Все більше число керівників підприємств робить вибір на користь легального програмного забезпечення. Як мінімізувати витрати на покупку ліцензій? У цій статті ви знайдете кілька корисних рекомендацій для підприємств малого та середнього бізнесу.
З чого почати?
- Сформуйте інвентаризаційну комісію. Ваші головні помічники - системний адміністратор (або IT-директор) і головний бухгалтер (або фінансовий директор).
- Оцініть розміри вашого комп'ютерного парку. Скільки всього комп'ютерів, їх призначення та використання. Чи збереглися документи від постачальників? Поставлені чи комп'ютери на облік в бухгалтерії?
- Ліцензії на який софт вже придбані? Можливо, комп'ютери купувалися з встановленим програмним забезпеченням. Зокрема, про наявність легальної ОС Windows свідчать наклейки на корпусі комп'ютера.
- З'ясуйте приналежність комп'ютерів і ліцензій юридичним особам (це актуально, якщо підприємство є групою компаній або холдинг).
ОЦЕНИТЕ ВАШІ ПОТРЕБИ В ПРОГРАМНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ
На невеликому підприємстві немає необхідності проводити повний аудит використовуваного програмного забезпечення. Досить визначити потреби в софті, співвіднести з наявними ліцензіями та докупити необхідну кількість.
Як показує практика, більшості компаній потрібен стандартний базовий набір програм:
На додаток до стандартного набору, можливо, знадобиться ще якийсь специфічний для вашого підприємства софт.
ВИБЕРІТЬ ПОСТАЧАЛЬНИКА ПРОГРАМНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ
У чому особливість корпоративних ліцензій?
- Корпоративні версії ПО розраховані на використання на підприємствах, в комп'ютерній мережі, з великим числом користувачів.
- Корпоративні ліцензії дозволяють використання ПЗ для комерційних цілей.
- Вартість корпоративних ліцензій, як правило, істотно нижче вартості коробкових версій в розрахунку на 1 робоче місце, і зменшується при збільшенні числа робочих місць.
Виробники програмного забезпечення при складанні програм корпоративного ліцензування враховують інтереси своїх клієнтів. Практично у кожного вендора є спеціальні пропозиції для малого та середнього бізнесу (SMB), великого бізнесу, освітніх установ, державних організацій. Наприклад, Microsoft тільки для SMB пропонує кілька програм ліцензування (OLP. OV. OVS. SPLA). Розібратися в цих програмах вам повинен допомогти консультант - співробітник компанії-постачальника, фахівець з ліцензування. Опишіть вашу ситуацію, вимоги до ПО, можливості вашого бюджету, і отримаєте від консультанта можливі варіанти ліцензування ПО.
ВИБЕРІТЬ НАЙБІЛЬШ ЕКОНОМНИЙ ВАРІАНТ ЛЕГАЛІЗАЦІЇ (ЛІЦЕНЗУВАННЯ) ПРОГРАМНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ
Вирішіть, що для вас зараз важливіше - заощадити на загальній сумі покупки або виграти за рахунок економії оборотних коштів.
- Традиційний спосіб ліцензування - ви відразу оплачуєте повну вартість ліцензій. Наприклад, в програмі Microsoft Open License.
- Альтернативний спосіб ліцензування - ви оплачуєте вартість ліцензій рівними частками протягом декількох років. Цей варіант можливий у програмах Microsoft Open Value (купівля ліцензій в розстрочку на 3 роки) і Open Value Subscription (оренда ПО протягом 3 років з подальшим правом викупу ліцензій).
Проаналізуйте ваші плани щодо майбутнього підприємства як групи юридичних осіб. Чи можливо в майбутньому їх закриття / злиття / реорганізація?
Всі ліцензії діляться на іменні і неіменні. У іменний ліцензії вказані реквізити організації-користувача ПО, і на будь-яку іншу організацію дію даної ліцензії не поширюється. У разі припинення діяльності організації ліцензія також припиняє свою дію.
Неіменні ліцензії купуються "на пред'явника", що передбачає теоретичну можливість передачі ліцензії. Деякі з таких ліцензій "прив'язуються" до комп'ютерного "заліза". В цьому випадку їх передача іншому юр. особі можлива тільки разом з комп'ютером (наприклад, Get Genuine Kit для Windows).
