Співробітник за угодою з Роботодавцем після закінчення відрядження залишився в пункті напрямки на вихідні (святкові) дні з особистих (сімейних) обставин. Як правильно відшкодувати витрати по відрядженню?
Потрібно оформити згоду роботодавця на те, щоб співробітник затримався в місці відрядження: наприклад, це може бути відповідна відмітка в наказі на відрядження. Можна зробити і окремий наказ (див. В кінці відповіді) У цьому випадку працівникові треба буде оплатити проїзд у відрядження і назад, проживання, виплатити добові і зберегти середній заробіток за час відрядження і час у дорозі. При цьому за дні, на які співробітник затримався в місці відрядження за особистими обставинами, йому не треба оплачувати проживання, виплачувати добові і зберігати середній заробіток.
Подробиці в матеріалах Системи:
1. Відповідь: Чи потрібно відшкодовувати працівникові вартість квитка, якщо дата закінчення відрядження не збігається з датою проїзду з місця відрядження. Працівник затримався в місці відрядження за особистими обставинами
Сергій Розгляну, дійсний державний радник РФ 3-го класу
Відповідь на це питання залежить від терміну перебування працівника у місці відрядження за особистими обставинами.
вартість проїзного квитка на транспорті загального користування (літак, потяг і т. д.);
вартість послуг з оформлення проїзних квитків і т. д.
При цьому чинним законодавством не передбачено, що для оплати та обліку витрат на проїзд обов'язково повинна збігатися дата прибуття в місце відрядження, зазначена в посвідченні про відрядження, з датою фактичного прибуття співробітника в місце відрядження (по квитку).
Таким чином, дата закінчення відрядження в посвідченні про відрядження може бути раніше дати фактичного виїзду з неї, наприклад, якщо працівник вирішив затриматися і виїхати пізніше, щоб провести в місці відрядження вихідні або неробочі святкові дні по своїх справах. При цьому працівник зобов'язаний узгодити більш пізній виїзд з відрядження і отримати письмовий дозвіл роботодавця (наприклад, це може бути відповідна відмітка в наказі на відрядження). Наявність такої позначки підтвердить доцільність повернення з відрядження в більш пізню дату і зніме питання про необхідність оплачувати добові, зарплату та інші витрати на відрядження за дні, коли працівник перебував у іншому місті за власною ініціативою. *
Даний підхід слід застосовувати і в тому випадку, якщо працівник вирішив виїхати на місце відрядження заздалегідь. Головне, щоб різниця в датах не перевищувала розумних меж і зберігалася зв'язок між поїздкою і відрядженням. Якщо термін перебування співробітника в місці відрядження значно перевищує термін, встановлений в посвідченні про відрядження, наприклад, якщо після відрядження працівнику надана відпустка, який він проводить в місці відрядження, то оплата проїзду вже не може розглядатися як компенсація витрат, пов'язаних зі службовим відрядженням. Тому відшкодувати витрати на поїздку саме як на відрядження вже не вийде.
2. Відповідь: Як оплатити перебування співробітника у відрядженні
Штатному співробітникові, направленому у відрядження, організація зобов'язана відшкодувати:
витрати на проїзд;
витрати по найму житлового приміщення;
додаткові витрати, пов'язані з проживанням поза постійним місцем проживання (добові);
Про це сказано в статті 168 Трудового кодексу РФ.
Комерційні організації визначають розміри відшкодування витрат для співробітників самостійно і закріплюють їх в локальних актах. При цьому законодавство не встановлює обов'язку виплачувати витрати, пов'язані зі службовим відрядженням, всім співробітникам в однаковому розмірі. Розмір відшкодування роботодавці визначають виходячи з фінансових можливостей організації і мають право передбачити в своїх локальних актах диференційований розмір витрат для співробітників, що займають різні посади.
Крім відшкодування витрат на відрядження. за час поїздки за співробітником зберігається середній заробіток (ст. 167 ТК РФ).
Чи потрібно виплачувати середній заробіток, якщо працівник не працював у вихідний в місці відрядження
При направленні працівника у службове відрядження йому гарантується збереження середнього заробітку (ст. 167 ТК РФ).
Тому якщо в організації, яка відряджає визначено графік роботи, що передбачає вихідні дні (наприклад, робота з понеділка по п'ятницю), і відряджений працівник не виконував трудові обов'язки у вихідні дні (суботу, неділю), то за зазначені вихідні дні середній заробіток йому виплачувати не потрібно.
Хвороба під час відрядження
Порядок оплати праці сумісників, які направлені у відрядження, має ряд особливостей.
Якщо у відрядження спрямований внутрішній сумісник з обох місць роботи, то середній заробіток йому збережіть як на основній роботі, так і на роботі за сумісництвом.
Якщо у відрядження спрямований зовнішній сумісник, йому також збережіть середній заробіток (за сумісництвом посади). Причому за місцем основної роботи він повинен бути звільнений від виконання трудових обов'язків (наприклад, взяти відпустку за свій рахунок).
Якщо співробітник направлений у відрядження одночасно по основному і за сумісництвом місцем роботи, середній заробіток за ним зберігається по обох посадах.
Всі витрати на відрядження (включаючи добові) компенсуйте в одинарному розмірі. При спільному напрямку у відрядження ці витрати потрібно розподілити між двома організаціями за взаємною згодою.
Відрядження в неробочий день
За розпорядженням керівника організації співробітник може бути спеціально направлений у відрядження для роботи у вихідний або святковий день. Як документально оформити цю процедуру, см. Якими документами оформити залучення до роботи співробітника у вихідні та свята.
