Постановка завдань
Постановка завдань - один з найскладніших навичок в роботі менеджера, проте він є одним з найбільш важливих Вище ми вже говорили про два аспекти, які роблять роботу з людьми дуже непростий:
- всі люди різні;
- то, що очевидно тобі, не очевидно іншим людям.
Вся діяльність організації та її частин багато в чому залежить від того, як співробітники цієї організації взаємодіють один з одним, наскільки якісно менеджери ставлять завдання, а також від того, як ці завдання виконуються.
Під якісною постановкою завдання я розумію таку взаємодію між менеджером і співробітником, в результаті якого співробітник не тільки знає, що і як йому потрібно зробити, але і вірить у свою здатність це завдання виконати.
Постановка завдань (прийняття рішень) «по будиночку»
Тут я пишу про «постановку завдань» і в дужках вказую «прийняття рішень», так як розумію під постановкою завдання процес вироблення спільного рішення менеджером і співробітником, якому дане рішення (завдання) втілювати в життя Суть її полягає в тому, що менеджер при постановці задач повинен послідовно визначитися з кількома питаннями, починаючи з найбільших і найважливіших і закінчуючи деталями.
Наприклад, якщо ми ставимо завдання адміністратору дитячого кафе організувати святкування дня народження нашої дитини, то «клієнтом рішення» буде сам дитина, а не батьки, які за це заплатили Це вкрай важливо розуміти! У бізнесі як завгодно багато прикладів, коли один менеджер приймає рішення / ставить задачу своїм співробітникам, керуючись інтересами, скажімо, фінансового директора, який дає гроші на проект Коли ж гроші витрачені, з'ясовується, що «клієнтом рішення» був начальник виробництва, який повідомляє, що вклали кошти зовсім не в те, що йому потрібно для вирішення завдань всієї компанії Тигран Арутюнян часто наводить як приклад Greenpeace, питаючи у аудиторії, хто клієнт цієї організації: люди, які перераховують гроші, або слони з бегемотам .
Після того як ми визначилися з «клієнтом рішення», відповідаємо на питання «для чого нам потрібно щось робити», тобто «навіщо» нам це рішення, «чому» це завдання має бути виконано На простих прикладах здається, що все очевидно і на такі питання відповідати зовсім не обов'язково, але давайте подивимося уважно.
У цьому трикутнику, «даху» будиночка, присутні три кути, три сторони, які символізують те, що нам належить перед прийняттям рішення проаналізувати питання з позицій сьогодення, минулого і майбутнього:
- в чому полягає проблема, яку слід усунути? (Справжнє);
- які передумови передували появі цієї проблеми, звідки вона взялася? (Минуле);
- що станеться після вирішення даної проблеми, після досягнення результату, який ми хочемо отримати? а що буде, якщо цю проблему не вирішувати? (Майбутнє).
Дуже часто при прийнятті складних рішень відповіді на ці питання визначають шлях вирішення, виконавців по завданню, ціну, яку ми готові заплатити за вирішення проблеми.
Питання підстави будиночка:
- що конкретно нам належить зробити для вирішення проблеми?
- коли нам це потрібно зробити?
- хто буде відповідальним за цьому завданню?
- як він буде це робити?
Тільки відповівши на ці питання, ми можемо бути впевнені, що рішення пропрацювали якісно, завдання поставили повно.
Секрет тут у тому, що рідко виходить відповісти на всі питання з першого разу, так як, відповідаючи на кожен наступний, доводиться оглядатися, дивитися на все одночасно.
Наприклад, якщо ми працюємо з проблемою недостатнього результату в відділі продажів, то ми:
- спочатку розібралися з «клієнтом рішення» / «кого торкнеться»;
- проаналізували передумови, побачили помилки в минулому, виявилося, що продавців у відділі всього двоє вже півроку;
- поточний результат бачимо слабким у порівнянні з результатами конкурентів;
- розуміємо, що проблема потребує термінового вирішення, так як йде від нас клієнтів більше, ніж ми залучаємо нових.
Починаємо відповідати на питання: що, коли, хто і як:
І так по кожному питанню.
Якщо не пропрацювати хоча б один з цих питань, можна бути впевненим в тому, що ймовірність виконання завдання (вирішення проблеми) різко знижується. Спробуйте самостійно прогнати свою задачу по всьому будиночку в заданій послідовності, і ви побачите, як багато деталей спливає по шляху, які слід вирішити до того, як ви проблему віддасте співробітнику (як би поставите завдання).
Напевно, в кожному підручнику з менеджменту про це написано, на кожному семінарі про це говорять Повторювати і переписувати зовсім не хочеться, але наведу тут фільтр SMART як найбільш відомий і популярний інструмент визначення мети або постановки завдань. Розібратися в ньому потрібно кожному менеджеру.
SMART - це абревіатура, утворена першими літерами англійських слів:
- конкретний (specific);
- вимірний (measurable);
- досяжний (attainable); - значимий (relevant);
- співвідноситься з конкретним терміном (time-bounded).
Теорію приведу відразу з прикладом. Припустимо, мету ви ставите самі собі, що буває, погодьтеся, нерідко. Мета ця - навчитися виступати публічно.