До нас по факсу надходять документи з Росспоживнагляду і інших організацій, що здійснюють контроль, наприклад, повідомлення (наказ або розпорядження) про майбутню перевірку в організації. Документ реєструється. Через деякий час надходить цей же документ, але вже в оригіналі. Як правильно зареєструвати оригінал? Присвоїти номер, який вже дано факсимільної копії або реєструвати оригінал як новий документ?
Контролюючі органи зі свого боку зобов'язані дотримуватися термінів письмового повідомлення або сповіщення про майбутні перевірки, тому часто направляють їх по каналах електрозв'язку.
3.29. Відмітка про надходження документа до організації містить черговий порядковий номер і дату надходження документа (при необхідності - години та хвилини).
Допускається відмітку про наявність документа в проставляти у вигляді штампа.
Відмітка зазвичай проставляється штампом, на якому в якості типового тексту «вирізується» скорочена назва організації-одержувача, для проставлення дати надходження застосовується орендаря, а реєстраційний індекс ( «вхідний» номер) співробітник служби діловодства оформляє від руки. У відповідній графі журналу реєстрації або в поле реєстраційної картки ( «вхідні» форма СЕД) після найменування виду / різновиди отриманого документа необхідно зробити додаткову позначку: «Факс-копія» або «Отримано по факсу», тобто зафіксувати спосіб доставки.
Відмітка про одержання документа
Відмітка про одержання документа
Відмітка про одержання може бути доповнена словом «ПОЛУЧЕНО», яке включається як типовий текст в штамп для проставлення цієї позначки або оформляється від руки поверх відбитка штампа (як показано в Прикладі 2).
Реєстрація документа - самостійна діловодна операція,
- одночасну фіксацію факту отримання (або створення) документа і факту його ідентифікації в межах документопотока (присвоюється реєстраційний номер, тобто індекс);
- кажучи мовою сучасних стандартів з управління документами - «включення» відомостей про нього в систему управління документами / СЕД;
- або, як кажуть зазвичай, - внесення відповідних записів про нього в обліково-реєстраційні форми.
Відмітки на факс-копії і оригіналі документа
Відмітка про реєстрацію на нижньому полі факс-копії:
Відмітки про отримання та реєстрації на нижньому полі оригіналу, отриманого пізніше в порядку «досилання»:
Але на практиці дата отримання і дата реєстрації - різні дати, вони можуть не збігатися, як, наприклад, в роботі зі зверненнями громадян, на реєстрацію яких законодавством дається 3 дні з дати отримання. При великих обсягах документообігу в деяких організаціях прийом документів здійснюється експедицією в цілодобовому режимі з проставленням на документах відповідних відміток про отримання, а реєстрацію служба діловодства здійснює тільки по робочих днях і в робочий час. Закріплення таких особливостей можна зустріти в деяких відомчих інструкціях з діловодства.