Ми розуміємо, що процес адаптації співробітника - це один з ключових процесів в будь-якої компанії. Тому що в даному випадку «краще день втратити - потім за годину долетіти». Будь-який новий співробітник протягом перших 2-3 місяців активно вбирає поточну корпоративну культуру, очікування і принципи роботи, прийняті у вас в компанії. І цей час, коли ви ще можете вкласти в нього необхідні принципи, норми і сформувати той формат спілкування, який потрібен і зручний вам.
Одним з інструментів адаптації та залучення саме молодих спеціалістів є об'єднання новачків в неформальні робочі групи або спільноти, утворені на базі підприємства і мають ділові цілі. Це спільнота може називатися рада молодих фахівців, молодіжний комітет, молодіжна робоча група або як завгодно вам.
Давайте обговоримо, що дає таке об'єднання і як можна побудувати його роботу.
Навіщо потрібна порада молоді (СМ)?
- Це дозволяє адаптувати молодих фахівців до специфіки та вимогам компанії значно швидше, за рахунок активного включення фахівців в робочі проекти.
- Це дає вам реально діючий і, головне, що не потребує додаткових оціночних процедурах, кадровий резерв. Якщо в механіку роботи СМ закладати оціночні процедури, наприклад, оцінку ефективності роботи в раді, то у вас сам по собі формується банк кадрового резерву, вже перевіреного в справі.
- Молоді фахівці зазвичай повні енергії і ідей, які найчастіше не отримують можливості виходу. Тому що ідей багато, а їх опрацювання зазвичай нікому організовувати. СМ дозволяє направити цей потік в необхідне для компанії організоване русло. Без хорошої робочого навантаження люди швидко чахнуть і перетворюються в офісний планктон.
- СМ - це джерело робочого ресурсу для вирішення внутрішніх організаційних питань. У компанії часто виникає питання хто буде робити щось, що виходить за рамки прямих посадових обов'язків. Завжди потрібні робітники, які не затратні руки. Віддавати такі тимчасові проекти на виконання, і на часткову організацію молодим - це відмінна ідея. У робочій проектної діяльності молодь набуває організаторські, лідерські та інші навички, а ви отримуєте додатковий робочий ресурс.
- Так само це можливість досить швидко за часом згуртувати молодих співробітників і інтегрувати їх в ефективну взаємодію з колегами. Що в рази знижує ризики звільнення молодого фахівця за своєю ініціативою.
А ми знаємо - чим більше у фахівця точок приналежності до чого - то всередині компанії - тим більше лояльність і залученість, і тим нижча ймовірність звільнення. Додатково, робота СМ дозволяє учасникам активно взаємодіяти з колегам з суміжних підрозділів, що створює ту саму зв'язок поколінь, з якої ми почали.
Які завдання можна вирішувати за допомогою СМ?
- Допомога у внутрішніх заходах в якості ідейної та організаторської групи: внутрішні конкурси, свята, промо-заходи.
- Робочий ресурс для реалізації проектів по оптимізації діяльності: участь в робочих групах з вироблення ідей і рішень, участь в поточних роботах підприємства в якості помічників -опитування, аудити, кадрові проекти.
- Формувати банк ідей для оптимізації діяльності: технічні поради, професійні конференції та форуми.
- Активна група для участі в міських і міжгалузевих заходах. На рівні міста весь час щось відбувається. Хоча б Марафон. Участь вашої компанії дозволяє підсилити впізнаваність бренду і підвищити кадровий імідж.
- Сформувати кадровий управлінський стратегічний резерв.
- Створити джерело інформаційних приводів для внутрішнього просування кадрової політики для співробітників.
Що необхідно зробити для успішної організації такого роду об'єднання всередині компанії?
Основна частина. Продумати і сформувати механіку роботи СМ.
Рекомендується формалізувати результат ваших роздумів в будь - якому документі -Уставе МС, Регламенті СМ, Положенні про СМ. Це дозволить вам ретельніше продумати всі сфери функціонування СМ і надає цьому об'єднанню додаткову вагу.
Наприклад.
Рада молодих фахівців - це об'єднання всіх активної, ініціативної та творчої молоді. Це спільнота молодих фахівців з різних структур і підрозділів нашого Підприємства, яких об'єднують залученість в життя компанії і бажання бути чимось більшим, ніж просто співробітником. Рада молодих спеціалістів це неформальна структура, члени якої беруть активну участь у внутреннріх і зовнішніх заходах компанії, спілкуються, навчаються, отримують досвід і ростуть разом з компаній.
Для створення даного документа необхідно відповісти на питання:
- Що буде робити рада? Під які конкретно завдання ви створюєте об'єднання?
- Яка буде структура і склад (якісний і кількісний) ради?
Життєво важлива наявність одного відповідального керівника ради: менеджера, голови, керівника СМ. Саме він буде взаємодіяти з внутрішніми замовниками, отримувати завдання, здійснювати координацію роботи СМ. За його роботу бажано доплата, так як обсяг робіт досить великий.
Важливо зрозуміти, від кого буде отримувати завдання, кому і як буде звітувати про результат?
Наприклад, СМ знаходиться під кураторством Служби персоналу. Щокварталу голова формує план роботи на квартал СМ, стверджує його і за підсумками періоду формує звіт за заданими показниками ефективності.
- Як буде здійснюватися взаємодія СМ і структур компанії? В якому режимі? З якою частотою?
