Фото: Jason Barnette Photography / Flickr
На які питання Ви знайдете відповіді в цій статті
- Як скласти програму візиту, щоб встигнути обговорити ділові питання і залишити час на культурну програму
- Як підібрати розваги, які сподобаються гостю і не будуть для нього тягар
Також Ви прочитаєте
- Чи варто знайомити партнера, який приїхав з діловим візитом, з Вашою родиною і друзями - думка головного менеджера компанії Contour Components
- Що показувати гостям в Магнітогорську, Новосибірську, Пермі, Санкт-Петербурзі, Тюмені та інших містах
Гідна зустріч партнера - це інвестиції в ваше подальше співробітництво, а також прояв нормальних людських відносин. Я б рекомендував надавати теплий прийом партнеру будь-якого рангу - і власнику бізнесу. і менеджеру. Це продиктовано не тільки нормами етики, а й тим міркуванням, що найчастіше саме рядові співробітники сприяють прийняттю важливих для Вас рішень.
Як підготуватися до зустрічі
Потрібно заздалегідь дізнатися, з якими цілями приїжджає гість, що він хотів би отримати. Якщо передбачається візит високопоставленого особи, зверніться до його найближчого оточення (особистий помічник, колега і т. Д.). Уточніть, чи буде гість один. Буває, що партнер приїжджає з сім'єю, і доводиться передбачати відвідування зоопарку, магазинів з розпродажами або навіть його родича, що живе у Вашому місті.
Як правило, зустрічає, (особливо перша особа компанії) не завжди може приділити достатньо часу приїхав партнеру. Ваше головне завдання - зробити так, щоб гість отримав задоволення від перебування у Вашому місті і відчув турботу, навіть якщо Ви особисто не супроводжуєте його на прогулянках і не берете участь разом з ним у розважальних заходах.
Не забудьте заздалегідь вибрати подарунок. який неодмінно треба вручити гостю. Постарайтеся, щоб сувенір був оригінальним і згодом завжди нагадував партнеру про Ваш гостинність і Вашої компанії.
Каже Генеральний Директор
Володимир Некрасов Генеральний Директор компанії Contour Components, Москва
Генеральному директорові не обов'язково зустрічатися з партнером (якщо тільки мова не йде про главу фірми). Наприклад, в нашій компанії зустрічати партнерів, а також організовувати для них всі заходи доручено заступнику директора по партнерської і філіальної мережі. У багатьох випадках партнер (або клієнт) вже давно працює з кимось в компанії, у них склалися дружні стосунки і гостю цікавіше неформально спілкуватися зі знайомим людиною, а не з офіційними представниками.
Заздалегідь дізнайтеся, чи потрібно партнеру допомогу у виборі готелю, чи потрібно зустріти його в аеропорту (на вокзалі). Якщо Ваш гість з іншої країни, запитаєте його про кулінарні пристрасті, щоб вибрати відповідний ресторан для обіду або вечері. Перш ніж пропонувати культурну програму, з'ясуйте, чи немає у нього власних планів.
Неформальні заходи дуже допомагають у встановленні довірчих відносин, однак не забувайте про культурні особливості різних країн, регіонів і навіть різних верств суспільства. Наприклад, в Іспанії люди часто знайомлять партнерів зі своєю сім'єю і друзями. У Росії таке теж можливо, але скоріше в тому шарі суспільства, де партнерів прийнято називати «хорошими мужиками», а епітет «простий» означає «хороша людина». Сенс подібних знайомств в тому, що Ви вводите ділового партнера в коло близьких людей і цим гарантуєте йому виконання всіх узятих на себе зобов'язань - адже друзів не зраджують. Партнеру також буде складно обдурити Вас, адже вийде, що він обманює і Вашу симпатичну дружину, і милих дітей, а крім того, про неетичних діях дізнаються тепер уже ваші спільні друзі. Такий підхід скріплює домовленості краще будь-якого договору. Однак є й ризики: в подальшому, приймаючи рішення, Ви не зможете завжди виходити з ділової доцільності, що загрожує поганими наслідками для бізнесу. До того ж такі відносини прийнятні далеко не для кожного. Один канадський знайомий казав мені, що його особливо дратує російське гіпертрофоване гостинність. Він вважає, що ходити в гості - особиста справа, що не має відношення до роботи.
