Участь в закупівлі поділяється на постачальника на два окремих етапи: пошук закупівлі і напрямок заявки на участь в ній. Перший етап як правило безкоштовний, другий має на увазі більші чи менші фінансові витрати. Фахівці із супроводу торгів розповідають про те, як стати учасником закупівлі.
Пошук відкритою закупівлі сьогодні може бути реалізований декількома способами: за допомогою Єдиної інформаційної системи. за допомогою пошукової системи електронного майданчика, за допомогою т.зв. «Агрегатора». Єдина інформаційна система містить дані про всіх закупівлі, але лише відносно регульованих замовників. На електронному майданчику можна знайти дані і про чисто комерційних закупівлі, але ось коло замовників обмежений лише користувачами даного майданчика. Нарешті, крім можливостей активного пошуку електронний майданчик і ресурс-агрегатор, як правило, надають постачальнику можливості пасивного пошуку: постачальник, який вибрав профільну для себе галузь в налаштуваннях розсилки, отримує повідомлення про всі закупівлі, оголошених в даній галузі (як правило, це платна послуга ).
Для участі в закритій закупівлі залишається лише пасивний варіант - дочекатися офіційного запрошення від організатора закупівлі і отримати від нього закупівельну документацію.
Дуже важливо ще до направлення заявки шляхом формалізованих «переговорів» з замовником усунути з документації всі моменти і умови, які необґрунтовано обтяжують постачальника або створюють ризик обмеження конкуренції. Кожна умова закупівельної документації в тому вигляді, в якому вона існує на момент відправки заявки, обов'язково для постачальника. Ось чому і робота з замовником над документацією, і виконання вимог складної документації вимагають спеціальних знань і навичок. Вирішення цих питань ви можете довірити професіоналам і звернутися до фахівців із супроводу торгів.
Якщо закупівля проводиться в електронній формі, то заявка спрямовується виключно у вигляді електронного документа через електронну торгову площадку. На думку антимонопольної служби, при проведенні електронної закупівлі незаконно вимагати від постачальника надати копію заявки ще й у паперовому вигляді. Більш того, якщо заявка на участь в електронній закупівлі представлена лише в паперовому конверті без використання електронного підпису, то замовника зобов'язаний таку заявку відхилити.
Вартість направлення заявки обернено пропорційна швидкості. Можна отруїти конверт поштою, але в цьому випадку заявка може прийти до замовника останньої або зовсім бути доставленої після закінчення терміну прийому заявок. Послуги кур'єра обійдуться дорожче, зате заявка швидше за все буде доставлена в той же день. Нарешті, заявка в електронній формі надається за допомогою функціоналу електронного майданчика миттєво з фіксацією часткою секунд, і до моменту розкриття конвертів поміщається в т.зв. «Електронний сейф», що виключає доступ до неї не тільки з боку замовника, а й з боку конкурентів. Послуги електронного майданчика, звичайно, дорожче послуг кур'єра - але вони і не обмежуються лише доставкою заявки.