На які питання Ви знайдете відповіді в цій статті
- Чому тендерні комітети і регламенти узгодження договорів часто не здатні вирішити проблему відкатів в тендерах
- Чому середньої компанії легше впоратися з відкатами, ніж холдингу
--Насколько офіційна ціна компанії, що перемогла в тендері, зазвичай вище реальної
Щорічні втрати компаній від розкрадань складають в середньому 15,8% від обсягу реалізації (за оцінками російського відділення Асоціації сертифікованих фахівців з розслідування розкрадань ACFE). Значна частина цих втрат пов'язана з проведенням тендерів для закупівлі сировини і матеріалів, і підрядних робіт. Найбільш «неблагополучні» сфери - інвестиційні проекти і капітельного будівництво.
Що заважає викорінити відкати в тендерних процедурах
Викорінити хабарництво в компанії часто виявляється нездійсненним завданням з трьох причин. Перша - нестача управлінської волі першої особи (головного менеджера і / або Власника), який вважає за краще закривати на цю проблему очі, поки є обороти. Друга - незрілі і нестандартизо процеси на різних рівнях компанії. Третя - наявність внутрішніх груп, які будь-яке нововведення в інтересах компанії підлаштовують під свої особисто-групові інтереси.
Недостатньо просто доручити юристам і фінансистам розробити регламенти, в яких будуть прописані терміни і послідовність передачі документів, наведені шаблони тощо. Вирішальний фактор в боротьбі за чистоту тендерів - критична маса некорумпованих менеджерів, що входять в тендерні комітети. А для цього потрібно послідовно і наполегливо створювати загальнокорпоративні політику прозорих і ефективних закупівель, що зачіпає всі бізнес-процеси і всі підрозділи компанії. Розглянемо на прикладах, чому спроби викорінити зловживання менеджерів провалюються.
Приклад 2. Управлінська воля є, але тендерної технології немає. Цей випадок більше характерний для середнього бізнесу і холдингових компаній, що працюють в жорсткому конкурентному полі. Компанія, під тиском ринку, змушена організовувати конкурсні закупівлі, однак співробітники знаходять безліч шляхів, щоб обійти тендерні процедури. Ось приклад.
На Н-ському заводі конкурентний вибір постачальника електродів для сталеплавильної печі проходив строго відповідно до регламенту закупівель. Переможець вибіраелся після порівняння всіх комерційних пропозицій, а рішення стверджував Генеральний Директор. Потім виконавці (постачальник заводу і продавець постачальника) обмінювалися гарантійними листами про новий узгодженні марки електродів. Директор з виробництва погоджував зміна марки, розглядаючи тільки свою - технічну частину питання. А фінансовий директор, оскільки ціна не змінюється, теж не помічає (через недбальство або незнання деталей) зміни маркування електродів. В результаті маніпуляцій на завод надходять дешеві електроди за високими цінами.
Інший типовий приклад -Будівельні підряди. Після завершення тендеру головний інженер підприємства-замовника і директор компанії-переможця «несподівано» з'ясовують, що потрібно змінити обсяг робіт, а значить-вартість договору. І головний інженер, переживаючи за справу, погоджує договір на нових умовах. Буває, що до цього моменту частина додатково-здорожують-робіт підрядником вже сделаниі підтверджені актами. «Хворий за справу» представник мотивує, чтоякоби чекати узгодження договору було довго, а зупиняти будівництво не можна! Компанії-замовнику залишається, вимушено оплачувати додаткові витрати.
Як змусити працювати тендерні процедури в своїй компанії
Якщо Ви дійсно хочете припинити відкати в своїй компанії, то поради нижче - для Вас. Обмежитися розслідуванням спливли випадків зловживань і покаранням злодіїв недостатньо. Потрібні зусилля для створення запобіжних заходів, які створюють реальну конкуренцію між учасниками тендеру і дозволяють Вам як покупцю завжди отримувати кращу ціну. Перерахуємо необхідні умови.
Незалежність учасників тендерного комітету
Склад тендерного комітету повинен формуватися із співробітників, незалежних в ухваленні рішень, як в професійному смисли, так і в сенсі адміністративної та психологічної залежності від інших керівників або внутрішніх груп. Для створення прозорої і регулярної процедури бажано залучення одного зовнішнього фахівця який має досвід роботи в колегіальних органах управління. Це м.б. представник іншої компанії холдингу (спорідненої, материнської, керуючої) або член ради директорів або незалежний експерт.
Найбільш складна, відповідальна і доленосне рішення це вибір керівника (голови) тендерного комітету, який повинен забезпечити регламентоване, професійне і об'єктивний розгляд питань і прийняття найкращих рішень. Очевидний (здавалося б) варіант - призначити одного з функціональних керівників компанії (частіше - фінансовий або комерційний директор) не завжди дає бажані результати - позначаються позиційні, внутрішні конфлікти і зв'язку. Ефективне рішення в кожному випадку - буде індивідуальним, що враховує портфель компаній і структури управління, внутрішні групи і особисті якості топ-менеджерів, а так само можливість залучення зовнішніх експертів.