У будь-якому випадку, у всіх виробників різні умови ліцензування. Про те, чи можлива передача ліцензії іншій організації, рекомендується дізнатися заздалегідь, ще перед покупкою ПО.
Якщо ви вибрали іменні ліцензії, визначте, на які юридичні особи вони будуть зареєстровані. У більшості випадків принцип простий: кому належить комп'ютер, тому будуть належати всі ліцензії на ПЗ для цього комп'ютера. Власник сервера купує клієнтські ліцензії для всіх підключених до нього робочих станцій. Звичайно, є нюанси, які вам прояснить ваш консультант по ліцензуванню. Зверніть увагу на те, що чим дрібніше будуть пакети ліцензій для кожної організації, тим дорожче вийде їх загальна вартість.
Як показує практика, на невеликому підприємстві список необхідних для роботи програм стандартний для більшості робочих місць. Можливо, знадобиться кілька розширених конфігурацій - для бухгалтера, дизайнера і т.д.
Мінімізуйте конфігурації до необхідної функціональності. Програмне забезпечення випускається в різних редакціях ( "Базова", "Стандартна", "Професійна"), ціни на які іноді відрізняються в рази. Розгляньте альтернативні пропозиції від інших виробників. Зокрема, існує досить великий вибір антивірусів різних вендорів.
Чи вважаєте ви використовувати в роботі перевірені старі версії (наприклад, до цих пір використовуєте Windows XP) або прагнете перейти на нові версії в момент їх виходу? Якщо ви прихильник нових версій, то спеціальні програми вендорів (такі, як Software Assurance) дозволять заощадити на купівлі оновлень.
Можна виділити кілька типів спецпропозицій:
ПИТАННЯ, ЩО ЧАСТО ВИНИКАЮТЬ ПІД ЧАС КУПІВЛІ ліцензій
- Як перевірити справжність ліцензій?
Паперові ліцензійні сертифікати, як правило, друкуються на спеціальному папері. Коробкові версії мають фірмову упаковку. Електронні ключі та серійні номери до програм реєструються на спеціальних сайтах виробників. Якщо ж сумніви залишаються - завжди можна задати питання виробнику ПО або його представнику на території РФ.
Ліцензійна угода - це договір між правовласником (розробником ПО) і кінцевим користувачем, тобто вашою організацією. У ньому вказуються всі умови використання ПЗ - терміни, кількість установок, можливість перенесення на інші комп'ютери, права на передачу ліцензій. Ознайомлення з ліцензійною угодою перед його прийняттям так само важливо, як і вивчення договору з будь-яким іншим контрагентом.
Так, таким чином ви стандартізіруете ПО на робочих місцях і будете впевнені в його ліцензійної чистоті. Прийміть також технічні та адміністративні заходи до недопущення самовільного встановлення ПО співробітниками: обмежте рядових користувачів в правах на адміністрування комп'ютерів, видайте відповідний наказ, внесіть цей пункт в трудові контракти.
Компанією ErnstYoung був розроблений документ, що містить можливі підходи до постановки ПО на облік. У ньому наведено схеми, відповідні російським законодавством, із зазначенням посилань на законодавчі акти, інструкції та роз'яснення державних органів. Електронна версія цього документа доступна для вивчення на сайті Некомерційного партнерства постачальників програмних продуктів (НП ППП) за цим посиланням.
Для додаткового підтвердження ліцензійних прав і цілей бухгалтерського обліку настійно рекомендується зберігати упаковку, інформаційні носії (диски з голограмою, якщо вони є в складі продукту) і документи, що підтверджують покупку.
Якщо до складу покупки входили сертифікати автентичності Windows (COA), то їх слід наклеїти на корпуса комп'ютерів.
Що далі?
Купівля ліцензій на програмне забезпечення для всього парку комп'ютерів підприємства не означає, що питання легалізації ПЗ закрите раз і назавжди. Життя не стоїть на місці, з'являються нові завдання, створюються нові робочі місця, для яких також потрібно ПО, закінчуються терміни підписок на антивіруси.
Таким чином, складові економії при купівлі софта - це:
- Комплексний підхід до ліцензування.
- Мінімізація вимог до ПО.
- Стандартизація робочих місць.
- Вибір підходящої програми корпоративного ліцензування.
- Використання спеціальних пропозицій вендорів і постачальників ПО.
- Впровадження процедур управління ліцензіями на підприємстві.