Скоро настане час проведення експертизи цінності документів, а в нашій організації досі відсутнє Положення про експертну комісію, хоча ми щороку готуємо і передаємо документи в архів. Чи можна все-таки обійтися без цього документа? Якщо немає, то за яким принципом він повинен розроблятися?
Якщо в організації відсутній Положення про експертну комісію (далі - ЕК), то весь процес документування підготовки та передачі документів до архіву організації не матиме юридичної сили, т. К. На наступних формах: акту про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню; описи справ постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу структурного підрозділу організації; річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання; річного розділу зведеного опису справ тимчасового (понад 10 років) зберігання; річного розділу зведеного опису справ з особового складу, а також на цій Класифікації справ організації повинен проставлятися гриф узгодження з Експертної комісій організації.
Протокол ЕК організації
Від __________ № ________
Цей реквізит є обов'язковим, а якщо немає Положення про ЕК, то відсутні і правила її роботи і протоколи ЕК.
2.Основні завдання ЕК.
3. Основні функції ЕК.
5.Организация роботи ЕК.
На жаль, Примірне положення про ЕК не уточнює, хто підписує Положення про ЕК конкретної організації, в зв'язку з чим виникають суперечки в організації з приводу необхідності підписання і посади особи, підпис якого має стояти під цим Положенням. Відповідь міститься в правилах оформлення організаційних документів і функціях діловодної служби, яка проводить експертизу цінності документів у діловодстві - при складанні номенклатур справ, в процесі формування справ і при підготовці справ до передачі в архів (Основні правила роботи архівів організацій. П. 2.2.1) . Тому відповідальність за підготовку Положення покладають на посадову особу, яка відповідає за діловодство в організації: начальника відділу документаційного забезпечення, завідувача канцелярією, секретаря та ін. Ця особа і поставить свій підпис під текстом Положення про ЕК, а дата підписання буде проставлена на загальному бланку організації. Відповідно до п. 1.5. Примірного положення про ЕК «індивідуальне положення про свою ЕК вводиться в дію наказом керівника установи». наприклад:
Закрите акціонерне товариство Затверджено
«Рубін» наказом директора
(ЗАТ «Рубін») ЗАТ «Рубін»
Про експертну комісію
- загальні положення
- Основні завдання ЕК
- Основні функції ЕК
- права ЕК
- Організація роботи ЕК
Завідувач канцелярією О.Т. Іванова
Експертні комісії створюються для організації та проведення експертизи цінності документів. У Положенні про ЕК необхідно зафіксувати основні принципи її діяльності. ЕК є дорадчими органами.
Підготовка проекту положення про ЕК зазвичай проводиться паралельно зі створенням самої ЕК.
До складу комісії входить голова і кілька членів комісії. Зазвичай головою призначається заступник керівника організації, що відповідає за діловодство. Членами комісії обов'язково є начальник діловодної служби або секретар, завідувач архівом, працівник кадрової служби, бухгалтерії. Членами комісії призначаються найбільш кваліфіковані співробітники. Число членів комісії має бути не менше трьох.
Експертні комісії складають плани робіт, які затверджує керівник: відповідно до них вони проводять свої засідання.
Читайте по темі в електронному журналі
Засідання проводяться в міру необхідності, але не рідше двох разів на рік. Рішення на засіданнях комісій приймаються більшістю голосів. Протоколи засідань експертних комісій складаються, оформляються і засвідчуються відповідно до правил оформлення протоколів.
До Положення про ЕК можна прикласти зразок протоколу з текстом, що, безумовно, позитивно позначиться на його оформленні. Юридичну силу подібний протокол знаходить після затвердження керівником організації.
Деякі протоколи засідань експертних комісій можуть містити дуже важливі рішення з низки питань:
- про схвалення описів на справи постійного зберігання, з особового складу;
- про схвалення проектів типових і зразкових номенклатур справ;
- про зміну термінів зберігання документів, встановлених типовими і зразковими переліками документів, із зазначенням термінів їх зберігання, типовими і зразковими номенклатурами справ;
- про встановлення строків зберігання документів, не передбачених діючими типовими і відомчими переліками документів, із зазначенням термінів їх зберігання, а також типовими і зразковими номенклатурами справ.
Документування діяльності експертної комісії і організацію роботи з документами, що утворилися в результаті виконання ЕК своїх функцій, здійснює секретар комісії.
Анонси майбутніх номерів