У цьому питанні спроби спростити і скоротити (зі збитком для якості) обходяться багаторазовими потреямі, оскільки фактор незалежності та об'єктивності має вирішальне значення для репутації компанії, що проводить об'єктивні тендери, що сприятливо позначається на зростанні конкуренції і зниження цін, і економії при закупівлі.
Формування технічного завдання
Ефективність витрат формується в момент створення технічного завдання. Відсутність контролю на даному етапі може привести, наприклад, до підгонці технічного завдання під конкретного виробника (коли прописуються специфічні вимоги - наявність певного процесора, засоби ергономіки, типорозміри і т.п. виконати які може один-єдиний учасник) і в подальшому - до цінових маніпуляціям з його боку.
На думку мого знайомого фахівця великої фірми-постачальника технологічного та енергетичного обладнання, комерційний підкуп технічних фахівців, що визначають параметри технічного завдання, має місце практично в 100% випадків. Тому так важливо організувати незалежний аудит для визначення технічних вимог до купується товарів, послуг, обладнання. Для ремонтних і відновлювальних робіт першочергове завдання - складання дефектної відомості, що містить дані за обсягами пошкоджень, видів необхідних робіт, задіяної техніки і використовуваних матеріалів. Тільки на підставі якісної дефектації можна провести тендер без подальших змін обсягів і отримати справедливу ціну.
Запрошення потенційних постачальників в тендер
Чим краще поінформовані потенційні учасники тендерів і ширше їх коло, тим більше заявок, тим вище конкуренція і тим краще ціна. Ось що включає необхідний мінімум:
Якщо первинний вибір аудиторії зроблений правильно, то відгук становить 5-10%. Якщо в листі дана точна інформація про тендер і немає дискримінаційних загороджувальних заходів, то 50-70% з тих, що відгукнулися постачальників подають заявки на тендер.
Положення про проведення конкурсних закупівель обов'язково має містити розділ про регламент проведення засідань тендерного комітету (комісії), що включає: порядок скликання, терміни підготовки інформації, порядок прийняття рішень, спосіб голосування і підрахунку голосів. Для складних проектів можна передбачити багатокритерійний відбір (коли ціна не є головним і єдиним фактором вибору) або покроковий відбір пропозицій - до тих пір, поки не залишаться 2-3 порівнянні заявки.
Учасникам тендеру необхідно надати вільний доступ на засідання тендерного комітету (особисто або за допомогою засобів телекомунікації) і завчасно інформацію про це. Хід засідання тендерного комітету краще записувати на диктофон. На підставі запису складаються протокол і виписка, в якій вказується переможець (назви і ІПН компанії, найменування товару, що поставляється (послуги), кількість, ціна, умови оплати і поставки). Протокол надсилається всім членам тендерного комітету, а виписка - всім підрозділам забезпечує виконання договору.
Контроль за виконанням рішень
Типова ситуація, коли співробітники, які хотіли, але не змогли забезпечити перемогу в тендері «своєму» постачальнику, створюють нестерпні умови роботи для «чужого» постачальника, чесно переміг в тендері. Тому важливо підтримувати зв'язок з постачальником і своєчасно дізнаватися про виникаючі труднощі. В окремих випадках виконавця, якого є підстави підозрювати в ангажованості та протидію переможцю тендера, корисно призначити відповідальним за виконання договору в термін. Таким чином, він розділить відповідальність з неугодним йому постачальником за результати - завалить договір - отримає стягнення
Відповідальність співробітників, які організовують тендери
Для відповідальних виконавців, які організовують тендери, обов'язково повинна бути визначена відповідальність за різного роду збої і нестиковки, а саме:
- неможливість порівняти між собою надходять заявки постачальників (через невиразного ТЗ);
- зміна обсягу робіт або необхідність робити позапланові закупівлі після проведення тендера;
- недосягнення планових технічних параметрів (продуктивності, якості продукту, питомих витрат, експлуатаційних витрат тощо.) З допомогою закуплених товарів, обрудования і послуг;
- порушення рішень тендерного комітету в процесі закупівель.
Відповідальність обов'язково вноситься в текст посадової інструкції організатора тендерів. За перші два порушення виноситься догана, а після третього (для некерованих) слід звільнення.
На практиці перевірено, що ефективність тендерної роботи різко підвищується, якщо провести пару навчальних семінарів. Співробітників потрібно ознайомити з чинним в компанії регламентами проведення тендерів, затвердженими формами документів, планами-графіками підготовки та проведення тендерів за різними сценаріями, а також з основними допускаються помилками і статистикою за попередніми угодами, а так же розібрати з ними типові помилки.
Пропоную вашій увазі приклад успішної практики реалізації тендерних процедур та критерії для самостійної оцінки якості тендерних процедур в компанії.
