Кадрове агентство Pozitiv Staff пропонує рекомендації з пошуку та підбору офіс-менеджера.
Вакансію офіс-менеджера багато роботодавців часто сприймають як позицію секретаря. Тому при формуванні профілю вакансії необхідно чітко визначитися, які функції буде виконувати офіс-менеджер. І якщо превалюють завдання секретаря, то краще подавати цю позицію як секретарську.
Типовий функціонал офіс-менеджера виглядає наступним чином:
- оформлення та облік первинних документів;
- формування в базі 1С документів по надходженню товарів, послуг, складських документів, рознесення платежів;
- ведення архіву документів;
- формування різних звітів в базі.
Також офіс-менеджер може вести кадрове діловодство в період тимчасової відсутності (хвороба, відпустка) начальника відділу кадрів. У підпорядкуванні офіс-менеджера знаходяться водій, кур'єр і прибиральниця, але він також контактує з усіма співробітниками компанії.
На позицію офіс-менеджера розглядаються претенденти з вищою або неповною вищою освітою, бажано за профілем діяльності компанії. Перевагою буде наявність закінчених курсів за напрямом «офіс-менеджер».
Також у вимогах до кандидатів варто вказати наявність навичок:
- документаційного забезпечення управління,
- ділового листування,
- контролю та управління офісними службами.
Знання іноземної мови варто додавати до переліку обов'язкових вимог тільки в тому випадку, якщо офіс-менеджер дійсно буде використовувати його в роботі. Інакше терміни підбору співробітника серйозно затягнуться.
Більшість претендентів на вакансію офіс-менеджера розглядають цю позицію як стартову. Тому обов'язково треба уточнювати під час співбесіди, на що орієнтований кандидат. Якщо кар'єрне зростання для даної позиції в компанії не передбачений, необхідно вибрати кандидата, націленого на професійний розвиток в даній посаді.
Одним із ключових критеріїв при підборі офіс-менеджера є наявність у такого фахівця певних особистісних якостей: відмінні комунікативні навички, активна життєва позиція, доброзичливість, ініціативність.