Так як СМ працюємо на короткострокових проектах, то учасникам часто будуть потрібні різні відділи компанії і різні фахівці. Необхідно спочатку домовитися про механіку залучення фахівців в СМ, позиції компанії щодо розподілу робочого і неробочого часу учасників СМ, частки участі фахівців в проектах СМ.
- Як бюджет організований бюджет СМ? Джерела фінансування? Звітність?
- Яка інформаційна підтримка буде у СМ? Які інформаційні канали будуть використані для донесення інформації про роботу СМ? Хто і з якою періодичність подає інформацію?
- Кого набираємо в раду?
Так як це добровільне об'єднання, то можливий природний відсів учасників. Тому рекомендується продумати періодичність і механізм набору нових учасників в СМ.
Наприклад. При прийомі на роботу працівникові, невластивому під критерії, видається запрошення вступити в СМ. Його контакти передаються Керівнику СМ і він запрошує молодого співробітника на зустріч або збори. Щокварталу СМ проводить відкриті збори для поточних і нових учасників, на якому проходить презентація СМС як структури, підведення підсумків роботи, нагородження кращих «старих» учасників, навчальне або командоутворюючі захід.
- Що буде мотивом вступу і роботи в раді?
Це ключове питання. Для ефективної роботи повинні бути передбачена система заохочення учасників, краще нефінансова.
- Членство в СМ дає перевагу при подальшому кадровому просуванні, Наприклад, активні учасники, які працюють в СМ більше півроку, автоматично зараховуються до кадрового резерву.
- Членство в СМ дає можливості додаткового навчання. Наприклад, можливість участі в тренінгах, додаткових конференціях.
- Членство в СМ дає можливість участь в закритих робочих проектах. Учасники залучаються до робочих груп по розробці і реалізації короткострокових робочих завдань.
- Членство в СМ дає можливість отримати нагороду. Наприклад - подарунковий сертифікат кращому учаснику за результатами звітного періоду.
- Членство в СМ дає можливість участі в розважальних заходах. Які теж необхідно ставити в план роботи. Наприклад, розвиваючі ігри типу Крокодила, масовий туристичний похід по місту, мафія, квести.
- Як буде оцінюватися ефективність роботи СМ?
Тут цікаве питання - що є критерієм ефективності роботи СМ? Навскидку даємо варіанти:
- Виконання плану робіт на звітний період
- Кількість проведених заходів
- Кількість учасників і частка приросту нових учасників
- Кількість підвищень з числа учасників СМ
- Впізнаваність бренду СМ всередині компанії
- Позитивна динаміка задоволеності роботою серед молодих фахівців
Рекомендуємо вибрати або сформулювати 2-3 критерію оцінки ефективності роботи СМ, інакше він перетвориться в клуб за інтересами. Так як ми створювали дане об'єднання під конкретні цілі, то і ефективність реалізації даних цілей важливо оцінювати.
Наприклад. Ефективність роботи СМ оцінюється за кількістю реалізованих і позначених в плані робіт заходів і за рівнем популярності бренду СМ всередині компанії. За результатами роботи кварталу менеджер СМ формує звіт план / факт по заходам. Частка реалізації заходів визначає коефіцієнт виділяється бюджету на наступний звітний період. 90-100% виконання -100% бюджету, 80-90% виконання - 80% бюджету і т.д. Щорічно на підприємстві проводиться опитування співробітників, в якому є питання по впізнаваності та популярності бренду СМ. Оцінка динаміки показника популярності бренду є основою для оцінки роботи СМ.
Рекомендується закладати в механіку роботи СМ оціночні процедури і для оцінки роботи учасників, так як це дозволить і формувати базу резерву, і давати об'єктивну оцінку внеску співробітника в роботу ради.
- Якість участі співробітника в роботі ради. За підсумками проекту внутрішній замовник оцінює учасників виконавець. Для цього розробляється простий оцінний лист по невеликій кількості критеріїв. За підсумками звітного періоду формується кількісний рейтинг учасників ради, який може бути використаний для оцінки та преміювання.
Критерій 1. Виконання завдань
3 балла.Поставленние завдання виконані з потрібною якістю і в зазначені терміни.
2 балла.Поставленние завдання виконані, але не з тією якістю / затягнуті терміни.
1 бал. Поставлені завдання не виконані.
Критерій 2. Активна позиція
3 балла.В процесі виконання завдань проявляє ініціативу, бере на себе відповідальність за її реалізацію. Надає допомогу в організації роботи команди. При появі проблемних ситуацій шукає і пропонує рішення.
2 бали. В процесі виконання завдань виконує доручену, але не проявляє ініціативу. У команді займає позицію виконавця. При появі проблемних ситуацій чекає рішення від лідера.
1 бал. Не бере на себе відповідальність виконання завдань. Займає пасивну позицію при роботі в команді. При появі проблемних ситуацій перестає вирішувати задачу.
- Частоту участі співробітника в роботі СМ.
Наприклад, нараховувати бали за кожне участь в заходах ради. За підсумками звітного періоду формується кількісний рейтинг учасників ради, який може бути використаний для оцінки та преміювання.
- Професійно-важливі якості учасника, за допомогою опитувальних листів і навчальних завдань
- Лідерський і організаторський потенціал
- Мотиваційний профіль учасника.
Після розробки механіки і запуску об'єднання починається планова робота, побудована за схемою:
- План робіт СМ на період
- Затвердження. Отримання бюджету. Створення плану заходів
- Реалізація
- Оцінка роботи СМ
- Затвердження бюджету і плану робіт на слід. період