У кожної комерційної організації є коло контрагентів. З кожним з них виробляється маса фінансових операцій. Не завжди кожна продаж товару супроводжується оплатою саме цього обсягу продукції.
Часто проводиться передоплата, яку надалі «вибирає» покупець. Для того, щоб в момент часу можна було визначити хто кому і скільки дожжен, оформляється акт звірки взаєморозрахунків.
Даний документ має юридичну силу. Для цього, він підписується бухгалтером. На його підпис накладається оригінальна печатка компаній. Слід зазначити, що підписується даний фінансовий документ двома учасниками угоди. Посвідчуватися повинні обидві підпису. Кожна з них печаткою відповідного підприємства.
Відповідно, такий акт видається бухгалтерією. Кількість примірників має бути два (по одному для кожної компанії-учасниці). Підписуються обидва ці екземпляри.
Для чого необхідний акт звірки
Крім того, якщо довелося звертатися до суду для стягнення заборгованості - це буде одним з найважливішого документа при розгляді. Він же буде служити обгрунтуванням формування позовної вартості. І на його підставі буде призначена до сплати державне мито.
Крім зовнішнього застосування, можна відзначити, що цей документ може використовуватися і у внутрішньому документообіг. Це буває необхідно при проведенні інвентаризації або при виявленні (припущенні) розкрадання.
Як правильно зробити акт звірки
Звірку краще оформити у вигляді зведеної таблиці. Цей спосіб буде найбільш наочним і зрозумілим для контрагента. У цій таблиці необхідно вказати всі вироблені платежі за період. До речі в документі повинен бути зазначений цей період. Крім нього повинно бути зазначено сальдо на початок періоду і на його кінець.
Крім оплат, вказують всі відвантаження (якщо мова йде про торгівлю). Природно кожна з цих операцій повинна бути документально підкріплена. Тому в таблицю вводять графи для зазначення підтверджуючих документів. До них належать банківські виписки, видаткові накладні, ордери, квитанції і так далі. У таблицю вносяться їх унікальні номери.
Всі події повинні бути вказані в хронологічній послідовності. При необхідності, в тексті під таблицею прописують дату, до якої цей документ повинен бути перевірений, підписаний і повернуть (один примірник).