Для того щоб стати організатором конференції, необхідно мати хоча б невеликий досвід участі в конференціях. Без цього буде важко, якщо Ви, звичайно, не організатор від Бога. Я постараюся поділитися з читачами деякими простими порадами, які допоможуть організувати конференцію будь-якого масштабу.
загальні моменти
Якщо Ви вирішили провести конференцію, значить повинні визначитися з основними цілями цього заходу і у Вас є уявлення про цільову аудиторію. Тепер потрібно подумати, як подати інформацію в тому вигляді, щоб вона легко сприймалася. Для цього, перш за все, потрібно знайти провідних (виступаючих). Бажано наявність системи візуального відображення інформації, але про це трохи нижче.
Після цього потрібно подбати про приміщення. Ймовірно, що у Вас не свого приміщення. У цьому випадку легко підійде оренда конференц-залу. Благо, в наш час існує досить фірм, які займаються конференц-сервісом і безпосередньо проведенням заходів. Якщо Ви хочете заощадити, то потрібно тільки орендувати зал, а іншими організаційними питаннями займатися самому.
Перш ніж бронювати зал, потрібно визначитися з датою проведення конференції. Якщо з цим питанням Ви вже визначилися, то переходимо до наступного пункту.
Вибір конференц-залу
Що потрібно дізнатися у власника, перш ніж вибрати конференц-зал:
- кількість осіб;
- варіант розсадження людей і розміщення столів;
- наявність необхідного обладнання, а також входить прокат в вартість оренди чи ні;
- можливість організації кави-брейка або повноцінного обіду (якщо потрібно за свій рахунок).
Оренда залу в Києві на сайті uConf.com.ua
Ви б не зайшли на цей сайт, якщо б не хотіли орендувати конференц-зал. За допомогою нашого сервісу вирішуються практично всі питання, які я описував в попередньому абзаці. Кількість осіб можна подивитися в стовпці праворуч, а спосіб розсадження людей в більшості випадків зазначений в описі. У списку ліворуч Ви можете галочками відзначити обладнання, яке необхідно для роботи.
Зали для конференцій потрібно спочатку забронювати, зв'язавшись з власником. Зробити це можна натиснувши на спеціальну кнопку. Перед Вами відкриється зручна форми замовлення залу. Вибираєте потрібен час, залишаєте свої контакти і пишіть кілька слів про характер заходу та інших нюансів. У найкоротші строки з Вами зв'яжуться співробітники сайту для уточнення інших деталей.
Список найкращих залів (ціна / якість):
Після того, як знято питання про приміщення. потрібно подбати про аудиторію. Такої проблеми може не бути, якщо Ви організовуєте конференцію для свого підприємства, або для якоїсь громадської організації. Тоді учасниками будуть ваші співробітники. Інше питання, коли мова йде про тематичну конференції.
Коли поширюєте інформацію про конференцію, обов'язково вкажіть всі види громадського транспорту, яким можна дістатися до конференц-залу. Бажано вказувати точне розташування на карті, тому що люди можуть добиратися з іншого кінця міста і не знати цей район.
Якщо Ви знаєте, що учасники конференції можуть бути з інших міст, то потрібно подбати про розміщення людей. В цьому випадку зал для тренінгу можна орендувати в готельному комплексі, щоб тут же поселити всіх бажаючих. Список конференц-залів, які входять у великі готельні комплекси: