Отже, навіщо потрібен взагалі випадає в MS Excel. Перше, що спадає на думку - це заповнення осередки даними перелік яких обмежений і / або заповнення вимагає часу на рутинну операцію. За допомогою меню, що випадає вирішуються відразу кілька завдань: по-перше, таким чином прискорюється час на введення даних в певну комірку; по-друге, за допомогою списку можна виключити помилкові записи; по-третє, можна ще придумати причини, але перших двох вже більш ніж достатньо, щоб користуватися випадає меню в MS Excel.
Меню, що випадає створюється за допомогою вкладки "Дані", група "Робота з даними", пункт "Перевірка даних"
У випадаючому меню необхідно вибрати тип даних - "Список" і вказати діапазон в якому розташований список з відповідними значеннями. Крім того в цьому ж діалоговому вікні існує можливість додатково вказати параметри для введення даних, наприклад, повідомлення при неправильному введенні даних.
Після виконаних маніпуляцій в цільовій комірці або осередках (якщо після натиснення на команду "Перевірка даних" був обраний діапазон комірок) з'явиться список із запропонованих варіантів. Що ж стосується використання значень осередків введення даних в які було здійснено за допомогою меню, що випадає, то воно нічим не відрізняється від того випадку, якщо б дані були введені в ручному режимі.