Створіть відкриту середу реалізації проекту
Опублікуйте мети проекту
Зробіть загальнодоступним для кожного члена команди проекту опис цілей проекту з чітко вираженими критеріями їх досягнення, якісними і кількісними. Не варто писати великий документ, достатньо 20 слів, а то і менше. Краще це зробити на одному аркуші, а лист повісити в приміщенні, де часто буває команда проекту, наприклад, в переговорній або їдальні.
Наприклад, «Ми повинні розробити систему автоматичної обробки заявок, здатну обробляти не менше 10,000 заявок щодня».
Чим більше коротко і чітко ви опишіть мету, тим чіткіше позначили акценти і змусите членів команди проекту зосередитися на необхідному результаті. Це не скасовує того, що в проектній документації, в статуті проекту, у вас повинно бути детальний опис усіх цілей проекту з докладним описом критеріїв досягнення цих цілей, а також процедур приймання результатів проекту. Коротка і чітка трактування цілей потрібна не замовнику або куратору проекту. а, перш за все, вам і команді проекту. Ви всі разом повинні зосередиться на головному. І кожен член команди проекту, приймаючи рішення про те, який же завданням йому сьогодні зайнятися, повинен чітко розуміти як результат цього завдання позначиться на досягнення цілей проекту.
Виділіть ключові завдання проекту
Виділіть не більше трьох-п'яти ключових завдань проекту, за які відповідає кожен член команди проекту. Донесіть ці завдання до кожного члена команди проекту, позначте їх пріоритет. Як і у випадку з цілями проекту, зробіть список цих завдань загальнодоступним. Кожен учасник проекту повинен взяти на себе відповідальність за виконання призначених йому завдань. Важливо, щоб виконавець розумів, що він працює в команді і результати його роботи впливають на результати роботи його колег. Наприклад, перш ніж почати свою роботу один учасник проекту повинен отримати на вхід результати іншого завдання, виконуваної іншим членом команди проекту. І від того, наскільки швидко і якісно буде зроблена ця задача в результаті залежить успіх всього проекту.
Не розпилюйте відповідальність за завдання між декількома учасниками проекту. Відповідальний завжди повинен бути тільки один!
Розробіть KPI для кожного члена команди проекту
Для початку чітко визначте очікувані результати роботи для кожного члена команди проекту. Ці показники повинні бути пов'язані з досягненням спільної мети проекту. Кожен член команди проекту повинен відчувати причетність до успіху проекту і розуміти який внесок він вніс в досягнення цієї мети. Чітко опишіть KPI і обговоріть їх з кожним членом команди проекту. Якщо в ході обговорення виникли питання або неприйняття вам треба буде розв'язати їх. Жоден член команди проекту не повинен завершити розмову з вами з почуттям того, що йому нав'язали ці показники і це чергова дурість керівництва. Він повинен прийняти їх і взяти на себе відповідальність за їх досягнення.
підводите підсумки
Раз вже ви позначили цілі проекту, роздали завдання і розробили KPI для кожного члена команди проекту, то вам необхідно підводити підсумки і давати зворотний зв'язок по кожному з пунктів. Є одне просто правило, і йому треба слідувати - підсумки проекту або його етапів треба підводити спільно, разом з усією командою проекту, будь то успіх або невдача. А ось особисті досягнення або провали необхідно спочатку обговорювати віч-на-віч, а лише потім, і тільки при необхідності, обговорювати публічно. Звичайно, публічно похвалити особливо відзначилися і успішних членів команди проекту завжди приємно.
Підготуйте членів команди проекту
Існує кілька можливостей для підготовки членів команди проекту до ефективної спільної роботи над проектом. Тут передбачається, що менеджер проекту вже визначив, що вони кожен з членів команди проекту підходить для спільної роботи.
Проінформуйте кожного члена команди проекту
Кожен член команди проекту повинен отримати коротку, вимірну і документовану інформацію про проект. Це дасть менеджеру проекту впевненість, що кожен член команди чітко розуміє цілі проекту, очікування менеджера проекту про нього і систему оцінки продуктивності.
Проведіть kick-off мітинг
Після того, як менеджер проекту ввів кожного члена команди проекту в проект настав час провести стартова нарада - kick-off meeting, на якому необхідно обговорити призначення, сутність та очікувані результати проекту, а також розглянути очікувані один від одного результати роботи.
Підготовка керівника проекту
Варто звернути увагу на як мінімум три речі, які керівник проекту повинен робити в якості регулярної практики управління командою проекту, не пов'язаної з деталями будь-якого конкретного проекту. Вони пов'язані з мотивацією і моральним станом команди проекту.
Регулярно спілкуйтеся з членами команди проекту
Переконайтеся, що ви регулярно спілкуєтеся з кожним з ваших безпосередніх підлеглих в команді проекту. Вимагайте, щоб вони робили те ж саме по відношенню до своїх підлеглих:
- Ви можете виявити як мінімум дві пов'язані з проектом сильні сторони і «можливості для поліпшення» (людям неприємно чути про свої слабкості) для кожного безпосереднього підлеглого і повідомити їм про них. Нам приємно чути про те, що ми добре робимо, щоб продовжувати робити це, і що нам потрібно зробити для поліпшення результатів, щоб заслужити похвалу.
- Ви можете визначити дві або три нагороди, які мають цінність для кожного члена команди проекту. Потім ви можете дати їм ці нагороди, коли вони перевершать ваші очікування. Вони отримують те, що їм потрібно, і ви отримуєте те, що вам потрібно!
- Ви і члени команди проекту досягли цієї угоди, слушна нагода надається на щотижневих нарадах за проектом, в ранговом порядку пріоритетів є три перших позиції, за виконання яких їм платять. Так як пріоритети можуть змінюватися протягом проекту через непередбачені обставини, це гарантує вам і членам команди проекту, що вони не будуть витрачати час на роботу над непотрібними завданнями.
Визначте повноваження і відповідальність
На самій ранній стадії менеджер проекту повинен визначити повноваження і відповідальність для кожного з членів команди проекту. Найскладніше в передачі повноважень для багатьох менеджерів проектів - це не торкатися до переданим завданням. Менеджер проекту, в кінцевому рахунку, відповідає за проект, і завжди є сильна спокуса взяти назад що-небудь з переданого, тим більше якщо здається, що це негативно вплине на проект. Але якщо ви добре середу проекту і ретельно вибирали членів команди проекту, то вони зможуть виконати проект. Пам'ятайте, що поки вони дають вам потрібні результати, ви не повинні контролювати те, як вони отримують результати. Дайте їм можливість проявити творчість і виконати роботу трохи інакше. Якщо вони придумають нововведення, це заощадить ваш час і гроші.
обговорюйте проблеми
Ви регулярно обговорюєте зі своїми безпосередніми підлеглими проблеми або загрози, з якими стикається проект, і питаєте про їх пропозиціях щодо того, як справлятися з ними, і при цьому діліться з ними своїм баченням ситуації. По-перше, це дозволяє вам виділити майбутніх перспективних співробітників і дає їм можливість поглянути на ситуацію вашими очима. Кожна сторона може дізнатися щось корисне про інший, і коли справа доходить до вирішення проблем, ніхто поодинці не розумний так, як всі співробітники разом.