У нас в Trello ніхто не дотримується тактики вичікування. Якщо ви помічаєте проблему, яку потрібно вирішити - ви приймаєте рішення. Ви можете, звичайно, вирішити нічого не робити, але наш принцип - ніколи не думати, що хтось інший побачить і вирішить проблему, яку вже знайшли ви. Кожен може задати своє питання і висловити ідею про якийсь проект компанії.
Насправді, співпраця так і працює: в командній роботі потрібні всі і кожен, ніхто не повинен відсиджуватися осторонь - це як раз і надихає. Ось кілька прикладів, як наші працівники використовують Trello для цих цілей:
Щоб тримати всіх в курсі
У кого є час постійно промовляти статусі проектів? У нас є кілька способів тримати всіх працівників Trello в курсі справ компанії. По-перше, ми автоматизували щотижневі апдейти від різних команд, створивши загальну оглядову дошку (Company Overview board), до якої є доступ у всіх в Trello. У кожного відділу є свої картки, де вони оновлюють статус робіт по своїм проектам:
Таким чином кожен член команди може в будь-який момент дізнатися, що відбувається в інших відділах. У тих, хто не встигає дізнатися останні новини в цій дошці, у нас налаштована інтеграція з Slack: все апдейти автоматично відправляються в публічний канал # company-overview, в який можна заглянути в протягом робочого дня.
Щоб стимулювати спільну роботу
Ми створили Trello, щоб будь-який проект, план або завдання стали абсолютно прозорими. Співпраця між відділами необхідно, тому ми хочемо уникнути ефекту роз'єднаності і стимулювати всіх працівників компанії брати участь в робочих процесах один одного. Тому на дошках у кожного відділу є колонка «Вхідні», де будь-хто може залишити своє питання або поставити задачу. У більшості випадків задачі присвоюється колірної ярлик (зелений, жовтий або червоний), щоб візуально відзначити її пріоритет.
Щоб допомогти новачкам розібратися, в командних дошках створюються картки з інструкцією «Як користуватися», де розписано, як що працює, всі контакти і ролі учасників. Все це важливо для роботи компанії. Не можна просто відкрити доступ до інформації і сподіватися, що люди самі зрозуміють, що повинні робити. Сенс прозорості - допомагати справі. Кожен повинен відчувати, що може задати питання або підключитися до проекту, який роблять інші.
Щоб швидше знаходити потрібні дошки
Щоб спростити роботу з регулярними завданнями
Для регулярних завдань, таких як публікація постів в блог, обробка нових вакансій і регулярні розсилки, ми створюємо чек-лист з етапів для кожного процесу. Потім ми копіюємо цей чек-лист в наступну задачу такого ж типу, щоб нічого не упустити (це особливо корисно, коли хтось іде у відпустку!). Коли чек-лист виконаний, ми змінюємо термін виконання на статус «готове» (тоді дата змінює колір на зелений). Для користувачів, які переглядають дошку, це швидкий візуальний сигнал про те, що ця задача вже готова:
Щоб робити презентації в один клік
Ми часто використовуємо окремі дошки для організації нотаток та зображень для презентацій, особливо якщо ми готуємося до великої події. Інтеграція з Google Drive - це поліпшення Trello, яке дозволяє одним кліком зібрати презентацію з карток вашої дошки:
Щоб бачити далі конкретних завдань
Коли ваша компанія або команда вирішує використовувати інструмент для спільної роботи, кращий спосіб уникнути постійного (та дратівної) перемикання контексту - це зрозуміти, як багато можливостей може дати один конкретний інструмент.
Ми знайшли способи використовувати Trello для всього - від планування обідів на тиждень до адаптації нових співробітників, і коли ми дізнаємося про незвичайних варіантах використання нашої платформи, ми розповідаємо про них нашим користувачам. Чим більше людей, команд і компаній не відкладають свої справи, тим краще!
Переклала і адаптувала Ольга Городецька