Правила роботи, які повинні дотримуватися співробітники, встановлюються кожною компанією самостійно. Це відноситься не тільки до транспортно-експедиційним компаніям, а до всіх організацій без винятку. Виконання правил роботи є запорукою успішної роботи компанії, а значить, і отримання прибутку.
Основне правило взаємодії диспетчера вантажоперевезень або експедитора з замовником - надання тільки достовірної інформації. Якщо співробітник сумнівається в достовірності даних, найкраще їх перевірити. Для повної впевненості найкраще переконатися в достовірності інформації, отримавши її з різних джерел. Для виключення можливих розбіжностей найкраще підтверджувати отримані дані документально. Так буде спокійніше представнику компанії, а у клієнта не буде можливості викрити компанію в наданні невірних даних.
Експедитор (диспетчер вантажоперевезень) ніколи не повинен покладатися на випадок. Наприклад, при перевезенні диспетчер вантажоперевезень не зміг з'ясувати, де знаходиться вантаж, що не додзвонився до водія. Передзвонив клієнту, щось сказав про приблизний місці знаходження товару, практично збрехав. Вантаж благополучно прибув в пункт призначення, експедитор розслабився. Не потрібно перетворювати подібні дії в систему. Рано чи пізно подібні дії співробітників здатні вийти назовні. Це відіб'ється на репутації компанії самим негативним чином.
Це, звичайно, довгий і важкий процес. Але всіх співробітників транспортної організації, особливо диспетчерів вантажоперевезень, необхідно привчити перевіряти всі дані досконально. Це значно полегшує робочий процес. Коли співробітники точно знають стан справ при транспортуванні вантажу, вони можуть уявити замовнику повний звіт. Клієнт не зможе згодом звинуватити транспортну компанію і її працівників у неналежному виконанні функціональних обов'язків.
Обов'язково потрібно тримати клієнта в курсі всього, що відбувається при транспортуванні товару. Завантажили товар - подзвонили клієнтові, поінформували про те, що вантаж відправлений в дорогу, зустрічає, сповіщена. Якщо по шляху виникли проблеми, які необхідно оперативно вирішити, складається план заходів. Клієнту найкраще розповісти все без приховування, запропонувати шляхи вирішення проблеми. Всі подальші дії повинні відбуватися тільки за згодою замовника вантажоперевезення.
Для того щоб мати чітке уявлення про місцезнаходження вантажу в даний момент, потрібно постійно контролювати водія. Не потрібно боятися невдоволення з боку водія. Він виконує свою роботу - везе товар. Експедитор і диспетчер вантажоперевезень виконують функції контролюючого органу, стежать за транспортуванням вантажу. На сьогоднішній день контроль за вантажоперевезеннями здійснювати легше. Багато машин обладнані системами супутникового стеження. Це дозволяє визначити, де транспорт з вантажем знаходиться в даний момент. Правилом, встановленим в транспортно-експедиційної організації, повинно стати обов'язкове заповнення листка прибуття та вибуття машини. Кілька хвилин, витрачених на цей процес, здатні дуже сильно полегшити життя колективу в цілому і дозволять уникнути виникаючих непорозумінь.
Експедитор повинен мати у своєму розпорядженні дані про технічний стан автотранспорту, який буде здійснювати процес доставки вантажу. Якщо передбачається виїзд на маршрут в зимовий час при низьких температурах, диспетчер вантажоперевезень зобов'язаний заздалегідь дати вказівки про підготовку машини до виїзду на маршрут. Для цього необхідно проконтролювати роботу механіків, водія і персоналу, відповідального за підготовку машини до відправки. Зробивши це кілька разів, диспетчер вантажоперевезень привчить технічний персонал правильно готувати транспорт до процесу вантажоперевезень.
Професійний експедитор або диспетчер вантажоперевезень завжди повинен перевіряти інформацію, що надходить, покладатися тільки на свої сили. Необхідно взяти за правило завжди все перевіряти за співробітниками транспортної компанії. Тільки це буде запорукою успішної роботи, як експедитора і диспетчера вантажоперевезень, так і компанії в цілому.