Ось і все, ви керівник абсолютно нового проекту, ви завершили планування проекту та почали його реалізацію. Зараз ви продумуєте, що ж сказати вашим колегам на наступній нараді, створюєте дивовижний розрахунковий документ, щоб уникнути невдачі проекту і повністю змінити управління проектом, і вивчаєте новий чудовий пакет програм, тільки що куплений вами. І раптом ви опиняєтеся у важкій ситуації - проект зазнав невдачі, і ви не змогли її передбачити!
Ваш проект в поганому стані, і він з великою ймовірністю поповнить статистику невдалих проектів, якщо не вжити невідкладних заходів. Ніякі порожні мрії, молитви або биття головою об найближчу цегляну стіну не зможуть повернути час назад, тому зараз потрібно почати процес відновлення проекту.
Звичайна основа для відновлення
Пам'ятайте серіал M * A * S * H? Завжди, коли вони отримували багато поранених, спочатку вони робили їх сортування, що за визначенням означає "процес визначення черговості хворих або поранених людей для лікування, в залежності від тяжкості їх стану або травми". По суті, вони не намагалися поспішно вилікувати першу ж побачену ними травму - вони виробляли загальну оцінку того, наскільки серйозна була кожна травма, потім спочатку вирішували найсерйознішу проблему, опрацьовуючи список черговості, поки все не були вилікувані.
З точки зору реалізації проекту, в поганому стані може бути безліч аспектів, таких як відставання від графіка, перевитрата бюджету, брак ресурсів, або погана якість надаваних результатів, що веде до їх неприйняття. Як можна врятувати невдалий проект?
Запобігання невдачі проекту
Насамперед при відновленні проекту потрібно оцінити весь проект - розглянути і перевірити проект шляхом використання серії стандартних запитань, які повинні виявити ключові проблеми та серйозність кожної з них. Це дозволить встановити черговість планування і дій по відновленню проекту, щоб ви могли спочатку взятися за найсерйозніші проблеми, а потім опрацьовувати їх далі за списком. В ході даної перевірки ви можете виявити деякі сфери, в яких можна усунути проблеми - наприклад, якщо масштаб нестійкий і постійно мінливий, введення жорсткого процесу контролю змін як мінімум допоможе закріпити і стабілізувати масштаб.
Ступінь планування проекту для відновлення проекту розрізняється для різних проектів - деякі проекти можуть вимагати повної анестезії (припинення всієї роботи), щоб можна було виконати операцію (перевизначити масштаб або навіть заново скласти план проекту). Іншим проектам може знадобитися «гіпсова пов'язка» для фіксації зламаної частини (щоб запобігти будь-які зміни масштабу, поки проект не стабілізується), деякі області можуть зажадати «перев'язки» (деякі коригувальні заходи, які можуть обмежити прогрес, але не зупинити проект), деяким знадобиться тільки «лейкопластир» (незначні коригувальні заходи, мінімально впливають на загальний прогрес), а деяким знадобиться тільки згладжування невеликих проблем.
Якщо невдалий проект не можна відновити
В результаті оцінки проблемного проекту ви можете визначити, що хороше економічне обґрунтування для відновлення проекту відсутня, тому необхідно списати збитки з рахунку і рухатися далі, а не витрачати час і гроші на планування відновлення проекту. У разі провалу проекту потрібно дозволити йому померти якомога безболісніше і гідно.
Невдалий проект потребує допомоги добре навченого фахівця з планування проектів, також званого керівником по відновленню проекту, щоб звести до мінімуму терміни і витрати на відновлення і залишкові дефекти, якщо проект можна врятувати, або зрозуміти, коли слід припинити проект.
Реалізація плану відновлення і мотивування зацікавлених осіб
Як тільки професіонал з планування проектів виконав «сортування поранених» і запобіг провал проекту, він повинен створити і передати пріоритетний план відновлення всім зацікавленим особам. Комунікація дуже важлива для будь-якого проекту, але вона життєво необхідна під час відновлення проекту, коли є деморалізована група, оскаженілий замовник, що турбують керівництво, і незадоволені бухгалтери.
Коли план прийнятий і розпочато відновлення проекту, фахівець з планування проектів повинен зуміти мотивувати групу на досягнення успіху, заспокоїти замовників і дати їм впевненість в успішному завершенні, і уявити бухгалтерам реальний план, який можна регулярно вимірювати, і за яким можна складати звіти. Прогрес потрібно ретельно відстежувати, контролювати і звітувати по ньому протягом усього відновлення, а реакції на незаплановані події (ризики) повинні бути рішучими, швидкими та ефективними, інакше можна знову зіткнутися з невдачею проекту.
В кінцевому рахунку, протягом періоду відновлення важливо підтримувати позитивний настрій групи - встановити контрольні точки, що дозволяють оголошувати і вихваляти навіть невеликі досягнення. Сформуйте заснований на успіх стиль роботи, щоб для групи і зацікавлених осіб стало нормальним виконання контрольних точок, і на відміну від цього, пропуск контрольної точки був незвичайним і виділяється серед всіх інших успіхів.
висновок
Невдачу проекту можна запобігти за допомогою гарного планування проекту, заснованого на добре складеної, заснованої на наданих результатах, структурі декомпозиції робіт і належних засобах управління. Але коли проект починає рухатися до провалу, потрібно виявити це за допомогою спеціальних методів, мінімізувати ступінь невдачі проекту і зробити відновлення проекту якомога успішнішим. При цьому можливі попутні втрати, такі як скорочення масштабу, додатковий час, і / або додаткові витрати, але гарне планування проекту та своєчасне втручання при необхідності можуть звести їх до мінімуму. Хороший керівник проекту повинен не тільки вміти відновлювати невдалі проекти, але, що більш важливо, зменшувати ймовірність появи невдалих проектів в подальшому!