Ми всі живемо в божевільному ритмі - робота, сім'я, навчання, проблеми, діти. Як все встигнути? Як примудритися добре виконувати свою роботу, вчасно йти з неї і знаходити час на спілкування з сім'єю і друзями? Ці та інші питання кореспондент ІА «Клерк.Ру» Лев Мишкін поставив Глібу Архангельському, основоположнику російського тайм-менеджменту, генеральному директору ТОВ «Організація Часу».
Гліб, багато офісних співробітники змушені затримуватися після закінчення робочого дня - не встигають виконати свою роботу. З чим це зазвичай пов'язане - з великим навантаженням або неорганізованістю?
Загальної відповіді тут немає: іноді це дійсно великий обсяг роботи, іноді - особиста неорганізованість, а найчастіше - те й інше разом. Наша практика, досвід роботи з сотнями компаній середнього бізнесу і найбільшими корпораціями, показує, що практично у кожного менеджера і фахівця є резерв мінімум від двох годин в день, а часто і більше. Це не тому, що людина «поганий», або «неправильний», а тому, що є більш ефективні, грамотні прийоми роботи і організації, які потрібно знати.
Як будувати свій робочий день, щоб ефективно працювати?
Другий прийом - жорстко-гнучкий алгоритм планування дня. Якщо навіть людина веде щоденник, як правило, він використовується просто як записна книжка. У кращому випадку завдання прив'язуються до сьогоднішнього дня, але записуються в абсолютно довільному порядку.
Цей алгоритм дозволяє збалансувати визначеність, передбачуваність (якщо ви дали зобов'язання бути в стільки-то - це повинно бути заплановано жорстко), і гнучкість, можливість реагувати на несподівано надходять завдання. Оскільки в план дня закладаються резерви, завжди знайдеться час на відпрацювання цих несподіванок.
Третій прийом - грамотний відпочинок. Раз в 1-1,5 години потрібно робити перерву на 5-10 хвилин, причому витрачати цей час не на бродіння в інтернеті, а на максимально рухливу паузу - вийти з офісу, краще на вулицю, порухатися, подихати повітрям, повністю відволіктися від робочих питань. Витрати часу невеликі,
Кажуть, що якщо людина має чітку схема роботи, то він менше втомлюється. Чи так це?
Абсолютно вірно. Якщо дня не розпатланий на дрібні клаптики, окремі листи, мейли, забігання колег і до колег; якщо є виразний ритм, певні результати у кожної ділянки дня, то втоми буде набагато менше, а результатів - більше.
А як бути творчим працівникам? Вони ж не можуть працювати за схемою, як, припустимо, бухгалтери або секретарі.
«Творчість» в менеджменті - абсолютна ілюзія, яку приписують собі деякі офісні працівники, щоб не займатися плануванням. Ми вивчали біографії сотень великих по-справжньому творчих людей (композиторів, художників, полководців, письменників) - як правило, це абсолютно жорстка самодисципліна, режим дня, відстеження кількості зробленого. По-справжньому творча робота - це не мляве очікування «музи», а цілком організовані кроки в потрібну сторону.
На що в основному витрачається час офісного працівника (крім виконання безпосередніх обов'язків)? Як йому уникнути марної трати часу?
У тайм-менеджменті є таке поняття - «поглиначі часу». Це і власні відволікання, і відволікання з боку колег, і неволодіння ефективними техніками роботи (сліпий печаткою, просунутими функціями офісних програмних продуктів, і т.п.). Є різні техніки боротьби з поглиначами, які ми вивчаємо на тренінгах. Одна з них - протягом 1-2 тижнів провести хронометраж (суцільний облік, з точністю до 5-10 хвилин). Реальна картина часу відразу стане очевидна.
Особистий тайм-менеджмент - це, звичайно, здорово, але як налагодити управління, управлінський облік, щоб економити час в масштабі компанії?
Тут є два основні підходи: «зверху», від систем, і «знизу», від людей. Підхід «згори» - це управління проектами, TQM, регулярний менеджмент, і т.д. Таких технологій, які оптимізують в тому числі і часовий ресурс компанії, безліч, і до тайм-менеджменту вони не відносяться.
Тайм-менеджмент з'являється при роботі «знизу», від людей. Коли людина спочатку зацікавлюється в ефективному управлінні своїми особистими ресурсом часу. Адже хоча цей час і «продано» роботодавцю, але це як і раніше непоправний ресурс життя людини. Після цього в співробітника компанії досить швидко пробуджується розуміння, що його найцінніший і непоправний ресурс безповоротно витрачається через навколишнього безладу - відсутності посадових інструкцій, нормального корпоративного планування, і т.п. Ми називаємо це «тайм-менеджерської бацилою» - коли тема особистого часу, «заражаючи» людей, поширюється на все навколишнє, і «прищеплює» корпоративну культуру компанії почуття ефективності, прагнення постійно розвивати і вдосконалювати діяльність.
Два ці підходи, природно, взаємодоповнюючі. Причому «обацілліваніе» співробітників компанії темою особистого часу дуже корисно як «розпушення грунту» перед заходами щодо налагодження порядку «зверху». Зрозумівши і відчувши на собі значення організації і планування, людина набагато спокійніше і конструктивно сприймає новації в цій області, які виходять від керівництва. Тепер для нього впровадження управління проектами, або корпоративної інформаційної системи, або системи менеджменту якості - не "примха начальства», а цілком зрозумілий і природний крок розвитку.
Сьогодні ви і ваша компанія - визнані гуру російського тайм-менеджменту, серед ваших клієнтів чимало великих російських компаній. А як все починалося, коли вам вперше прийшла ідея економити час?
У студентські роки мені розповіли про книгу Граніна «Це дивне життя». У ній розповідається про біологію Любіщева, який розробив власну систему обліку часу, планував роботу, вів хронометраж виконаного і встигав набагато більше, ніж оточуючі. Книга мене потрясла, і я став застосовувати методи Любіщева для себе - ставив мети, складав плани, малював графіки. Приблизно через рік, коли я вже працював у банку, дізнавшись про мої уподобання вважати час, мені доручили вести проект - дослідження робочого часу. Потім в тому ж банку я став займатися стратегічним плануванням. У якийсь момент зрозумів, що можу консультувати з питань медичної тайм менеджменту, так з'явилася консалтингова компанія - «Організація Часу».
Ви говорили про цілі і цілепокладання, а які цілі виставите перед собою? Які ваші особисті цілі?
Спочатку ми розглядали тайм менеджмент як бізнес-інструмент. Потім прийшло розуміння, що це ще й інструмент для зміни світогляду. Займаючись тайм менеджментом, людина починає замислюватися про свої цілі, своєю життєвою місії. Людина починає себе усвідомлювати. Починає змінюватися внутрішньо. Це якраз те, чого нам не вистачає. Наші реформатори завжди проводили перетворення зверху, і завжди це закінчувалося «як завжди». Поки в суспільстві немає руху знизу, нічого не зміниться. Ми ставимо завдання не просто поширення бізнес продуктів, ми ставимо питання про поширення культури ставлення до часу на рівні суспільства в цілому. Ми хочемо впровадження ідеї усвідомленості свого життя серед максимально широких верств суспільства. Дуже прикро, що сьогодні багато людей у нас пливуть за течією "від зарплати до зарплати». Тайм-менеджмент дозволяє змінити світогляд людей. В кінцевому рахунку, як ти витрачаєш свій час - так ти витрачаєш своє життя.
Спеціально для Клерк.Ру