Крім того, що роботодавець повинен забезпечити співробітників засобами захисту, він зобов'язаний вести облік видаються ЗІЗ. Основним документом, в якому відображають видачу і повернення засобів захисту, є особиста картка працівника.
У ній відображають відомості про співробітника:
- П.І.Б .;
- структурний підрозділ;
- професія;
- підлога;
- вік;
- розмір одягу, взуття, головного убору, рукавичок і ін .;
- найменування ЗІЗ і кількість, що видається на рік;
- найменування типових норм, на підставі яких видано засоби захисту.
На зворотному боці особової картки необхідно вказати:
- № сертифіката відповідності;
- дату і кількість ЗІЗ, виданих працівнику, з його підписом;
- дату і кількість ЗІЗ, які працівник повернув, і його підпис;
Відповідальний за видачу і прийом ЗІЗ також розписується в картці.
Облік засобів захисту можна вести в електронному вигляді, проте форма картки повинна бути збережена. Проблема з особистим підписом вирішується просто: замість неї заносять номер і дату Відомості обліку видачі спецодягу, на якій є особистий підпис працівника.
Якщо на вашому виробництві за умовами праці працівникам покладені змивають і знезаражувальні засоби, їх видачу фіксують під розпис в спеціальній картці.
Відомості про видані ЗІЗ можна дублювати в журналі їх обліку та видачі.
В особовій картці видачі змиваючих і (або) знешкоджуючих засобів також вказуються ПІБ, структурний підрозділ, професія, по якій працює працівник, дата надходження на роботу, найменування та пункт Типових норм, відповідно до яких здійснюється видача зазначених коштів, їх вид, кількість на рік, відомості про сертифікат відповідності, а також дата видачі, кількість, спосіб видачі (індивідуально; за допомогою дозуючої системи) і розписка в отриманні.
Як повернути гроші
Щоб повернути гроші, роботодавцю потрібно звернутися в територіальний відділ ФСС Росії з відповідною заявою.
До заяви потрібно додати:
- план фінансового забезпечення запобіжних заходів в поточному календарному році і (або) план заходів, спрямованих на поліпшення та оздоровлення умов праці в організації за результатами атестації робочих місць;
- копію (витяг з) колективного договору (угоди з охорони праці) та (або) копію плану заходів щодо покращення і оздоровлення умов праці.
У плані заходів має бути передбачено придбання засобів індивідуального захисту.
Також до заяви додають:
- перелік придбаних ЗІЗ із зазначенням професій (посад) працівників;
- перелік придбаних ЗІЗ з урахуванням атестації робочих місць і з посиланням на протоколи забезпеченості засобами захисту;
- копії протоколів забезпеченості працівників ЗІЗ;
- копії сертифікатів (декларацій) відповідності на кожен вид ЗІЗ, якщо вони повинні бути обов'язково сертифіковані (задекларовані).
ФСС Росії не має права вимагати додаткові документи.
Коли гроші на ЗІЗ будуть витрачені, потрібно підготувати звіт про цільові витрати. Його надають щокварталу до ФСС Росії по формі-4 ФСС. Ось тут можуть знадобитися додаткові документи (рахунки-фактури, накладні, платіжні доручення і т. Д.), Перелік яких потрібно уточнювати в територіальному відділенні ФСС Росії.
Копії документів потрібно завірити печаткою роботодавця (страхувальника).
Рішення про повернення частини страхових внесків має бути прийнято протягом 21 робочого дня. Це означає, що розглядати заяву будуть цілий місяць.
Рішення про видачу грошей на ФОПМ і їх обсязі або про відмову оформляється наказом в термін до 21 робочого дня з дня подачі заяви в залежності від сум нарахованих страхових внесків за попередній рік.
Є і ще один спосіб заощадити на придбанні ЗІЗ. Їх можна взяти в оренду (п. 4 Міжгалузевих правил). Такий спосіб вигідний, коли спецодяг є дорогою, а потрібно нечасто.
Доцільно користуватися орендованими ЗІЗ (захисними касками, запобіжним поясом і т. П.) Також при необхідності виконання разових робіт, наприклад, на висоті.
Пам'ятайте, що заборонено купувати (в тому числі за договором оренди) і видавати працівникам засоби індивідуального захисту, які не мають декларації про відповідність та (або) сертифіката відповідності або строк дії цих документів закінчився (п. 8 Міжгалузевих правил).