Щоб бюджет був коректно складений і добре виконувався, в роботі повинні брати участь керівники всіх підрозділів. А допомогти їм грамотно скласти бюджет свого підрозділу повинен фінансовий директор.
Використовуйте покрокові керівництва:
Складання бюджету - функція фінансового директора. Але для того, щоб бюджет був максимально наближений до дійсності і згодом неухильно виконувався, до роботи над ним потрібно залучити всі підрозділи.
По-перше, керівники підрозділів мають більшу інформацією про свою ділянку роботи. По-друге, керівники підрозділів будуть виконувати свої бюджети. І, якщо вони не будуть учасниками його складання, то їхнє ставлення до цього документа буде відповідне - буде формальний підхід, які не прийнятний в ефективній компанії, де керівники чітко розуміють цілі компанії, завдання і працюють максимально ефективно в колективі.
Компанія розділяється на центри фінансової відповідальності (ЦФО) за критерієм специфічних функцій. Саме ЦФО має становити бюджет самостійно, захищати перед керівництвом і обґрунтовувати кожну цифру.
Які бувають ЦФО
При розподілі компанії на ЦФО фінансова служба, як правило, спирається на структуру компанії, яка може складатися з різних відділів.
ЦФО бувають трьох видів: центри доходів, центри витрат і центри інвестицій. Дохід приносять тільки центри доходів. Як правило, це відділ продажів. У цьому їх основна функція і їх бюджет складається з статей доходів. Всі інші відділи - центри витрат (відділ закупівель, фінансова служба, IT-служба і т.д.).
Як складати бюджет ЦФО
Є форма бюджету компанії. З неї фіндиректор формує бюджети ЦФО. У 99 відсотках випадків це відбувається в програмі Excel. Далі ці форми направляються керівникам, вони заповнюють і відправляють все фінансовому директору, який зводить всі бюджети в єдиний бюджет компанії.
Навпаки кожного рядка загального бюджету помітити, до якого ЦФО ця строчка може ставитися. Таких підрозділів може бути кілька. Наприклад, рядок «відрядження». У відрядження можуть їздити співробітники практично всіх підрозділів, тому ця стрічка повинна бути в бюджеті кожного ЦФО. Далі рядки, що відносяться до одного ЦФО, збираються в окрему таблицю і це буде бюджетом цього ЦФО.
Чим відрізняється консолідований бюджет від бюджету ЦФО
Важливо не доводити це до абсурду і, наприклад, менше 10-15 відсотків від суми статті бюджету не деталізувати. Є поняття «інше», куди можна відносити все інше. Занадто докладна деталізація шкідлива, тому що розмиває фокус уваги.
Основні проблеми при формуванні бюджетів ЦФО:
- заниження доходів;
- завищення доходів;
- непопадання в бюджет окремих статей доходів або витрат, про які забули (наприклад, витрат на стику різних відділів).
Фіндиректор, розуміючи загальну економіку і маючи звіти, повинен звертати увагу на ці ситуації.
Методичні рекомендації з управління фінансами компанії