Ви не замислювалися над тим, що канцелярські товари - це серйозна частина витрат підприємства? А може бути, така думка приходила вам у голову, але ви не знали, як скоротити ці витрати, крім як просто урізати їх?
Заощадити правильно і без шкоди для продуктивності вам допоможуть шість простих порад.
1. Обсяг канцтоварів для нових і старих співробітників
Ці обсяги будуть різнитися: перша трата завжди наймасштабніша, а для працівників, які числяться більше одного місяця, товари просто докуповуються в міру необхідності.
Обов'язково виходите з витрат на одного співробітника, а не на відділ або ціле підприємство. В іншому випадку при розширенні або скороченні кількості працівників вам доведеться переглядати ліміт і пояснювати нестачу або перевитрата коштів.
Перша закупівля канцелярії для нового співробітника - завжди найбільш витратна
Можна порівняти, скільки канцтоварів витрачають співробітники, які здійснюють однакову діяльність. Якщо витрати ресурсів у одного з них значно вище, значить, він не вміє оптимізувати їх витрата. Цьому питанню варто приділити належну увагу.
2. Складіть список
Цей банальний рада дотримується не завжди, хоча на папері чітко видно, які з перерахованих позицій є зайвими.
Наприклад, замість стікерів можна іноді скористатися електронними нагадуваннями. Вони не відклеюються, їх легко коригувати або видаляти, до того ж, після використання вони не стають марним сміттям. Хоча самі термінові нагадування все одно повинні «муляти» очі - це факт.
Викресліть непотрібні товари, і чимала частина коштів буде зекономлена.
Може бути, не всі з того, що ви традиційно купуєте, так вже потрібно?
3. Чи потрібні дорогі бренди?
Звичайно, якщо у вашому офісі буває багато клієнтів, імідж компанії виключно важливий - формуючи його, ви збільшуєте свої продажі. А на імідж добре грають дорогі, брендові речі - ручки, блокноти ...
Брендові речі - це здорово! Але тільки тоді, коли вони дійсно необхідні
4. Особливі товари - особливим пунктом
До таких товарів належать, наприклад, папір для друку. Визначте її як окрему статтю: це саме той ресурс, витрата якого так важко планувати і тим більше контролювати. Деякі співробітники вважають за краще робити не особливо важливі роздруківки ( «чернетки») на оборотах непотрібних документів, а деякі, навпаки, користуються робочими принтерами в своїх цілях.
Це цікаво - у короля Франції Людовіка XV був степлер, цілком схожий на сучасний; трохи пізніше такими ж пристосуваннями для скріплення паперів стали користуватися повсюдно. Правда, сам термін з'явився лише в 1909 році.
Якщо чолі підприємства знадобився дорогий органайзер або брендовий ручка (знову ж таки, для створення іміджу), придбайте ці товари окремо. Не потрібно для цього збільшувати ліміт коштів на покупку канцтоварів для керівництва.
5. Створіть резерв
Резерв - це теж прямий шлях до економії. Якщо «раптово» закінчився якийсь витратний матеріал на зразок скоб для степлера (а закінчуються такі речі завжди раптово, так як мало хто з працівників схильний попереджати про це заздалегідь), не потрібно буде в поспіху шукати, де їх придбати: бігти в перерві в найближчий ларьок або переплачувати за термінову доставку.
Тримайте частина канцтоварів в резерві
У вас повинен бути постійно поповнюваний резерв, доступ до якого буде тільки у постачальника. Так працівникам доведеться сповіщати його, коли витратний матеріал закінчується (коли їм знадобиться щось конкретне), а сам він буде вчасно і без поспіху поповнювати запас.
6. Один постачальник - одне рішення всіх проблем
Найголовніший пункт. Виберіть одного постачальника, якому будуть відомі потреби вашої компанії і регулярність її замовлень. Так буде легше уникнути перебоїв в поставках, а укомплектовані вони будуть завжди повністю.
Крім того, деякі компанії пропонують постійним замовникам знижки. бонуси і можливість замовлення канцелярських товарів на особливих умовах.
Довгострокове співробітництво завжди вигідно обом сторонам.