому ряду. При цьому перед тим, як вставляти туди таблицю, обов'язково переконайтеся в тому, що дана область є марною. Дані з елементів таблиці, створеної в програмі Word, повністю замінять ті дані, які на даний момент будуть присутні в осередках. У разі необхідності перед проведенням копіювання рекомендується подивитися таблицю в Word, щоб перевірити її розміри.
- Подивіться в меню Головна. після чого клікніть на Буфер обміну і виберіть пункт Вставити. Варто зазначити, що для простоти можна використовувати також просту комбінацію клавіш Ctrl + V.
- Для того, щоб виправити початкове форматування, клікніть на Параметри вставки біля вставленої таблиці, після чого клікніть на Використовувати формати кінцевих осередків. якщо ви хочете далі працювати з форматуванням Excel, або ж вибирайте пункт Зберегти вихідне форматування. щоб залишити таблицю такої, як є.
Як говорилося вище, Excel вставити комірки з програми Word в кожну окрему клітинку. Після вставки таблиці можна буде розподіляти дані за додатковими осередкам за допомогою команди Текст за стовпцями.
Можливі проблеми та їх вирішення
Деякі складнощі у користувачів виникають в тому випадку, коли для створення таблиці витрачалося трохи часу або вона взагалі була скопійована в Word з якогось іншого джерела, внаслідок чого при спробі її перенесення в Excel починають з'являтися всілякі зайві символи, комірки або рядки. Іншими словами, в програмі Word таблиця може містити в собі велику кількість «сміття», який виявляється там внаслідок неправильного заповнення таблиць різною інформацією або ж некоректного перенесення в процесі копіювання даних з будь-яких інших додатків.
Найчастіше трапляється так, що деформація таблиці відбувається через різних знаків кінця абзацу, які у великій кількості намагаються вміститися в одній комірці. Часто це відбувається з тієї причини, що користувачі натискають клавішу Enter просто для переходу на наступну сходинку, а не для створення додаткового абзацу.
Як позбутися від зайвих знаків?
Насправді немає нічого складного в тому, щоб видалити всілякі зайві знаки. Звичайно, якщо виконувати всі процедури вручну, то це може зайняти досить багато часу, тому в Word передбачається спеціальний інструмент, який значно спрощує і прискорює цю процедуру:
- Виділяємо повністю таблицю для того, щоб Word працював тільки з її даними.
- Включаємо вкладку Головна і звертаємо увагу на розділ Редагування.
- Активуємо інструмент Замінити (можна використовувати комбінацію гарячих клавіш Ctrl + H). Варто відзначити, що також можна перейти на цю функцію, спочатку натиснувши на Сторінка в нижній лівій частині екрана, і вже у спливаючому меню вибравши пункт Замінити.
- Натискаємо кнопку Більше >>, після чого в області Замінити натискаємо на кнопку Спеціальний. щоб вибрати декілька спеціальних символів для заміни.
- Після цього відкривається вікно, в якому буде присутній повний список спеціальних символів. Тут вам потрібно буде вибрати Знак абзацу (він йде першим за списком), після чого в полі Знайти буде встановлено його умовне позначення у вигляді «^ p».
- Тепер в полі Замінити просто ставте пробіл. Якщо абзаци будуть знаходитися в порожній клітинці, то в такому випадку поле залишиться повністю порожнім, що призведе до того, що вказаний символ буде замінений на звичайний пробіл, тобто буде просто знищений.
- Тиснемо на кнопку Замінити все. після чого почнеться процедура видалення спеціальних знаків у всій таблиці. В основному на виконання цієї процедури програмі потрібно всього кілька секунд, після чого користувачеві надається невелике віконце, в якому буде написано про завершення процедури і кількості проведених замін.
Тепер можна закривати вікно заміни і спокійно копіювати таблицю в Microsoft Excel. Таким чином, ви повністю позбудетеся від будь-яких сторонніх символів і зможете нормально працювати з таблицею після її перенесення в нову програму.