Як використовувати друку в організації
Положення про порядок використання печатки, зафіксовані в Єдиній державній системі діловодства (ЕГСД), були схвалені постановою Держкомнауки Радміну СРСР від 04.09.1973 р № 435 та рекомендовані для використання всіма міністерствами, відомствами і їх підвідомчими установами, організаціями та підприємствами при вдосконаленні діловодства. Положення про пресу, зафіксовані в ЕГСД, зберігають чинність до теперішнього часу.
Відбиток печатки проставляється на справжніх документах, що засвідчують права посадових осіб, факти витрати коштів і матеріальних цінностей, на розрахунково-платіжних документах, посвідченнях, дорученнях, на організаційних документах (наприклад: положення, статути, установчі документи, штатні розписи та ін.). Відбиток печатки проставляється також у всіх випадках, коли необхідно засвідчити права посадових осіб організації, що підтверджують витрачання грошових коштів і матеріальних цінностей та ін.
Відбиток печатки ставиться на документах для посвідчення їх автентичності, підтвердження їх юридичної сили.
Друку виготовляються в строго обмеженій кількості і виключно в службових цілях.
Основні види печаток
За своїм призначенням друку поділяються на основні (державне мито й друку юридичних осіб) та допоміжні (прості).
Друку в державних організаціях
Що являє собою гербова печатка? Гербова печатка мають круглу форму. У центрі знаходиться зображення державного герба Російської Федерації, а по колу - найменування організації. Герб міста і району Російської Федерації поміщається на печатках органів представницької і виконавчої влади міста і району згідно з нормативно-правовими актами цього міста або району.
Друку в комерційних організаціях
У недержавних організаціях використовується печатку фірми, яка прирівнюється до гербової. У центрі такої печатки розміщується емблема або абревіатура організації із зазначенням її найменування, по колу - повне найменування організації із зазначенням її організаційно-правової форми та номера її державної реєстрації (в реєстраційному реєстрі).
Організації можуть мати прості (допоміжні) друку. Вони відтворюють найменування організації, її структурний підрозділ і вид друку. В цьому випадку у пресі повинна міститися додаткова напис: «Секретаріат», «Для рахунків», «Для довідок», «Для пакетів», «Для копій» і т.д.
Прості (допоміжні) друку можуть бути квадратними, круглими, прямокутними, трикутними, овальними.
Особи, уповноважені проставляти печатку на документи повинні знати, що відбиток печатки, який посвідчує справжність підпису посадової особи ставиться на вільному від тексту місці, не захоплюючи особистий підпис посадової особи.
На документи фінансового характеру друк проставляється без захоплення найменування посади і підписи, на спеціально відведеному місці. Як правило, місце проставлення печатки відзначається символом «М.П.»
Які документи потрібно завіряти основної та допоміжної печатками
У діловодної практиці прийнято складати індивідуальний для кожної організації список документів, на які проставляється печатка. Він вводиться в дію наказом керівника або є додатком до інструкції по роботі з документами. Так само в організації видається наказ (розпорядження) із списком посадових осіб (керівників), які мають право підпису на документах.
Рекомендований перелік документів, які засвідчуються основними печатками:
акти (прийому закінчених будівництвом об'єктів, обладнання, виконаних робіт; списання; експертизи і т.д.);
довіреності (на отримання товарно-матеріальних цінностей, ве¬деніе справ в арбітражі і т.д.);
договори (про матеріальну відповідальність, поставки, підряди, науково-технічне співробітництво, оренду приміщень; про проізводст¬ве робіт і т.д.);
завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; технічні тощо);
укладення та відгуки;
заяви (на акредитив; про відмову від акцепту тощо);
зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснення фінансово-господарських операцій;
листи гарантійні (на виконання робіт, послуг тощо);
доручення (бюджетні; банківські; пенсійні, платіжні (свод¬ние, в банк; на отримання та переказ валюти, на імпорт і т.д.);
положення про організації;
уявлення і клопотання (про нагородження орденами і медалями, преміями і т.д.);
реєстри (чеків; бюджетних доручень, що подаються в банк);
довідки (лімітні; про виплату страхових сум; використання бюджетних асигнувань на заробітну плату; про нараховану і прі¬чітающейся заробітної плати і т.д.);
специфікації (виробів, продукції і т.д.);
Відбитки допоміжних печаток проставляється:
для запевнення довідок;
на копії документів;
на виписки з документів;
облікові документи та ін.
Як використовувати штампи в організації
Крім основних і допоміжних печаток, в діловодстві організації використовуються штампи. Штамп - це вид друку прямокутної форми. Штампи формально замінюють рукописну запис в повторюваних однотипних ситуаціях в паперовому діловодстві. В цьому випадку штампи, являють собою реквізити, які беруть участь у наданні документу юридичної сили і прискорюють документообіг.