Приклад з практики ефективної організації тендерів
Велика російська холдингова компанія поставила за мету налагодити тендерні закупівлі в одному з дочірніх підприємств. Тендерний комітет очолив новий фінансовий директор, найнятий компанією, що управляє Процес організації тендерних закупівель включав наступні етапи :.
1. Розробка положення про проведення тендеров.Все процеси були точно регламентовані.
2. Видання локальних актів і методичних документов.Іх мета - реалізація Положення на всіх рівнях від фахівця до директора.
3. Навчальні семінари.Тендерние процедури, плани-графіки робіт по організації і проведенню тендера були детально розібрані з співробітниками.
4. Створення спеціального модуля в корпоративної інформаційної сістеме.Аналітіка тендерних процесів стала пов'язана з модулями «договори» і «фінанси».
5. Формування тендерного комітету.У нього увійшли сім чоловік, причому жодна професійна група не отримала переваги в голосах.
6. Розміщення замовлень на електронних площадках.Там розміщувалися относітельно- дрібні замовлення на стандартні позиції.
7. Контроль за виконанням регламентов.Так, якщо постачальник намагався збільшити суму договору, то обов'язково проводився повторний тендер, а відповідальні співробітники залучалися до дисциплінарного стягнення.
Незважаючи на серйозний опір топ-менеджерів, мідл-менеджери і фахівці освоїли методологію і правила організації тендерів. Кошторисні розрахунки стали виконувати фахівці, які не відчувають теплих почуттів до членів тендерного комітету.
За перший рік роботи був отриманий значний економічний ефект - 7% за рахунок зниження закупівельних цін. Був випадок, коли учасники тендера, торгуючись на засіданні комітету, знизили початкову вартість робіт з очищення реактора в два рази; іншим разом поява незалежного підрядника дозволило знизити вартість капітального ремонту димової труби з 10 до 6,5 млн руб. Роботи були виконані за заявленими цінами.
Чи ефективно Ваша компанія проводить тендери
Судити про те, наскільки ефективно Ваша компанія проводить тендери, можна за двома критеріями.
1. Охват.Для підведення підсумків по закупкам важливо враховувати, яким чином був зареєстрований у постачальника. Можна використовувати таку класифікацію варіантів прийняття рішення:
- рішення про вибір постачальника прийнято на засіданні тендерної комісії;
- рішення прийнято за спрощеною процедурою;
- постачальник був знайдений за допомогою тендера на електронному майданчику;
- рішення про вибір постачальника прийняла вищестояща організація;
- необхідні матеріали (послуги) закуповуються у монополістів;
- необхідні матеріали (послуги) закуповуються у компанії холдингу;
- необхідні матеріали (послуги) закуповуються у єдиного постачальника, який подав заявку на тендер;
- необхідні матеріали (послуги) закуповуються у постачальника із затвердженого списку (для проведення аварійних і термінових робіт);
- необхідні матеріали (послуги) закуповуються у компанії, обраної без проведення тендеру (сума договору нижче затвердженого граничного значення).
Якщо більшість (60-80 %%) укладених договорів (за сумою) і оплачених на закупівлі засобів відносяться до перших трьох пунктів списку, то можна вважати, що тендери в Вашої компанії організовуються ефективно.
2. Економічний еффект.Сравніте закупівельні ціни поточного і минулого року - ціна не повинна необґрунтовано вирости (при порівнянні цін потрібно врахувати інфляцію на Вашому ринку), а в ряді випадків повинна сніжатся Якщо закупівля здійснюється вперше, то ціну можна порівняти з попередньою кошторисом або зі середньою ціною в тендері (середнє всіх пропозицій) .Якщо економічний ефект (зниження цін) склав в перший рік 5-7%, то це хороший результат. У наступні роки економічний ефект може знижуватися, а користь буде в превентивному ціноутворенні.
- АНТИ - КРИЗОВИЙ і
- ПРО - ПРИБУТКОВИЙ
- штаб для торгових і промислових компаній
- Детальніше
ЦИТАТИ ВЕЛИКИХ
- Теорія і практика утворюють одне ціле, і як душа і тіло, вони повинні бути згодні між собою.
- І. Гете
- Якщо всі думають одина ково, то хтось не думає.
- Д.ПАТТОН
- Починаєш мислити творчо коли зачеркі- ваешь нуль у бюджету.
- Ж.ЛЕРМЕР
- Гарна ідея без фінан совою підтримки нічого не варто. Фінансова підтримка поганий ідеї може коштувати мільйони і місця на ринку.
- Д.ТРАУТ
- Більшість ефектив- них рішень спочатку залишають неприємний осад.
- П. Друкера
- Справжній гріх це терпіти збитки.
- У. Черчиль
- Збільшення витрат - це настільки потужна тенденція, що перело- мить її або хоча б зупинити під силу тільки дуже решітель- ному керівнику, який буде енергійно діяти в протидії положную напрямку - їх скорочення.
- Б.ФАЙФЕР