Розповім на власному досвіді.
Колись давно ми були досить скромною і невеликий ІТ-компанією. Продавали обладнання для автоматизації та займалися впровадженням програмних продуктів 1С. Відстежувати платежі постачальникам було просто:
- Отримали гроші від покупця
- заплатили постачальнику
- отримали обладнання
- відвантажили
Росла наша фірма, ріс оборот, з'явилися відстрочки платежів у постачальників. Відстежувати оплати постачальникам стало набагато сложнее.Чтоби відстежувати «майбутні» платежі постачальникам, завели окремий лоток, куди стали складати рахунки постачальників із зазначенням крайньої дати оплати.
Росла наша фірма, ріс оборот Рахунків «по відстрочці» стало багато. Рахунки постачальників стали «губитися», «забуватися», та й розібрати всю стос рахунків від постачальників стало досить складно. Почали виникати претензії постачальників за простроченням оплат. Потрібно було терміново вирішувати проблему.
Спочатку ланцюжок грошових документів у нас була така:
- замовлення покупця
- замовлення постачальникові
- Платіжне доручення вихідне
В 1С «Управління торгівлею» 10.3 є «зародковий» механізм управління платежами постачальникам - «Заявки на витрачання коштів» - ось ми і вирішили його використовувати у себе, попередньо адаптувавши для зручності роботи. Ми розширили ланцюжок документів в своєму процесі планування та виконання грошових розрахунків з постачальниками:
- замовлення покупця
- замовлення постачальникові
- Заявка на витрачання коштів
- Платіжне доручення вихідне
«Заявка на витрачання коштів» виглядає так:
Малюнок 1: Заявка на витрачання коштів, основний вид
Малюнок 2: Заявка на витрачання коштів, закладка опис
У «нашому» варіанті даного документа є такі зміни:
1. Даний документ обов'язковий. Всі оплати робляться тільки на підставі Заявок на витрачання коштів.
2. Є прапор «Передплата». При наявності прапора, всі розуміють, що поки оплати по заявці не буде - товар постачальник нам не відвантажить.
3. «План» - поле з датою планованого витрати спочатку (при складанні цієї заявки). Чисто інформаційне поле, щоб розуміти - зсовували заявку за плановою оплаті чи ні
4. Поле «Відповідальний» заблоковано до зміни
5. Поле «Опис» при введенні Заявки на підставі Замовлення постачальнику формується повністю автоматично. А так як в замовленні постачальнику ми вказуємо оригінальний номер і дату рахунку постачальнику, то вони акуратно переносяться і в Заявку на витрачання коштів, а потім в Платіжне доручення вихідне. Нам зручно, постачальник щасливий.
6. Самому ж важливе зміна - це поле «Стан» станів у Заявки кілька:
a. Підготовлена - ніхто по заявці не платить і не платитиме
b. Затверджено - це стан ставить наш Фінансовий директор і тільки після цього заявка потрапляє бухгалтеру в чергу на оплату
c. Скасовано - в цьому випадку відразу видно, що по цій заявці Фінансовий директор відмовив в оплаті
7. При створенні документа, зміні документа розсилаються повідомлення «відповідальним» співробітникам. Але про «повідомленнях» написано в іншій статті
Важливе доповнення - тільки Фінансовий директор може змінювати Стани у Заявки на витрачання коштів
Зараз, через Заявки на витрачання коштів оформляються всі абсолютно платежі:
Наприклад, заявки на платежі за оренду розписані вже на півроку вперед, а податки вже поставлені в чергу платежів на кінець кварталу. Ось приклад Журналу «Заявок на витрачання коштів»:
- «Зелені» - заявки - вже оплачені
- «Червоні» - прострочені
- «Блакитні» - в черзі на оплату
- «Білі» - підготовлені »(тобто ще не затверджені до оплати)
Що ми отримали, запровадивши у себе цей досить простий інструмент?
1. Жоден платіж не пройде без узгодження Фінансового директора
2. Видно всі наші майбутні платежі на найближчу (і не тільки) перспективу
3. Легко планувати оплати
4. А завдяки «розмальовці» журналу документів - можна «одним поглядом» отримати інформацію про стан платежів на сьогодні, завтра, післязавтра ...