Як скласти програму візиту
Я рекомендую розділити програму кожного дня перебування на три частини: ділову, просвітницьку та розважальну. Ділову частину варто намітити на першу половину дня - з 9 до 14 годин (за статистикою, саме в цей час проходять особливо важливі зустрічі); включите в неї заходи з партнерами, клієнтами, переговори, презентації, участь у конференціях і т. д. В просвітницької частини (треба пам'ятати, що у ділових людей не завжди є на неї час) заплануйте екскурсії по місту, огляд музеїв і пам'яток. Екскурсії та прогулянки можуть бути організовані і в проміжках між зустрічами. Якщо переговори затягуються і проходять досить непросто, такі програми допоможуть розрядити обстановку і дозволять обом сторонам відновити сили. Після відпочинку у людей зазвичай змінюється погляд на якусь спірну ситуацію, і негативні моменти згладжуються. Якщо часу на розваги немає, передбачте хоча б різнопланові заходи в офісі (теплий прийом, дружній обід, спілкування з колективом в неформальній обстановці і т. Д.). Люди отримають певну розрядку, взаємини з партнерами зміцняться, і Ваш бізнес від цього тільки виграє.
Доручіть помічникам підготувати план візиту партнера від зустрічі до від'їзду, максимально деталізувавши час і регламент заходів: нехай не просто включать в нього пункт «вечерю в ресторані близько 19 годин», а вкажуть назву ресторану, кількість присутніх, теми розмов (по можливості) і т . д. Програму потрібно узгодити з партнером, уточнивши, що йому хотілося б змінити або додати. Чим докладніше Ви розпишете кожну годину перебування, тим ефективніше буде робота, а Ви підкреслите свій професіоналізм і підтвердіть високу репутацію компанії. Рекомендую розробити кілька варіантів плану на той випадок, якщо якийсь пункт програми зірветься через непередбачені обставини.
Каже Генеральний Директор
Володимир Некрасов Генеральний Директор компанії Contour Components, Москва
Є у мене чудовий партнер в Петербурзі - Світлана, директор однієї з IT-компаній. Одного разу я поїхав до неї обговорити важливий проект. Великим сюрпризом виявилося, що вона забронювала мені номер в маленькій затишній готелі на набережній Фонтанки, яку я дуже люблю. А після робочого дня Світлана показала Петербург, приємно здивувавши мене ерудицією, знанням історії мало не кожного будинку (та й історії взагалі). Іншим разом, коли мені потрібно було організувати візит іспанського партнера з дружиною, я запропонував їм злітати на пару днів в Петербург. Світлана покатала нас по місту, чудовою англійською розповіла колегам про історію та визначні пам'ятки міста. Все це природним чином перемежовувалося переговорами, зустрічами з іншими підприємцями в якихось дуже затишних ресторанчиках. Іспанці на прощання сказали, що ніколи не забудуть цю поїздку.
Як вибрати розваги
При складанні програми перебування партнера потрібно враховувати не тільки його особисті переваги, характер, а й специфіку діяльності, якою він займається. Як правило, люди хочуть змінити обстановку. Якщо, наприклад, у них сидяча робота, вони, швидше за все, віддадуть перевагу культурну програму, пов'язану з активним пересуванням по місту, будуть готові розважатися ввечері. Тим же, чия робота пов'язана з постійним спілкуванням, заходами, відрядженнями, принесе задоволення спокійна обстановка, а у вечірній час вони виберуть не активні розваги, а відпочинок. Не варто, втім, забувати, що приїзд до партнера в інше місто - це завжди зміна діяльності, тому подорож викликає приємне хвилювання, особливо у тих, хто робить такі поїздки нечасто.
Якщо Ваш гість в місті вперше, поцікавтеся, що б він хотів подивитися. Не варто особливо підкреслювати національний колорит або, наприклад, обов'язково вести партнера на Красну площу. Краще покажіть місто з якоїсь несподіваної сторони. Скажімо, якщо в цей час проходить цікавий фестиваль або унікальна виставка, відвідайте разом з ним ці пам'ятні заходи. Якщо Ви запросіть меломана на єдиний концерт популярного джазового виконавця, він неодмінно оцінить Ваше тепле ставлення і ерудицію, що позитивно позначиться і на ділових відносинах.
Каже Генеральний Директор
Володимир Некрасов Генеральний Директор компанії Contour Components, Москва
Андрій Савін Директор з продажу торгового дому «Люксон», Дзержинський (Московська область)
Можна запланувати для партнера з іншого регіону відвідування театру, музеїв, запропонувати йому оглянути визначні пам'ятки, якими славиться Ваше місто. Скажімо, в Тюмені цікаво поглянути на термальні джерела під відкритим небом (особливо взимку) або піти на виставу в новий драматичний театр, в Магнітогорську гостю сподобаються гірськолижні траси, з Пермі можна вибратися в Кунгурской крижану печеру і т. Д.