Штампи бувають декількох видів:
обмеження права доступу;
з реквізитами організації;
Реєстраційний штамп містить найменування організації, поля для зазначення дати надходження і номера (індексу) вхідного документа. Такий штамп встановлює відповідальність організації за документ, початок відліку терміну виконання. У реєстраційний штамп непроставляється на додатках до документу, а тільки на самому документі.
Штамп обмеження права доступу проставляється у верхньому правому кутку кожного аркуша документа, на журналах реєстрації документів з обмеженим правом доступу і на пакетах з документами з обмеженим правом доступу. Цей штамп може бути доповнений даними, передбаченими законодавством про інформацію, віднесеної до державної таємниці та конфіденційної інформації.
Штамп з реквізитами підприємства, як правило, невеликого розміру з рамкою. Він включає коротку назву організації, місце реєстрації, ІПН.
Як зберігати печатки та штампи
Основна кругла печатка організації повинна знаходитися у керівника відділу, призначеного наказом керівника організації, і зберігатися у нього в сейфі. Вона може видаватися під розписку іншим працівникам у випадках, коли цей керівник відсутній тривалий час або виникає необхідність використання печатки у вихідні та святкові дні або використання її за межами організації.
Прості (допоміжні) печатки і штампи перебувають у працівників організації, відповідальних за їх використання і збереження.
Як вести облік печаток і штампів
Для обліку печаток і штампів необхідно вести журнал, який знаходиться у працівника, відповідального за збереження печаток і штампів. Журнал повинен вестися за правилами ведення документів суворої звітності. Кожен лист журналу нумерується, журнал прошнуровується, скріплюється печаткою (штампом) та підписом керівника організації. Журнал зберігається в вогнетривкій шафі (сейфі).
Надійшли печатки та штампи повинні бути негайно зареєстровані (див. Журнал обліку печаток і штампів).
Для проведення перевірок стану обліку і зберігання печаток та штампів в організації можуть створюватися спеціальні комісії. За результатами перевірки складається довідка (акт), яка надається керівнику для вжиття заходів щодо забезпечення належного обліку та умов зберігання печаток і штампів. При перекладі або звільнення працівника, відповідального за облік і зберігання печаток та штампів, керівник призначає комісію для перевірки фактичної наявності печаток і штампів.
Результати перевірки відображаються в акті прийому-передачі печаток і штампів іншому працівникові, призначеному наказом керівника відповідальним за їх облік і зберігання. В акті повинно бути додаток з відбитками печаток і штампів.
Заміна та придбання печаток і штампів
Заміна та придбання печаток (штампів) виробляються на підставі наказу (розпорядження) керівника за поданням керівників структурних підрозділів організації. Для виготовлення печаток і штампів оформляється замовлення в організацію (фірму), що виготовляє печатки та штампи. Печатки та штампи числяться за що отримав їх особою до їх передачі (здачі) або заміни (знищення). Друку (штампи), що підлягають заміні, знищуються.
Знищення печаток і штампів проводиться комісією, яка створюється наказом керівника організації.
Спосіб знищення визначається комісією. Знищення печаток і штампів передбачає повне руйнування їх друкує поверхні і форми, що не допускає можливості відновлення і подальшого використання. Вироби з каучуку, гуми, полімерів розрізаються на дрібні частини або спалюються, з металу - обпилюються двома перехресними лініями. Про знищення печаток і штампів складається акт, який затверджується керівником. Відмітка про знищення печаток (штампів) робиться в журналі, з проставленням номера і дати акта.
В акті повинні бути вказані:
час і місце знищення;
підставу знищення печаток і штампів;
найменування і відбитки знищених печаток і штампів;
висновок комісії щодо приведення друку (штампа) в стан, який виключає можливість її відновлення і подальшого використання;
підписи членів комісії.
Акти зберігаються разом з журналом обліку печаток і штампів.
Хто несе відповідальність за печатки та штампи
Виготовлення, облік, заміну, зберігання, передачу і знищення печаток і штампів забезпечує особа, призначена наказом керівника організації. У разі його звільнення наказ перевидається і призначається інша відповідальна особа.
Відповідальність за використання і зберігання печаток та штампів після видачі їх структурним підрозділам покладається наказом керівника на працівників, які отримали такі печатки і штампи. Питання про те, хто в організаціях повинен відповідати за облік печаток і штампів, не регламентований жодними нормативними правовими актами. У кожній організації це питання вирішують у залежності від особливостей і розуміння важливості цієї роботи.
Видача печаток і штампів здійснюється під розписку в журналі працівникам, персонально відповідальним за їх використання.