Як уникнути проблем з аутсорсером

Чи не переплутайте аутсорсинг з аутстаффінгу

Буває, компанії, які хочуть укласти договір аутсорсингу, прописують в ньому умови, характерні для аутстаффінгу. А це різні речі.

У першому випадку ви замовляєте виконання конкретних функцій, у другому - по суті, берете чужих співробітників в лізинг.

Як уникнути помилки: В договорі слід чітко сформулювати його предмет - наприклад, можна вказати, що аутсорсингова компанія зобов'язується надавати послуги з юридичного, фінансово-бухгалтерського супроводу діяльності замовника послуг. В цьому випадку у контролюючих органів не буде приводу в чомусь вас підозрювати.

Трудовий кодекс передбачає ряд винятків. Аутстаффінг можливий для особистого обслуговування і надання допомоги по веденню домашнього господарства (мова про наймання доглядальниць, кухарок, водіїв), заміщення тимчасово відсутнього штатного співробітника, за яким зберігається місце роботи (наприклад, у разі відходу власного співробітника в декретну відпустку), а також на тимчасових (не більше дев'яти місяців) роботах, пов'язаних з розширенням виробництва.

Згідно зі статтею 341.2 Трудового кодексу в якості зовнішніх співробітників ще можна залучати студентів-очників, одиноких і багатодітних батьків, які виховують неповнолітніх дітей, а також осіб, звільнених з виправних установ.

При аутсорсингу договір регулює порядок надання зовнішньої компанією певних послуг. Зазвичай в таких договорах не прописані конкретні співробітники, яким належить працювати. Це другорядне питання для аутсорсингу. При аутстаффінгу, навпаки, вказівка на конкретного працівника є важливою умовою угоди.

Чітко прописуйте предмет договору та обсяг послуг, що надаються

Якщо предмет договору та обсяг послуг, що надаються визначені неповно або нечітко, замовник ризикує: договір може бути визнаний неукладеним або аутсорсер може не виконати зобов'язань, які здаються самі собою зрозумілими. Наприклад, якщо в договорі аутсорсингу на надання юридичних послуг буде вказано, що замовник має право отримувати консультації підрядника у сфері цивільного і трудового законодавства, то виконавець не буде зобов'язаний консультувати в кримінальній сфері.

Нечітке визначення предмета договору може призвести до податкових проблем для замовника. Одним з ризиків, пов'язаних з укладенням договору аутсорсингу, є невизнання витрат на дані послуги в цілях оподаткування прибутку. Відповідно до статті 252 НК РФ, витратами зізнаються обгрунтовані й документально підтверджені витрати, понесені платником податків.

Як уникнути помилки: як можна ширше і конкретніше позначте предмет договору аутсорсингу і точніше опишіть надані послуги як в договорі, так і в акті здачі-приймання наданих послуг. Чим краще ви це зробите, тим більше шансів, що податкова визнає ваші витрати на аутсорсинг обгрунтованими.

Забезпечте конфіденційність інформації, що передається

Незважаючи на те що інформація, що становить комерційну таємницю, охороняється законом, слід детально обговорити умови про конфіденційність в договорі. Адже в разі витоку інформації (особливо фінансових показників компанії, інформації про новий продукт або нової технології) під удар потрапляє сам бізнес замовника.

Як уникнути помилки: В договорі повинен бути визначений перелік інформації, що становить комерційну таємницю, порядок поводження з нею, контроль за дотриманням цього порядку, а також порядок обліку осіб, які отримали до неї доступ. Там же потрібно передбачити санкції (відшкодування понесених збитків, виплата неустойки) за випадки розголошення конфіденційної інформації. Відповідальність за розголошення повинна зберігатися після того, як послуги будуть виконані.

На практиці виявилося ефективним включати в договір положення про неустойку як основний вид відповідальності за порушення конфіденційності. Перевага неустойки полягає в тому, що її легко стягнути при наявності одного факту розголошення конфіденційної інформації. При цьому не потрібно доводити реальний розмір заподіяної шкоди (на відміну від збитків).

Прописуйте терміни здачі робіт і порядок звітності аутсорсера

Аутсорсинг зазвичай триває довго, а передана функція часто передбачає цілий комплекс робіт, потрібних для досягнення результату. Деякі недобросовісні підрядники усіма способами намагаються уникнути звітності за проміжними етапами, затягуючи або навіть саботуючи надання інформації.

Як уникнути помилки: Нескінченні «здамо завтра» можна мінімізувати, включивши в договір умови про терміни здачі окремих етапів роботи, а також про порядок звітності аутсорсера перед замовником. Крім того, сторони договору повинні періодично проводити взаємну звірку по наданим послугам.

Якщо аутсорсер заподіяв вам шкоди, він повинен його компенсувати

Кому б замовник ні передав свої функції, відповідальність перед контрагентами і державою несе він сам. Особливо це актуально при передачі на аутсорсинг бухгалтерських функцій. Наприклад, якщо компанія несвоєчасно подала податкову декларацію або неправильно нарахувала суму податку, відповідальність буде нести сам платник податків.

Як уникнути помилки: Пропишіть в договорі умова про те, що всі збитки з вини аутсорсера повинні бути їм же компенсовані. Логічно в договорі прописати розмір неустойки (її розмір повинен бути розумним, що враховує можливі ризики, пов'язані з діяльністю залученого персоналу). Якщо розмір реального збитку перевищить суму неустойки, то замовник зможе стягнути збитки у більшому розмірі.