Якщо Ви хочете відвести партнера куди-небудь повечеряти, вибирайте місце, яке чомусь відрізняється від інших. Наприклад, в Новосибірську є караоке-бар, де передбачений альтернативний спосіб оплати рахунку: не хочеш платити - тебе поголять наголо під оплески відвідувачів.
Нам всім буває потрібно відключитися від шаленого ритму ділового життя, просто сісти і поговорити з хорошою людиною, та не про роботу і бізнес-плани, а про риболовлю, машинах, близьких, друзів. Не виключено, що для Вашого партнера відрядження - це перша за багато місяців можливість відпочити від нагальних справ і суворого розпорядку дня. І, повірте, в цьому випадку неформальне спілкування, розмова по душам запам'ятаються Вашому гостю на довгі роки, а Ваші ділові відносини зміцняться.
Анастасія Закатова Директор по маркетингу компанії «БГ-холдинг», Санкт-Петербург
У Петербурзі є ресторан «Транс-Форс», в якому прекрасно розважаться Ваші партнери з технічним складом розуму (наприклад, представники IT-компаній). На столах ресторану стоять міні-монітори, і їжа замовляється за допомогою електронної системи. На величезному, на всю стіну, екрані йде фільм, який змінюється вікториною (при бажанні в ній можна взяти участь, використовуючи той же комп'ютер на своєму столі). Самий шик - ігрова кімната, що імітує кабіну літального апарату. Кілька людей можуть пограти в об'ємну комп'ютерну гру, постріляти в інопланетних монстрів, спробувати завоювати інші планети і політати на космічному кораблі (картинка космосу створюється панорамними моніторами). Тут серйозні бізнесмени і суворі бізнес-леді радіють як діти, що сприяє налагодженню дружніх відносин.
Динамічним людям може запам'ятатися, доставити приємні враження і лазня, якщо замість стрибання в ополонку запропонувати, наприклад, підлідний дайвінг (звичайно, переконавшись попередньо, що гість підготовлений до такого випробування). Менш екстремальний, але цікавий спосіб провести час - стрілянина в тирі (заодно гість зніме напругу після важких переговорів). Футбольним уболівальникам можна подарувати квитки на матч, але обов'язкові умови (від цього будуть залежати подальші партнерські відносини) - сходити на матч і вболівати за ту ж команду, що і людина, що приймає рішення. У разі виграшу вашої команди вважайте, що потрібне рішення у Вас в кишені. Компанію з шести чоловік (включно з представниками приймаючої сторони) можна розважити керлінгом. З боку гра здається досить спокійною, на ділі ж це динамічний і командний вид спорту.
У той же час не можна забувати, що мета будь-якого заходу - привернути партнера до приймаючої його компанії і співробітникам, а не вразити розмахом заходів. Петербуржці, наприклад, часто запрошують гостей «порозводився мости» - влаштовують літні неформальні переговори на маленькому кораблику (або на великому екскурсійному теплоході), який протягом двох - п'яти нічних годин повільно пливе по Неві.
Придумуючи, як розважити партнера, пам'ятайте, що важливо не перестаратися і не налякати його. Навіть неформальний діловий етикет передбачає все-таки проведення заходів в певній обстановці, і пропозиція чогось надто екзотичного може відштовхнути Вашого гостя.
Форма організації: ТОВ
Чисельність персоналу: 18
Основниекліенти: компанії Europlan, Pafilia Property Developers, Villeroy Boch
Участь керуючого партнера в бізнесі: власник
Сфера діяльності: інформаційні технології
Форма організації: ТОВ
Чисельність персоналу: 40
Участь Генерального Директора в бізнесі: співвласник
Сфера діяльності: поставка та продаж радіаторів марки Luxon
Форма організації: ТОВ
Місцезнаходження: Дзержинський (Московська область)
Сфера діяльності: поставка інгредієнтів для харчової, фармацевтичної та лакофарбової промисловості
Форма організації: холдинг (об'єднує три компанії: «Афая», «Балтійська група», «Балтійська група. Хімія»)
Територія: головний офіс - у Санкт-Петербурзі; філія - в Москві; дилерська мережа - по всій Росії
Кількість позицій в товарній номенклатурі: понад 6500
Частка ринку: харчове напрямок займає 17% ринку імпорту харчових інгредієнтів (за власними оцінками компанії)
Читайте в найближчих номерах журналу "Генеральний Директор"