Created by Dooder - Freepik.com
Щоб фінансовому директору не довелося постійно відповідати на питання, в яких випадках і як коригувати бюджети, як залучити до цього процесу співробітників компанії, правила перегляду затверджених планів необхідно регламентувати. Наші рекомендації допоможуть визначитися, в яких внутрішніх документах закріпити процедуру, строки і методику перерахунку бюджетних показників, а також яку інформацію варто в них відбити.
Використовуйте покрокові керівництва:
Щоб підтримувати бюджети в актуальному стані, необхідно їх коригувати у відповідності зі зміненими тенденціями в діяльності підприємства, ситуацією на ринку і т. Д. При цьому у фінансового директора може виникнути питання, в яких випадках і в якій послідовності переглядати плани.
Правила перегляду планів необхідно закріпити у внутрішніх документах компанії, що регламентують бюджетування. Це допоможе керівнику фінансової служби організувати коригування бюджету та залучити до неї керівників інших підрозділів компанії без зайвих витрат часу, забезпечити правильне і своєчасне виконання розрахунків, а також проконтролювати їх результати.
Як регламентувати процедуру коригування бюджетів
Процедуру коригування річного бюджету можна регламентувати в положенні про бюджетування компанії. включивши в цей документ окремий розділ. В даному розділі потрібно представити порядок узгодження скоригованого бюджету. Крім того, бажано передбачити ситуацію, коли запропонований проект переглянутого бюджету не може бути прийнятий: описати, як діяти учасникам процедури в такому випадку.
Як закріпити правила документообігу при коригуванні бюджету
Перелік і опис документів, які повинні бути оформлені в процесі коригування бюджету, терміни їх підготовки, список учасників можна закріпити в регламенті документообігу з бюджетування, виділивши в окремий розділ.
Подібна регламентація процедури коригування бюджетів дозволяє керівнику фінансової служби чітко контролювати хід її виконання і забезпечити своєчасність її завершення.
Скачайте 3 популярних регламенту, які стануть в нагоді в роботі
Як регламентувати методику коригування бюджету
Щоб упорядкувати методику коригування бюджетів, в компанії варто затвердити окремий документ з інструкціями щодо перегляду планових показників. У нього потрібно включити опис дій і алгоритми перерахунку бюджетних статей.
Розділи цього документа можуть відповідати етапам внесення поправок. Наприклад, інструкцію щодо коригування бюджету доходів і витрат можна структурувати так.
1. Загальні принципи та методи коригування бюджету.
2. Роль фінансової служби в процедурі коригування бюджету.
3. Методика коригування обсягу реалізації (виручки).
4. Методика коригування витрат на виробництво або закупівлю товарів.
5. Методика коригування операційних витрат.
6. Методика коригування інвестиційного бюджету.
7. Методика перевірки якості коригування та достовірності нової версії бюджету.
Коригування виручки - основоположний етап всієї процедури, так як від цього показника залежать в тій чи іншій мірі всі інші складові бюджету доходів і витрат. Неприпустимо проводити коригування шляхом простого зменшення або збільшення прогнозованого обсягу продажів - це призведе до помилок планування. Показник виручки рекомендується коригувати покроково.
Формула. Розрахунок скоригованого планової виручки
Коригування витрат на виробництво або закупівлю товарів полягає в перерахунку собівартості - витрат на виробництво або закупівельних цін на товари для продажу. Їх перегляд буде потрібно, якщо змінилася планова виручка. а також внутрішні або зовнішні чинники діяльності компанії:
- закупочні ціни;
- знижки і бонуси, що надаються компанії постачальниками сировини або товарів;
- курси валют при наявності договорів поставки в валютних цінах;
- умови доставки ресурсів від постачальників;
- виробничі витрати;
- технологічні втрати, частка шлюбу в виробленої продукції.
Коригування операційних витрат - найбільш трудомістка частина процедури коригування бюджету компанії, так як статей операційних витрат і факторів, що впливають на їх величину, може бути досить багато.
Якщо змінився план продажів (і, відповідно, планова виручка), виникає необхідність перегляду пов'язаних з реалізацією операційних витрат компанії (тих, які планувалися на основі прогнозу реалізації). Можна перерахувати їх планові значення по співвідношенню з переглянутою виручкою. Крім того, коригуючи план операційних витрат, необхідно враховувати дані про зміну внутрішніх або зовнішніх факторів, що впливають на їх величину.
Коригування інвестиційного бюджету необхідна, якщо компанії потрібні нові або додаткові витрати на придбання обладнання, розвиток інфраструктури або розвиток нових напрямків бізнесу, які не передбачені при первинному формуванні річного бюджету. Потрібно враховувати, що зміна інвестиційного бюджету спричинить зростання інших витрат компанії.
Правильність розрахунків в переглянутому плані буде легше перевірити, якщо в інструкцію щодо коригування бюджету включити схему взаємозв'язків статей інвестиційних витрат і інших витрат компанії.
Наприклад, коригуючи вартість і терміни покупки виробничого обладнання (або внесення їх в план), необхідно врахувати додаткові операційні витрати, які з'являться у компанії (в т. Ч. І після введення цих об'єктів основних засобів в експлуатацію). Інвестиції ж в розвиток бізнесу, як правило, вимагають ще й значного залучення позикових коштів, що позначається на збільшенні витрат, пов'язаних з обслуговуванням кредитів.
Методичні рекомендації з управління фінансами компанії