Якщо працівник у відрядженні залучався до роботи у вихідний для нього за основним місцем роботи день, то такий день в табелі обліку робочого часу потрібно додатково відобразити літерним кодом "РВ" або цифровим кодом "03". Вказувати кількість годин, відпрацьованих в такий день, потрібно, якщо роботодавець давав йому вказівку про тривалість роботи у вихідний день.
Співробітник, що працює у вихідний або святковий день, ми можемо претендувати на відгул або на додаткову оплату праці.
Якщо співробітнику наданий відгул, роботу у відрядженні у вихідний день оплатіть в одинарному розмірі. День відпочинку не оплачуйте.
Якщо відгул не надано, роботу потрібно оплатити:
співробітникам, яким встановлена годинна ставка, - не менше ніж по подвійної годинної ставки;
відрядникам - не менше ніж за подвійною відрядної розцінки;
співробітникам з постійним окладом - в залежності від виконання місячної норми праці. Якщо у вихідний день співробітник працював в межах місячної норми, йому потрібно доплатити не менше одинарної денної (годинної) ставки. Якщо він працював понад місячну норму, доплата повинна скласти не менше подвійної денної (годинної) ставки.
заступник директора департаменту освіти і кадрових ресурсів охорони здоров'я Росії
3. Правова база:
МІНІСТЕРСТВО ФІНАНСІВ РОСІЙСЬКОЇ ФЕДЕРАЦІЇ
Департамент податкової і митно-тарифної політики розглянув лист щодо питання оподаткування податком на доходи фізичних осіб сум відшкодування організацією витрат працівника на проїзд до місця відрядження і назад у разі, якщо дата, зазначена в проїзному документі, не збігається з датою початку (закінчення) відрядження, і відповідно до ст. 34.2 Податкового кодексу Російської Федерації (далі - Кодекс) роз'яснює наступне.
Пунктом 3 ст. 217 Кодексу передбачено звільнення від оподаткування податком на доходи фізичних осіб усіх видів встановлених чинним законодавством Російської Федерації, законодавчими актами суб'єктів Російської Федерації, рішеннями представницьких органів місцевого самоврядування компенсаційних виплат (у межах норм, встановлених відповідно до законодавства Російської Федерації), пов'язаних, зокрема , з виконанням платником податків трудових обов'язків (включаючи відшкодування витрат на відрядження).
В абз. 12 даного пункту зазначено, що при оплаті працедавцем платнику податку витрат на відрядження і в середині країни, так і за її межі в дохід, що підлягає оподаткуванню, не включаються фактично вироблені і документально підтверджені цільові витрати на проїзд до місця призначення і назад.
Відповідно до ст. ст. 106 і 107 Трудового кодексу Російської Федерації (далі - Трудовий кодекс) вихідні дні, святкові і неробочі дні - це час, протягом якого працівник вільний від виконання трудових обов'язків.
При цьому згідно зі ст. 166 Трудового кодексу службове відрядження є поїздку працівника за розпорядженням роботодавця на певний термін для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи.
Таким чином, якщо працівник убуває у відрядження раніше дати, зазначеної в наказі про відрядження (повертається з відрядження пізніше встановленої дати), оплата його проїзду в деяких випадках не може розглядатися як компенсація витрат, пов'язаних зі службовим відрядженням.
Зокрема, якщо термін перебування в місці відрядження значно перевищує термін, встановлений наказом про відрядження (наприклад, в разі, якщо відразу після закінчення відрядження працівнику надається відпустка, який він проводить в місці відрядження), має місце отримання працівником економічної вигоди, передбаченої ст. 41 Кодексу, у вигляді оплати організацією проїзду від місця проведення вільного від роботи часу до місця роботи.
У цьому випадку оплата організацією за співробітника квитка з терміном приїзду пізніше закінчення терміну відрядження, позначеного в наказі про відрядження, відповідно до пп. 1 п. 2 ст. 211 Кодексу, визнається його доходом, отриманим в натуральній формі. Вартість зазначеного квитка підлягає обкладенню податком на доходи фізичних осіб відповідно до положень ст. 211 Кодексу.
Якщо ж, наприклад, працівник залишається в місці відрядження, використовуючи вихідні або неробочі святкові дні, оплата організацією проїзду від місця проведення вільного від роботи часу до місця роботи не приведе до виникнення у нього економічної вигоди.
Аналогічний підхід використовується в разі виїзду працівника до місця відрядження до дати її початку.
і митно-тарифної політики
4. Форми документів:
про дату виїзду у відрядження
менеджера Кондратьєва А.С.
У зв'язку із заявою менеджера А.С. Кондратьєва,
1. Дозволити менеджеру Кондратьєву А.С. вибуття у відрядження напередодні його вихідного дня для використання вихідних днів у м Пенза (за місцем відрядження) для своїх цілей.
2. Бухгалтерії (м бухгалтер Зайцева Е.А.):
2.1. оплатити проїзд і час перебування в дорозі менеджера Кондратьєва А.С. до місця відрядження в порядку, встановленому для компенсації витрат на відрядження.
2.2. за дні відпочинку. зазначені в заяві Кондратьєва А.С. до дати початку відрядження, зазначеної в наказі від __________ № _________________, добові не нараховувати, середній заробіток не зберігати.
3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на керівника відділу кадрів Є.Е. Громову.
Додатки до наказу: