Як правильно заповнити авансовий звіт за формою ат-1 порядок і зразок

Авансовий звіт - різновид бухгалтерської звітності, в рамках якої підтверджується витрачання грошових коштів, які видаються підзвіт працівникові в формі авансу. Він являє собою бланк, який заповнюється з двох сторін: лицьового та зворотного. Форма заповнюється двома відповідальними особами: бухгалтером і підзвітною особою.

Спочатку він заповнюється підзвітною особою, до нього підкріплюються чеки та інші документи, що підтверджують факт витрати. Отримавши комплект документів, бухгалтер проводить ретельну їх перевірку і фіксує дані в графах звіту.

Керівник видає наказ «Про підзвітних осіб». Згідно з цим документом, поіменно призначаються підзвітні особи, мети, на які будуть виділятися кошти, терміни подачі звітів, розмір максимальної суми, яка може бути видана одноразово. У касі гроші видаються при пред'явленні посвідчення.

Це швидко і безкоштовно!

Заповнення підзвітною особою

В першу чергу вказується повне найменування підприємства, дата заповнення документа. Далі укладач прописує особисті дані: прізвище, ініціали, посаду, табельний номер. В останню чергу вказується призначення авансу (на представницькі, господарські або відрядження). Документи слід пронумерувати в тому порядку, в якому вони будуть перераховані на звороті звіту.

• Графа №1-2. Порядковий номер документа, дата його видачі.
• Графа №3. Номер, присвоєний фіскального чеку, накладної і т. Д.
• Графа №4. Вид здійсненого витрати (наприклад, витрати на канцелярію, побутову хімію і т. Д.)
• Графа №5. Якщо витрата був здійснений в рублях, в цій колонці вказується його сума.
• Графа №6. Якщо у фінансовій операції грошовою одиницею виступала іноземна валюта, сума витрачених коштів вказується в цьому рядку.

Тут ви можете безкоштовно скачати бланк і зразок заповнення звіту про відрядження

Коли всі документи, що підтверджують факт витрати коштів, внесені в акт, підзвітна особа підсумовує витрати в рядку навпроти слова «Разом» в національній та іноземній валюті (графи 5 і 6 відповідно).

Яким чином здійснюється розрахунок витрат на відрядження - дивіться тут.

Порядок і зразок заповнення посвідчення про відрядження ви можете знайти в цій статті.

Правила заповнення з боку бухгалтера

Як тільки звіт потрапляє бухгалтеру в руки, в присутності підзвітного особи заповнюється розписка про те, що перший прийняв пакет документів в обробку. Зверніть увагу, в розписці вказується дата отримання звіту від підзвітної особи бухгалтером.

Після цього, на поле «Звіт перевірено» бухгалтер вказує суму витрат співробітника (прописом), яка відповідає наданим оригіналам видаткових документів.

Після ретельної перевірки і переконаності в правильному складанні документа бухгалтер передає звіт на затвердження керівництву підприємства.

Ознайомившись з наданими даними, керівник своїм підписом стверджує факт понесених відповідальною особою витрат. Документ повертається в бухгалтерію для занесення до реєстрів і головну книгу.

Отримавши від керівника підписаний звіт, бухгалтер зобов'язаний виконати наступні дії:

1. Заповнити поле «Витрачено». Сума витрат, яка була затверджена керівництвом на підставі наданих документів.
2. Внести дані в графу «Залишок / Перевитрата». Для того щоб визначити значення даного показника, потрібно скористатися нескладної формулою. Значення даного показника згідно попереднього авансового звіту (якщо мав місце факт залишку - відповідальний витратив не всі гроші, значення буде мати знак «+», якщо був факт перевитрати - відповідальний залишився винен, число матиме від'ємне значення) необхідно додати до суми отриманих коштів за даними поточного звіту і відняти витрачену суму.
3. Заповнити розділ «Документальне додаток». Важливо вказати кількість документів, прикладених до звіту, які і підтверджують факт витраченої суми.
4. Розрахувати значення «Залишок внесений / Перевитрата компенсований». В даному пункті вказується, чи були внесені в касу готівкові кошти, що залишилися невикористаними в рамках описуваної авансової операції. Якщо мав місце факт перевитрати, в даному пункті вказується, видалися чи підзвітній особі кошти з каси. Зверніть увагу, пункт заповнюється касиром, правильність заповнення підтверджується його підписом.

Терміни подачі документа відповідальною особою

Якщо підзвітні кошти були видані відповідальній особі в касі підприємства у вигляді готівкових коштів, граничний термін подання звіту становить 5 банківських днів (відлік ведеться від дня, наступного за закінченням відрядження).

Якщо особі було видано кошти за допомогою корпоративного електронного платіжного пристрою:

• в формі готівки - відзвітувати за них слід до закінчення 3-го банківського дня. наступного за днем ​​закінчення відрядження відпустки;
• в безготівковій формі - звіт необхідно здати не пізніше 10-го банківського дня.

Якщо мова йде про особистому електронному платіжному пристрої, правила подачі звіту рівні як для готівки, так і для безготівкових сум - крайній термін подачі документа бухгалтеру - 3-й день.

Якщо готівкові кошти видаються з каси підприємства цілеспрямовано на закупівлю с / г продукції або заготівлю вторсировини, відповідальна особа зобов'язана відзвітувати за них протягом 10 банківських днів з дня оформлення суми.

Якщо готівкові або безготівкові кошти видаються з метою вирішення питань цивільно-правового характеру, авансовий звіт повинен бути поданий бухгалтеру не пізніше 5-го дня. При обліку, що першим вважається день, коли платник податків завершив виконання цивільно-правової операції за дорученням або за рахунок особи, яка видала фінансові кошти.

Залишилися питання? Дізнайтеся, як вирішити саме Вашу проблему - зателефонуйте прямо зараз: